Сущность и содержание современной договорной работы

2) если такие ограничения существуют  — проследить за тем, чтобы  решение о заключении договора  принималось уполномоченными органами контрагентов. В противном случае договор заключать не следует, так как он в силу ст. 168 ГК РФ будет являться ничтожным со всеми вытекающими негативными последствиями;

3) внимательно изучить учредительные  документы своей организации и организации-контрагента на предмет наличия в них дополнительных ограничений полномочий органов на принятие решения о заключении договора. Если такие ограничения существуют — проследить за тем, чтобы решение о заключении договора принималось теми органами, которые наделены таким правом учредительными документами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ по иску лица, в интересах которого были установлены такие дополнительные ограничения.

На выполнение договорных обязательств проекта влияет ряд внешних и внутренних факторов окружающей среды проекта — от политической ситуации в стране и погодно-климатических условий до преднамеренного нарушения контрагентом различных договорных обязательств. Поэтому необходимыми условиями высокой конечной результативности заключенных договоров в проекте являются:

1) организация исполнения заключенных  договоров проекта;

2) мониторинг (контроль) хода исполнения  договорных обязательств, включая:

• планомерное и систематическое отслеживание всех процессов и параметров сформированных договорных связей проекта;
• выявление отклонений от условий договоров в ходе их реализации проекта;
• оценку и прогнозирование последствий отклонений от условий договоров проекта;
• рассмотрение изменений в ходе реализации договоров.

3) принятие корректирующих воздействий, в том числе применение мер ответственности, пресечение возникающих нарушений договорных обязательств, преодоление конфликтов между участниками договорных отношений проекта, возникающих в ходе исполнения договорных обязательств.

Организация исполнения заключенных договоров имеет целью подчинение всей деятельности по проекту требованию точного и своевременного выполнения заключенных договоров. Опыт показывает, что в договорной работе, как и в любой иной социальной деятельности, человеческие факторы (организационный, исполнительский) являются решающими для достижения поставленных целей проекта. Можно разработать и заключить прекрасный по своей сути договор, но если в процессе его исполнения будут допущены небрежность или халатность исполнителей — грош цена такому договору. Организация исполнения договоров включает следующие основные этапы:

- формирование организационной  системы управления исполнения  договоров проекта;

- доведение содержания заключенных  договоров до исполнителей –  участников проекта;

- осуществление контроля за исполнением договоров проекта.

Под организационной системой управления исполнением договоров в проекте понимают совокупность организационных элементов (в том числе персонал), объединенную постоянной связью, имеющую общую цель — обеспечение точного и своевременного исполнения договорных обязательств проекта — и построенную таким образом, что все ее элементы содействуют достижению названной конечной цели.  Такая система является составной частью общей системы управления договорной работой менеджмента проектов организации. Выполнение заключенных договоров предполагает переложение их условий в перспективные и текущие планы проекта, а также в акты оперативно-календарного планирования каждого из подразделений и служб проекта.

После того как организационная система управления исполнением договоров будет сформирована, необходимо обеспечить точное и своевременное доведение содержания заключенных договоров до всех заинтересованных подразделений и служб проекта, а также конкретных работников, привлеченных к их исполнению. Практика показывает, что многие нарушения договорных обязательств возникают только лишь потому, что исполнители несвоевременно или в неполном объеме получают необходимую информацию о заключенных договорах.

На данном этапе договорной работы необходимо обеспечить отражение всех требований, вытекающих из заключенных договоров, в актах оперативного планирования и конкретных управленческих решениях. При отсутствии надлежащей информации о содержании заключенных договоров работники производственных, коммерческих, финансовых и иных отделов и служб не смогут направить свою деятельность на обеспечение неукоснительного исполнения договорных обязательств проекта. Поэтому важно создать в каждой организации надежную систему доведения информации о содержании заключенных проектных договоров до заинтересованных лиц, избрав оптимальные способы и сроки доведения этой информации.

Законодательство не устанавливает каких-либо требований к формам и методам ознакомления работников организации с условиями заключенных ею договоров. Однако изучение практики позволяет выделить следующие возможные формы доведения такой информации.

