Состояние организации труда менеджера гостиницы (на примере гостиницы «Постоялец»)

 

Анализ организации труда менеджера гостиницы «Постоялец» говорит о том, что в работе менеджера наблюдается большая потеря времени и нерациональное использование времени, что свидетельствует о его слабой загрузке работой или недогрузкой. В свою очередь тот факт, что гостиница функционирует уже на протяжении почти 3 лет, объясняет это, так как уже налажена рекламная деятельность, необходимые контакты, база постоянных клиентов, налажена работа администраторов и другое. Возможно, это привело к тому, что менеджер не заинтересован или потерял интерес в дальнейшем развитии, и его устраивает нынешнее положение. Любой успешный управленец, тем не менее, должен стремиться к самосовершенствованию, развитию и расширению бизнеса.

Кроме того  для эффективного функционирования предприятия, основанного на применении технологии, необходима четкая организация рабочего места. На данном этапе очень важно рационально, точно организовать рабочее место менеджера, гармонично увязать все элементы организации, т. е. планировку, оснащение, обслуживание и конечно предоставить работнику благоприятные и комфортные условия для эффективного осуществления трудового процесса с максимально высокой производительностью. Рабочее место должно быть в максимальной степени приспособлено для эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий. Под организацией рабочего места понимается технологическая и организационная их оснастка, планировка и обслуживание.

В связи с этим были выработаны следующие рекомендации:

1. Для уменьшения шума, а также  для более простого доступа  к кабинету менеджера рекомендуется  перенести стойку ресепшн в  другую свободную часть холла, и таким образом предоставить  беспрепятственный вход в рабочий  кабинет. Это также уменьшит шум в кабинете и возможно, будет меньше отвлекать руководителя от работы.

2. Технологическая оснастка рабочего места, должна включать в себя такую технику как компьютер, принтер, сканер, ксерокс, телефон, факс. К организационной оснастке относится производственная мебель для размещения и хранения документов и ценных бумаг.

2. Так как зачастую менеджеру  приходится задерживаться на  работе из-за поздних заездов  групп, а также при большой рабочей загрузке, менеджеру необходимо иметь место для отдыха в своем кабинете. Учитывая бюджетность гостиницы, достаточно приобрести одно комфортное мягкое кресло в качестве зоны отдыха. Средняя стоимость кресла белорусского производства колеблется от 800 тысяч до 1 миллиона белорусских рублей. 

3. Настоятельно рекомендуется завести  ежедневник для более тщательного  планирования своих дел, освободить  голову от лишней информации. В США менеджерами широко используется  стандартная программаOutlook, которая есть на каждом компьютере. В ней собраны все элементы для эффективной организации работы: органайзер, книга всех контактов, напоминания, календарь и многое другое. Программа помогает ускорить процесс обработки входящей электронной почты.

4. Стараться ставить реальные, достижимые, но не заниженные цели на  день, во избежание потери времени  на работе и, наоборот, необходимости  решения рабочих вопросов дома.

5. Проводить совещания, собрания с работниками для совместного обсуждения вопросов, возникающих в ходе работы у каждого из администраторов. Так как в связи со сменностью графика администраторов нет возможности поднять проблему на всеобщее обсуждение и найти эффективные пути решения.

Также проводимые собрания могут стать мотивацией для сотрудников, как возможность поучаствовать в принятии важных для компании решений. В целом увеличить время работы с персоналом. Выделить время на проведение тренингов и психологических разгрузок.

6. С целью уменьшить количество  потери времени на работе рекомендуется  попытаться заменить сигареты  на электронные сигареты, как  следствие исчезнет необходимость  выходить на перерыв для курения.

7. Что касается социальных сетей, то предлагается пошаговая инструкция  по самостоятельному блокированию  входа в аккаунты социальных  сетей с рабочего компьютера, представленная в литературном  источнике[10].

8. Все телефонные звонки должны проходить через секретаря либо администратора, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера.

