Главной целью коммуникационного
процесса является обеспечение
неискаженного (верного) понимания
информации, которая является предметом
сообщений (обмена).
Отправитель — это тот, кто
передает информацию (собственные
или чужие идеи).
Идея — это предложение по
изменению ситуации (что сделать
и каким образом для достижения
результата?).
Сообщение — это информация
об идее в закодированном виде
(удобном для передачи по каналу).
Канал — это средство передачи
информации.
Получатель — это тот, кому
передается информация для ее
декодирования и принятия к
руководству (для информированности,
для деятельности и др.).
Декодирование — это перевод
символов, в которых передана
информация, в понимание ее сущности
получателем.
Главными проблемными элементами
коммуникационного процесса являются
точность кодирования информации,
неискаженность канала и адекватность
(однозначность и точность) декодирования
полученного сообщения. Это объясняется
тем, что на пути прохождения информации
встречаются многие семантические и технические
барьеры.
Семантика — это значения, передаваемые
словами (символами).
Ввиду того, что многие слова
имеют различные (по точности,
смыслу, оттенку и т. п.) значения,
то важно в передаваемом сообщении
составлять их таким образом,
чтобы набор слов давал вполне
определенный, однозначный смысл.
Сообщение может передаваться
в вербальной (слевес' ной) и невербальной
(несловесной, например: мимика, жест,
интонация и др.) форме.
В региональном менеджменте особенно
важным элементом коммуникационного
процесса является эмпатия получателей
от сообщения.
Под эмпатией понимается внимание
к чувствам получателей информации.
Умение понять чувства других
людей имеет особенное значение
для менеджеров, непосредственно
взаимодействующих с населением
— работников жилищно-коммуналь-ных,
социально-бытовых и др. структур
региональных и муниципальным
администраций.
В коммуникационном процессе
внутри организации необходимо
следовать правилу: если подчиненный
(получатель информации) неверно
пли не полностью выполнил
команду руководителя, значит, руководитель
дал нечеткую команду (смысловая
неопределенность фраз, нечеткость
речи, неясные жесты и др.). Такой
подход освободит руководителей
от ненужных поисков виновных
и позволит быстро поправить
дело.
В региональных и муниципальных
организациях коммуникации распространяются
по вертикали (по восходящей
и нисходящей линии — между
руководителями и подчиненными,
то есть между чиновниками
различного уровня, или ранга)
и по горизонтали (между секторами,
отделами, службами, подразделениями,
предприятиями и др.).
Первостепенными по значимости
являются коммуникации по вертикали,
или межуровпевые коммуникации.
Это обусловлено обязательностью
их присутствия в управленческой
системе, то есть информации между руководителем
и подчиненными. Без этого управление
невозможно.
Горизонтальные коммуникации выполняют
дополняющую (второстепенную) функции-
в информационном обмене. При
их отсутствии управленческая
система может успешно функционировать,
особенно в специфических средах
со строго линейной системой
управления (армия, полиция, санитарный
контроль, инспекция дорожного движения,
охранные ведомства, служба спасения
и др.).
Вертикальные (межуровневые) коммупикгщии
представляют собой информобмен
между соподчиненными структурами
(отделы, службы, сектора и т. п.)
и отдельными менеджерами. По
нисходящей линии информация
перемещается в форме постановлении,
распоряжений, приказов, указаний, поручений,
а также в форме ограничений.
Такого рода информация обеспечивает
управленческое единство территории,
ее экономическую целостность
и организационную упорядоченность
.
Основную часть вертикальных
коммуникаций составляет информобмен
между руководителем и подчиненным,
между руководителем и рабочей
группой. В нервом случае руководитель
выдает подчиненному индивидуальное
задание и получает от него
непосредственно отчет о выполнении
этого задания (как форма обратной
связи), а также иную информацию.
Во втором случае руководитель
выдает общее задание членам
рабочей группы (департамент, управление,
отдел, сектор, специальная группа
работников и др.), а последняя
докладывает о результатах выполнения.
В первом случае имеет место
чисто линейная система управления,
во втором — линейно-штабная
(функции штаба выполняет руководство
группы).
Горизонтальные коммуникации проявляются
в форме информобменов между
менеджерами (сотрудниками, чиновниками)
одного уровня (ранга), между равновесными
подразделениями (отделами, секторами,
службами и т. п.).
Региональная организация представляет
собой совокупность специализированных
отраслевых управленческих формирований.
Поэтому очень важно сформировать
такую систему, в которой между этими формированиями
осуществлялись бы горизонтальные коммуникации.
Наряду с формальными (узаконенными)
горизонтальными коммуникациями, в
организациях существует неформальный
горизонтальный информобмен. Он
проявляется в неформальных контактах
сотрудников аппарата, а также
в виде различных слухов (придуманных
или непридуманных сообщений,
распространяющихся по неформальным
каналам).
Практика показывает, что неформальные
коммуникации играют заметную
роль в психологическом климате
организаций. Они не могуг быть
обойдены вниманием территориальных
органов власти — как форма
воздействия на настроения населения.