1. Непосредственное ознакомление  заинтересованных работников с договорной документацией проекта.

Использование данной формы возможно лишь в проектах, заключающих незначительное число договоров. По указанию менеджера проекта или в соответствии со сложившимся порядком работники аппарата управления проектом и иные лица, занятые в договорной работе, сами изучают и оценивают текст заключенного договора на предмет наличия в нем условий, которыми им необходимо будет руководствоваться при выполнении управленческих и служебных функций, делают выписки из договора или фиксируют содержание обязательств в иной форме, удобной для оперативной работы. Собственно функция доведения заключается здесь в передаче договорных документов заинтересованным должностным лицам и исполнителям с отметкой «для сведения и руководства в работе». Факт ознакомления с содержанием договора обычно удостоверяется подписью соответствующего должностного лица или работника.

2. Передача управленческим подразделениям  или исполнителям выписок из  договоров (копий договорных документов).

3. Доведение содержания договоров  до подразделений и служб проекта, конкретных исполнителей в специально составленных планово-управленческих документах, содержащих систематизированную информацию об условиях заключенных договоров проекта. Однако нужно учитывать, что любая такая система должна отвечать требованию обеспечения надлежащего исполнения договорных обязательств.

Чтобы предупредить искажение договорной информации при ее прохождении через каналы управления проектом, следует рационально использовать соответствующие правовые средства. Формы отражения содержания договоров в документах планирования нужно устанавливать в локальных нормативных правовых актах и корпоративных стандартах управления, посредством которых нарушение порядка доведения содержания договоров до исполнителей, равно как и халатное отношение к использованию соответствующей информации, должно рассматриваться как серьезное нарушение трудовой дисциплины, влекущее за собой применение мер дисциплинарной и материальной ответственности.

После доведения содержания заключенных договоров до исполнителей необходимо наладить эффективный контроль за их исполнением.

Контроль за исполнением заключенных договоров в проекте является важнейшим условием надлежащего их исполнения. Опыт показывает, что отсутствие должной системы контроля за исполнением заключенных договоров ведет к существенному снижению конечной эффективности деятельности вследствие возникающих нарушений договорных обязательств или конфликтных ситуаций.

Контроль необходим для своевременного выявления возникающих отступлений от взятых договорных обязательств с целью принятия оперативных мер по их устранению или корректировки заключенных договоров проекта.

Контроль за исполнением договоров проекта разделяется на внутренний и внешний. Под внутренним контролем понимается управленческая  деятельность, специально направленная на поддержание соответствия параметров реальной деятельности проекта условиям заключенных договоров. Иначе говоря, внутренний контроль проводится путем сравнения данных об условиях заключенных договоров с данными о ходе их выполнения.

 По своему характеру внутренний контроль за исполнением договоров проекта является обобщающим и учитывает текущие результаты деятельности в целом. Независимо от периодичности контроля: (ежесуточно, по декадам, помесячно, в разовом порядке) основное внимание при его осуществлении необходимо обращать на степень ожидаемого или реального выполнения взятых договорных обязательств о поставке продукции, выполнении работ, оказании услуг, получения денежных средств и т.д. Правила внутреннего контроля за исполнением договоров сводятся к формуле:

«Договором предусмотрено... На сегодня выполнено или ожидается выполнить... Для предупреждения отклонений от условий договора необходимо принять следующие меры...».

Внутренний контроль за исполнением договоров в проекте должен осуществляться одновременно с оперативно-диспетчерским регулированием деятельности, которое играет ведущую роль в обеспечении исполнения договоров проекта. Если акты оперативного реагирования деятельности проекта разработаны и приняты в строгом соответствии с условиями заключенных договоров проекта, меры по выявлению и устранению отклонений от этих актов, в конечном счете, ведут к предупреждению нарушений договоров. Такие акты принимаются, корректируются и изменяются с учетом многочисленных производственных, технологических и иных факторов, присущих тому или иному проекту. Договор — один из этих факторов. Поэтому для обеспечения обратной связи между  требованиями заключенных договоров и ходом проекта необходимо, сравнивая их, принимать необходимые меры оперативного управления с помощью соответствующих правовых и организационных средств.