9. Посещение тренинга на любую интересующую тему из сферы гостеприимства, с целью ознакомления с новыми методами продвижения своей фирмы, способами маркетинга, работе с персоналом. Примером может служить компания «Школа гостеприимства» в Минске с широким перечнем тренингов, семинаров и конференций.

10. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

Эта проблема характерна и для менеджера исследуемой гостиницы. Часть времени уходит на непредвиденные дела, которые менеджер решает сделать сам, без всякой на то обходимости. Рекомендуется половину незапланированных дел, не требующих особых знаний руководителя делегировать персоналу с последующим контролем, который займет меньше времени, чем выполнение самого действия.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера,  а значит должны учитываться при научной организации производства.

 Причем все факторы должны  учитываться во взаимосвязи, а  не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу менеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работы менеджера. Следование всем вышеперечисленным инструкциям позволит минимизировать потерю времени, количество незапланированных дел, улучшить условия труда менеджера, повысить эффективность его работы, и как следствие, работу гостиницы.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Управлять  - значит  вести  предприятие  к  его  цели, извлекая  максимум  возможности  из  имеющихся  ресурсов. Управление фирмой требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений, осуществления основных обязанностей : планирование, организация, мотивирование, контроль. Специалистам  нового  времени  необходимы  глубокие  знания  по  менеджменту и особенностям трудовой деятельности. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важна. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда, принципами планирования рабочего дня.

В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда менеджера гостиницы «Постоялец» и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

          Для последующего анализа использовалось 3 метода сбора информации: интервьюирование, анкетирование и фотография рабочего дня. Проводился анализ условий труда, по итогам которого место работы менеджера, с учетом специфики гостиницы, соответствует необходимым требованиям, представленным в пункте 1.2.3. При анализе персональных особенностей организации и планировании работы менеджера были выявлены недостатки, а именно: трата времени на выполнение заданий, входящих в обязанности администраторов; малая доля делегированных заданий; и недостаточная работа с персоналом. Но, за счет готовности решать рабочие вопросы в свое свободное время, в целом, работа руководителя выполняется эффективно. График работы не нормирован, и время окончания рабочего дня напрямую зависит от многих факторов: встречи, незапланированные дела, заезд групп. Хорошо налажена работа с документацией и приемом телефонных звонков, т.к. помощь менеджеру оказывают администраторы мини-отеля. Существенным недостатком в работе является полное отсутствие организации совещаний, а также существенная потеря времени за счет частых перерывов.

Анализ результатов анкетирования показал хороший уровень самоменеджмента у руководителя.

Анализ структуры затрат рабочего времени проводился с использованием метода фотографии рабочего дня и выявил несоответствие предположениям самого менеджера о затрате своего времени на те или иные задания с результатами ФРД. Наиболее заметны несоответствия по пунктам: потеря времени, незапланированные дела и работа с персоналом. Менеджером преувеличенно количество времени, выделяемое на работу с персоналом, и, значительно приуменьшено время, отводимое на перерывы и незапланированные дела. По итогам таблицы 4 общая сумма нерационально использованного времени в день составляет 3 часа.

Соблюдение рабочего графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

            Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя,  имеет определенные, достаточно серьезные недостатки, которые требуют устранения или корректировки. В связи с этим был разработан план организационно-технических мероприятий по совершенствованию организации работы и использования рабочего времени:

1) Перенести стойку ресепшн  в другую свободную часть холла.

2) Установить в кабинете  менеджера комфортное мягкое  кресло для отдыха.

3) Завести ежедневник.

4) Ставить реальные и  достижимые, не заниженные цели  на день.

5) Проводить совещания, собрания  с работниками.

6) Заменить сигареты электронными  сигаретами.

7) Блокирование входа  в социальные сети с рабочих  компьютеров.

8) Посещение тренинга  на любую интересующую тему  из сферы гостеприимства.

9) Больше делегировать  заданий своим сотрудникам.

