Значение и роль информации в работе менеджера

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных  ее частей, называемых подсистемами.Подсистема- это часть системы выделенная по какому-либо признаку.

    Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

    Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и  правовое обеспечение.

Информационное  обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит  в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное  обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а так же методология построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:   к унифицированным системам документации;   к унифицированным формам документов различных уровней управления;   к составу и структуре реквизитов и показателей;   к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:    чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки ;    одни и те же показатели часто дублируются в разных документах ;    работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач ;    имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:   исключение дублирующей и неиспользуемой информации;   классификацию и рациональное представление информации. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления . Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:1-й этап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:   понять специфику и структуру ее деятельности;    построить схему информационных потоков;    проанализировать существующую систему документооборота;   определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.  2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного  обеспечения необходимо:   ясное  понимание целей, задач, функций  всей системы управления организацией;   выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;    совершенствование системы документооборота;   наличие и использование системы классификации и кодирования;   владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;    создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

4. Требования к тексту  документов.

Текст- главный  реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-97 пункт , посвященный тексту документа, начинает с указания на язык текста. Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Но ГОСТ определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:        

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;        

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Приступая к  составлению документа, руководствуются  следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и  круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения  правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно. При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного  в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера. Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.  Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует  избегать использования в одном  предложении однокоренных слов, тавтологии. (Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.) Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. (Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать ; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.)

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить  по "Словарю сочетаемости слов русского языка". Подобные примеры употребления словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Служебные документы  отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, филиалы завода направляют и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок.

Широкое распространение  в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. (Например: военно-морские силы – ВМС). Их написание ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.

В специальной  литературе документы делятся в  зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

В тексте документа  обычно выделяются две смысловые  части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой -выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Наибольшая повторяемость  текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или  однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи  с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный  в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

выявляются типовые  управленческие задачи, собирается информация, необходимая и создаваемая в  процессе их решения,

составляется  проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию, проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.

Трафаретные документы  значительно сокращают время  на составление документа, так как  исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что  написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

Помимо трафаретных текстов часто применяются наборы стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами приняты устойчивые фразеологические обороты. При наличии компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.