Проверка выполнения договорных обязательств может проводиться в различных формах. Одной из таких форм является периодический контроль на основе анализа данных учета, отражающих результаты исполнения заключенных договоров за определенный период времени: квартал, месяц, неделю и т д. Периодический контроль рассчитан на выявление итоговых фактических результатов исполнения договоров в проекте, принятие оперативных мер, направленных на исправление выявленных отклонений. Несмотря на то, что контроль направлен на обнаружение нарушений договорных обязательств, основной его функцией является недопущение срывов их исполнения. Поэтому следует применять такие формы контроля, которые позволяют своевременно устанавливать и устранять причины возможных отклонений исполнения обязательств.

Объектом внешнего контроля являются действия контрагента по исполнению принятых им договорных обязательств. Внешний контроль имеет целью:

- своевременное обнаружение дефекта  исполнения договора со стороны контрагента;

- документальную фиксацию обнаруженного  дефекта исполнения;

- принятие быстрых и эффективных  мер по устранению обнаруженного дефекта исполнения.

Внешний контроль исполнения договоров позволяет правильно оценить складывающуюся ситуацию и в случае необходимости своевременно воздействовать на нее.

Если отношения с партнером складываются нормально, то своевременное обнаружение дефектов на ранней стадии позволяет совместными усилиями (в том числе посредством корректировки договора) исправить или компенсировать их. А если становится ясно, что контрагент не отличается исполнительностью или вовсе является мошенником, то внешний контроль позволяет свести к минимуму возможные негативные последствия договорных связей посредством своевременного отказа от договора либо его расторжения в судебном порядке, а также применением к контрагенту иных мер оперативного воздействия и мер ответственности.

Внешний контроль за исполнением договоров осуществляется посредством сверки получаемого и принимаемого исполнения с имеющимся обязательством.

Если в процессе сверки принимающая исполнение сторона обнаружит несоответствие обязательства и исполнения, то ей следует документально зафиксировать данное несоответствие, а затем, не принимая недолжное исполнение, немедленно обратиться к исполняющей стороне с запросом по поводу обнаруженного дефекта. Такой запрос необходим для того, чтобы своевременно устранить возможное разночтение сторонами особенностей исполнения. Не исключено, что принимающая сторона просто имеет недостаточную или неточную информацию о порядке и параметрах исполнения обязательства.

Если на сделанный запрос не последует реакции исполняющей стороны либо она ограничится простым подтверждением наличия обнаруженного дефекта исполнения, следует обратиться к ней с требованием исправить дефект. Важно заблаговременно снабдить исполнителей бланками документов и обучить их правильному заполнению.

Для достижения четкости и согласованности действий всех сотрудников, участвующих в оформлении документации о выявленных нарушениях, целесообразно систематически (не реже раза в квартал) проводить занятия в форме деловых игр Регулярное повторение операций или специальное обучение исполнителей ведет к существенному  уменьшению трудностей в составлении документов и решении возникающих вопросов.

При значительном объеме работы по внутреннему и внешнему контролю исполнения договоров неизбежна постановка вопроса об использовании вычислительной техники. Внедрение автоматизированных  систем управления резко повышает возможности контроля. Применение ЭВМ устраняет одно из основных препятствий на пути налаживания постоянного контроля за процессом исполнения договоров проекта  проблему «ручного» учета, связанного с отвлечением значительного числа работников на заполнение журналов, карточек, диаграмм и выполнение трудоемких расчетно-аналитических операций. Внедрение ЭВМ в процесс контроля предполагает высокую формализованность процедур получения необходимой информации и принятия решений. Принципиальная общность возникающих здесь задач дает возможность для разработки специальных компьютерных программ применительно к проектам конкретных организаций. В качестве примера можно привести системы автоматического учета исполнения обязательств по оплате предоставленных потребителям услуг в энергоснабжающих организациях, организациях связи. Такие автоматические системы учета позволяют осуществлять эффективный внешний контроль за своевременной оплатой контрагентами потребленных услуг.