С точки зрения психологии
управления аппаратом, развитие
горизонтальных коммуникаций способствует
формированию в коллективе равноправных
отношений, развитию корпоративного
духа и повышению общей управленческой
культуры в организациях. Горизонтальные
коммуникации между отраслевыми
подразделениями аппарата региональных
органов являются дополнительным
каналом информации об общерегиональных
проблемах и задачах. Это вовлекает
дополнительные интеллектуальные
и иные ресурсы в решение
особенно тех проблем, которые
находятся на стыке различных
отраслей (то есть по темам,
выходящим за пределы компетенции
отдельных департаментов, отделов
и пр.).
Региональные управленческие организации
(администрации республик, краев
и областей) взаимодействуют с
населением и расположенными
на территории-хозяйствующими субъектами
через разветвленную систему
коммуникаций. Такие коммуникации
являют собой, с одной стороны,
средство получения информации
о качестве жизни и настроениях
населения (обратная связь), с
другой — средство воздействия
на население и хозяйствующие
субъекты в управлении процессом
общественной», воспроизводства
на территориях (прямая связь).
Коммуникации представляют собой
одну из форм связей управленческого
аппарата региональных органов
с внешней средой.
В отличие от отдельных хозяйствующих
субъектов, региональная администрация
ответственна за общее качество
жизни проживающего населения,
уровень его трудозанятости и
социальной обустроенности, экологию,
безопасность, обеспеченность продуктами
питания и др. Предметом заботы
региональной администрации является
общий уровень культуры населения,
морально-этическое наполнение его
досуга и интересов.
Все это обусловливает необходимость
наличия у региональных администраций
и муниципалитетов большого арсенала
средств сбора информации п
воздействия на население, общественные
и хозяйственнио формирораии.
Центральное место в этом арсенале
занимают средства массовой информации
(телевидение, радио, газеты, журналы
и др.), а также всевозможные
сходы граждан, собрания трудовых
коллективов, студентов и учащихся
и т. п.
Наряду с этим, одной из существенных
форм связей региональной администрации
с хозяйствующими субъектами
является принятие и доведение
до их сведения постановлений,
решений, распоряжений и других
документов.
Одной из форм постоянной связи
региональных администраций с
хозяйственными, общественными и
др. формированиями являются телефонные
разговоры, проблемные совещания,
тематические конференции и т.
п.
В своей совокупности коммуникационные
формы связи региональной администрации
с внешней средой обеспечивают
ей активную позицию, возможность
организовать хозяйственные, общественные
и иные формирования и население
на решение программных задач
конкретных территорий.
- Управление
формальными коммуникациями
в государственном
аппарате
Для
того чтобы понять, каким образом
на практике служащие получают информацию,
которая дает им возможность выполнять
свои задачи, следует прибегнуть к
ставшему уже классическим различению
формальных и неформальных коммуникаций.
Формальными,
или официальными, коммуникациями являются
те, которые создаются руководством
организации. Чаще всего они устанавливаются
нормативными актами, в которых одновременно
указываются и источники получения
информации и направление ее движения
или адресаты, определяются содержание
и форма сообщений и т. д.
В
системе органов государственного
управления большая часть формальных
коммуникаций осуществляется в письменной
форме. Например, некоторые должностные
лица обязаны периодически составлять
письменные доклады, в которых отмечаются
события, происшедшие в доверенной
им области управления. Так, префекты
ежемесячно посылают в Министерство
внутренних дел доклады о политическом,
экономическом и социальном положении
в своих департаментах.
Руководители
департаментских управлений общегосударственной
справочной службы ежедневно направляют
в столицу информационные телеграммы.
Финансовые контролеры обязаны ежегодно
направлять в Управление бюджета
Министерства финансов обобщающие отчеты
об итогах своей деятельности и т.
д.
Направление
досье также является одной из
форм таких коммуникаций. Референты
подотделов Высшего совета по транспортным
проблемам, которые должны представлять
министру общественных работ заключения
по спорам, возникающим между транспортными
организациями публичного сектора,
составляют свое мнение, по существу, на
основе досье, которые присылаются
им главными инженерами департаментских
органов ведомства путей сообщения.
Официальная административная корреспонденция
является другим примером формальных
коммуникаций в аппарате государственного
управления и т. д.
Однако
формальные коммуникации не обязательно
осуществляются в письменной форме:
они могут быть и устными. Их формальный
характер определяется тем обстоятельством,
что они официально предусмотрены
и осуществляются в соответствии
с правилами, которым подчинено
функционирование данной организации
(например, согласно правилу, по которому
информация должна продвигаться по иерархической
прямой). Можно привести множество
примеров формальных коммуникаций в
устной форме. Наиболее известен пример
периодически созываемых совещаний
руководителей структурных подразделений.
Многие руководители центральных ведомств
и крупных учреждений каждое утро
(или раз в неделю) собирают своих
ближайших сотрудников для обмена
информацией.