Системный подход к менеджменту организации

     Изучение  осуществимости необходимо в связи  с тем, что процессы создания ИС обычно требуют больших затрат времени  и средств, поэтому нежелательно начинать большую разработку, если нет уверенности в ее осуществимости, т. е. в реальной возможности ее завершения и позитивного влияния на решение проблем.

     В процессе исследования осуществимости главное внимание уделяется изучению информационных потребностей конечных пользователей, необходимых начальных ресурсов, возможных текущих затрат, возможной прибыли за счет новой ИС.

     Сбор  данных об информационных потребностях пользователей проводится разными  методами. Популярны маркетинговые методы (интервью, наблюдения, анкетные опросы). В процессе "полевых" наблюдений и интервью важно учитывать психологический фактор. (Отношение к внедрению новой компьютерной техники довольно часто бывает негативным у наиболее опытных и пожилых специалистов.)

     Итоговые  результаты обработки исследовательских  данных представляются в числовом и  графическом видах, а также отражаются в заключительном отчете об итогах предварительного исследования осуществимости новой ИС.

     Отчет по результатам исследования осуществимости обычно содержит предварительную спецификацию затрат и конструктивный план разработки предложенной информационной системы. Отчет передается руководству организации для рассмотрения и утверждения до начала работ. В отчете аргументируются:

     • организационная осуществимость,

     • экономическая осуществимость,

     • техническая осуществимость,

     • операционная осуществимость. ⁵

     Речь  идет о комплексном обзоре факторов, которые влияют на осуществимость разработки новой ИС.

     Организационная осуществимость - это определение совпадения возможностей предложенной ИС со стратегическими планами организации.

     Экономическая осуществимость — это определение  возможного уменьшения затрат, повышения  доходов, уменьшения инвестиций.

     Техническая осуществимость аргументируется возможностями оборудования и программного обеспечения: надежностью, перспективностью, доступностью,

     Операционная  осуществимость имеет смысл определить отношение к ИС со стороны ее человеческого  окружения, которое попадает в сферу  непосредственного общения с  ИС или может ощущать влияние  результатов ее внедрения. В отчете подчеркивают: восприятие конечных пользователей, клиентов, поставщиков, соответствие административным и государственным нормам, правам человека, наличие поддержки руководства. Операционную осуществимость считают хорошей, если люди выразили готовность эксплуатировать и поддерживать будущую информационную систему, а также если полностью учтены все правовые факторы.

     Системный анализ, в отличие от предварительного системного исследования, -это углубленное  изучение информационных потребностей пользователей, которое будет положено в основу детального проектирования новой ИС.

     Конечный  продукт этого этапа - функциональные требования, т. е. документированная  постановка системных требований к  новой ИС. Когда речь идет о создании большой системы, этот документ представляет собой форму отчета о системных требованиях.

     Системный анализ, охватывает такие главные  работы, как детальное изучение информационных потребностей конечных пользователей  организации, ее подсистем и ее окружения, изучение любых существующих форм активности и существующих ресурсов ИС, логическая увязка и документирование требований конечных пользователей к новой ИС. ⁶

     Первый  шаг системного анализа (анализ организационного окружения) вызван тем, что невозможно создать работоспособную информационную систему, если исследователи ничего не знают об особенностях функционирования организации, функции которой должна обслуживать ИС и элементом которой она является. Следует понимать особенности и тип деятельности, управленческую структуру, методы управления, связи подразделений, персонал, динамику информационного обмена между отдельными работниками и рабочими группами (формы документов и отчетов, сроки, количество экземпляров и т. п.).

     Второй  шаг системного анализа (анализ существующих систем) обусловлен тем, что в организациях уже могут существовать какие-то ИС с определенными ресурсами (информационными, программными, техническими, а также персоналом). Даже тогда, когда проводится полное обновление технической и программной базы, существующее информационное обеспечение отражает ядро главных потребностей, которые не только нельзя игнорировать в новой системе, а наоборот, стартуя от него, следует развить и расширить.

     Итак, следует тщательно изучать, какие  задачи решают "старые" системы, какое  оборудование и программное обеспечение  они имеют, какой персонал работает в информационном отделе; существуют ли базы данных, какова их структура и какими методами формируются отчеты о результатах - все это важнейшие вопросы.

     Важно выяснить, применяется ли кодирование  информации и какие уровни кодов  при этом используются (местные, государственные, международные); выяснить существующий регламент обработки данных, кого и почему он не устраивает, бывают ли практические задержки данных и отчетов, причины задержки; выяснить, есть ли документация на старую систему. Такой перечень целей следует иметь как памятку в личном дневнике исследователя системы. ⁷

     Второй  шаг системного анализа - это сложнейший и ответственный шаг в массу  метаинформации, т. е. "данных о данных". Главными ориентирами в организации  метаинформации являются объекты (документы, диаграммы, аналитические тексты и записки, экономические показатели, совокупности), а также процессы создания объектов, процессы их передачи, обработки, хранения.