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности работы и сокращением затрат рабочего времени менеджера, будут напрасными если менеджер:

1)  Придерживается авторитарного метода управления. Такой менеджер привык

решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

2)  Не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат

рабочего времени;

3)  Не посвящает время самообразованию.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1 Адамчук, В.В. Организация и нормирование труда: учеб. пособие / В.В. Адамчук.- М.: Изд-во МГУ, 2008. –  290 с.

2 Азимина, Е.В. Управление предприятием: Монография / Е.В. Азимина, В.Н. Андреев.; под общ. ред. В.Н. Андреев, Г.П. Соляник. – СПб.: Издательство «Бизнес–пресса », 2007. – 530 с.

3 Афанасьева, А.И. Организация, нормирование и оплата труда на предприятии: учеб. пособие для вузов / А.И. Афанасьева. - СПб.: Просвещение, 2008. – 470 с.

4 Байлик, С.И. Гостиничное хозяйство: организация, управление, обслуживание / С.И. Байлик. – Киев: Альтерпресс, 2010. – 374 с.

5 Беляцкий, Н.П. Интеллектуальная техника менеджмента: учеб. пособие / Н. П. Беляцкий. – М.: Новое знание, 2009. - 320 с.

6  Бляхман, Л.С. Введение в менеджмент: учеб. пособие / Л.С. Бляхман, В.П. Галенко, А.В. Минкин. - СПб.: СПбУЭФ, 2007. – 312 с.

7 Брайан, Трейси Управляй своим временем и удвой результаты/ Брайан Трейси. – М.: ЮНИТИ, 2007.  – 290 с.

8 Виханский, О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: учеб.-метод. пособие / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: Изд-во МГУ, 2007. – 275 с.

9 Головачев, А.С. Организация, нормирование и оплата труда: учеб.-метод. пособие / А.С. Головачев, Н.С. Березина, Н.Ч. Бокун; под ред. Головачева А.С. -М.: Новое знание, 2004. – 510 с.

10Денисова,М.С Тренинги и семинары / М.С. Денисова // Школа гостеприимства [Электронный ресурс] – М.: QUICKSITE.BY, 2012-2013. – Режим доступа:  http://www.s-g.by/uslugi-obuchenie-i-trening/ - Дата доступа: 5.12.2013

11  Друкер Ф. П. Менеджмент / Питер Ф. Друкер, Джозеф А. Макьярелло/ пер. с англ. – М.: Издательский дом «ВИЛЬЯМС», 2006. - 432 с.

12 Зайверт, Л.С. Ваше время – в ваших руках: cоветы деловым людям как эффективно использовать рабочее время / Л.С. Зайверт. – М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2006. – 450 с.

13  Кабушкин, Н.И. Организация туризма: учеб. пособие для студентов вузов по специальности "Экономика и упр. соц.-культур. сферой" / А.П. Дурович, Н.И. Кабушкин, Т.М. Сергеева и др.; под ред. Н.И. Кабушкина и А.П. Дуровича. - Минск: Новое знание, 2009. – 630 с.

14 Квартальнов, В.А. Туризм: учеб. пособие для образоват. учреждений турист. профиля / В.А. Квартальнов; Рос.междунар. акад. туризма. - М.: Финансы и статистика, 2010. – 315 с.

15 Кибанова, А.Я. Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: учеб. пособие / А.Я. Кибанова; под ред. Н.С. Кибанова. – М.: ИНФРА – М, 2003. – 304 с.

16 Ладанов, И.Д. Современный менеджмент / И.Д. Ладанов. – М.:ЮНИТИ, 2010. - 440 с.

17  Липсиц, И.В. Власть времени / И.В. Липсиц // Компания. – 2008. - №252. – С. 12 – 14.

19 Папирян, Г.А., Менеджмент в индустрии гостеприимства: (отели и рестораны) / Г.А. Папирян. - М.: Экономика, 2009. – 207 с.