     Для выполнения третьего шага системного анализа (анализ требований системы) исследователь должен иметь определенные знания типовых методов решения основных управленческих задач (учетных, аналитических, плановых, оперативных). Все это является составной частью специальных знаний системоаналитика. Например, если системный аналитик вообще не имеет представления о схеме информационного комплекса учета товаров на складе или учета продаж в торговом зале, то вряд ли он сможет охватить все требования комплексно, если отдельные сотрудники склада и торгового отдела знают лишь свои ограниченные обязанности и функции. Поэтому системоаналитик должен проследить все ветви комплекса требований в беседах с конечными пользователями, а затем сделать аналитические системные выводы: эти требования существуют и поддерживаются существующей информационной системой, а это должно стать функциональным требованием к новой, улучшенной системе.

     Огромные  трудности качественного проведения системного анализа породили у системоаналитиков  стремление разработать альтернативные инженерные методы для его облегчения, технологизировать системный анализ существующей системы и соединить его с синтезом новой системы. Такие методы сейчас созданы. Они соединили системный анализ с системным проектированием, обеспечив автоматизированную генерацию детальных структур и спецификаций новой информационной системы.

     Третий  шаг системного анализа — определение  того, что должно быть в новой  ИС. Это методологический этап синтеза  требований к новой системе, которые  вытекают из первых двух шагов анализа, а также из специальных знаний и средств системоаналитиков. Специалисты по системному анализу знают, что одной из коварных ловушек в их работе является возможность спутать анализ существующей системы с тем, что должно быть. Поэтому второй и третий шаги системного анализа четко разделены. Об этом важно помнить для того, чтобы не ошибиться в оценках основы, на которой строится новая система. В системотехнической методологии анализ существующего отделяется от анализа черт будущего, чтобы не воспринять желаемое за действительное.

     Четвертый, итоговый шаг системного анализа (документирование требований к новой системе) должен обобщить имеющиеся аналитические материалы и создать документированное отображение функциональных требований к новой ИС. Документ "Требования к системе" или "Функциональные требования" является основой дальнейшей работы специалистов информационного отдела для создания детального проекта новой системы, т. е. для создания спецификаций всех ее элементов, программ, инструкций

Таким образом, этап системного анализа отвечает на вопрос, что должна иметь информационная система для удовлетворения требований пользователей, а этап системного проектирования отвечает на вопрос как конкретно осуществить такую ИС. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Ситуационный анализ.

      Ситуационный  анализ (подход) к менеджменту основывается на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку имеются многочисленные факторы как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого "наилучшего" способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который в наибольшей степени соответствует данной ситуации.

      Традиционные  школы управления пытались определить принципы управления. Комплекс теоретических  знаний о том, как должны работать руководители, традиционно рассматривается как научный компонент управления. Применение этих принципов на практике традиционно рассматривалось как искусство, т.е. как нечто, чего можно достичь только через опыт, методом проб и ошибок. Сторонники ситуационного подхода внесли большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральным моментом ситуационного подхода, является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Поскольку в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

      Сторонники  ситуационного подхода, разработанного в конце 60-х годов, не считают, что  концепции традиционной теории управления, бихейвиористской школы и школы  науки управления неверны.

      Однако лишь в конце 60-х годов управление и смежные дисциплины социальных наук получили достаточное развитие, чтобы справиться с переменными, влияющими на организацию и эффективность управления в различных ситуациях. Такая увязка очень важна для сравнения стилей управления в различных культурах. Например, хотя многие организации недавно предприняли попытку заимствовать японские методы управления, успех их может зависеть лишь от выбора методов, соответствующих культуре людей, которыми управляют.

      Ситуационный  подход не является простым набором предписываемых руководств, это, скорее, способ размышления об организационных проблемах и их решениях. В нем также сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям'. Но в рамках ситуационного подхода признается, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

      Так, все организации должны создавать  структуры для того, чтобы добиться своих целей. Однако существует множество различных способов построения организационных структур. Может быть создано (много или мало уровней управления. Руководители среднего и низового звеньев могут получить большую долю участия в принятии решений, или наоборот -руководители высшего звена могут резервировать за собой право принимать самые ответственные решения. Если определенный род деятельности может логически соответствовать двум различным подразделениям, руководство должно решить, кто же из них будет конкретно заниматься этим. Например, научные исследования и разработки могут осуществляться под руководством вице-президента по маркетингу или по производству, но могут рассматриваться как важная самостоятельная функция с подчиненностью непосредственно президенту компании. Руководство должно определить, какая структура или прием управления наиболее подходит для данной ситуации. Более того, поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как следует поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации.

      При ситуационном подходе менеджеры  пытаются увязать конкретные приемы и концепции с определенными  конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации  наиболее эффективно. Они концентрируются  на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций, пытаются определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации. Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс.