Системный подход к менеджменту организации

      Организационная система представляет собой обособившуюся в результате общественного разделения труда часть производственного процесса способную самостоятельно или во взаимодействии с другими аналогичными системами удовлетворять те или иные нужды, потребности и запросы потенциальных потребителей с помощью производимых этой системой товаров и услуг.

      Возникновение той или иной организационной  системы (ОС) обусловлено возникновением или формированием на рынке спроса на продукцию, способную удовлетворить  требования покупателей.

      Следовательно, ОС должна быть приспособлена к длительному удовлетворению покупательского спроса².

      Наиболее  сложной проблемой, возникающей  при определении ОС как объекта стратегического управления, становится проблема вычисления элементов, совокупность и взаимодействие которых создают объективные предпосылки для целеполагания, с одной стороны, и для выбора предпочтительной стратегии достижения долговременных глобальных целей - с другой.

      Например, укажем, что элементами ОС являются производственные фонды и персонал с последующей их конкретизацией по видам (типам, моделям) оборудования или профессиональным признакам персонала (специальностям, квалификации). Подобное вычленение, однако, еще не позволяет правильно оценить состояние внешней хозяйственной среды для формулирования стратегических целей и определения готовности фирмы к их достижению.

      Рассмотрим  структуру управления организации.

      В состав ОС любого уровня иерархии традиционно  включают следующие ресурсы:

      1. Технические   ресурсы   (особенности   производственного оборудования, инвентаря, основных и вспомогательных материалов и т. п.).

      2. Технологические    ресурсы    (гибкость   технологических процессов, наличие конкурентоспособных идей, научные заделы и др.).

      3. Кадровые   ресурсы   (квалификационный,   демографический состав работников, их способность адаптироваться к изменению целей ОС).

      4.  Пространственные ресурсы (характер производственных помещений,  территории  предприятия,   коммуникаций,   возможность расширения и пр.).

      5.  Ресурсы организационной структуры системы управления (характер и гибкость управляющей системы, скорость прохождения управляющих воздействий и т. п.).

      6. Информационные ресурсы (характер информации о самой ОС и внешней среде, возможность ее расширения и повышения достоверности и т. п.).

      7. Финансовые ресурсы (состояние активов, ликвидность, наличие кредитных линий и пр.).

      Каждый  из указанных видов ресурсов представляет собой совокупность возможностей ОС для достижения своих целей. Это  означает, что, имея в своем распоряжении те или иные средства, кадры,  помещения  с определенными характеристиками и прочие ресурсы, ОС способна в той или иной степени удовлетворять изменяющиеся нужды, потребности и запросы потенциальных покупателей³.

      В результате взаимодействия всех составляющих систему ресурсов получаются новые  свойства, которыми каждый отдельный вид ресурса не обладает. Эти свойства обозначаются таким понятием, как эффект целостности системы. Например, нельзя своевременно вывести на нужный сегмент рынка товар, отвечающий его требованиям, не располагая соответствующими ресурсами всех видов: возможностями применяемого оборудования и используемой технологии, квалификационными возможностями кадров и т. п. И, наоборот, каждый отдельный ресурс не может раскрыться полностью вне связи с другими ресурсами. В рыночной экономике существенную роль играет такой человеческий ресурс, как предпринимательская способность (предприимчивость). Это особый вид ресурса, который приводит в движение, организует взаимодействие всех остальных видов ресурсов ОС.

      Современная концепция управления отходит от управленческого рационализма классических школ менеджмента, выражающегося в убеждении, что успех организации определяется прежде всего рациональной организацией производства продукции, снижением издержек, развитием специализации, то есть воздействием управления на внутренние факторы производства.

      Вместо  этого на первое место выдвигается  проблема гибкости и адаптивности (приспособления) к постоянным изменениям внешней среды. Последняя характеризуется как совокупность переменных, которые находятся за пределами предприятия и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны его менеджмента. Это прежде всего те организации и люди, которые связаны с данным предприятием в силу выполняемых им целей и задач: поставщики, потребители, акционеры, кредиторы, конкуренты, профессиональные союзы, торговые организации, общества потребителей, правительственные органы и др.

      Кроме того, существует как бы второй ряд факторов внешней среды, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность организации, предопределяют стратегически важные решения, принимаемые ее менеджментом. Важнейшая роль здесь принадлежит экономическим, политическим, правовым, социально-культурным, технологическим, экологическим, физико-географическим факторам и переменным. Значение факторов внешней среды резко повышается в связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений (социальных, экономических, политических и пр.). Именно внешнее окружение диктует стратегию и тактику организаций.

      Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс производства продукции, услуг. Это структура предприятия, его культура и ресурсы, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия. Несмотря на то, что эти факторы действуют в границах организаций, они также не всегда находятся под прямым контролем менеджмента, так как деятельность организации зависит от энергетических, информационных и других ресурсов, поступающих извне.

      Рис. 1. Факторы и переменные внешней  и внутренней среды организации⁴

Использование различных подходов к анализу  производственного менеджмента позволяет более глубоко познать единство внешней и внутренней среды предприятия. Так, согласно ситуационному подходу к управлению, организационная структура предприятия и ее элементы есть не что иное, как ответ на различные по своей природе воздействия извне. Главным фактором при таком подходе выступает ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые оказывают существенное влияние на работу организации в данный период времени. Отсюда вытекает признание важности специфических приемов, помогающих выделять факторы, воздействуя на которые можно эффективно достичь цели. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сущность системного  подхода.

    Одним из существенных недостатков школ управления то, что они, как правило, концентрировали свое внимание на одном, правда достаточно важном, аспекте деятельности организации и не рассматривали организацию в целом, как единую систему.

    Но  реальность такова, что организация, состоящая более чем из одного участника, представляет собой систему, и, как правило, систему достаточно сложную.

    Согласно  этому, "система — это некоторая  целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого".

    Современное техническое устройство, прибор, изделие  — система, состоящая из взаимозависимых  частей.

    Живой организм — очень сложная система. Современная организация не менее сложная система, включающая и людей и технику и имеющая специфические особенности.

    Считается, что организация имеет такие  составляющие части, как структура, задачи, технологии, люди, цели.

    Очень важно для понимания системы  как единого целого, что части системы взаимосвязаны и изменение одной из них может повлечь изменения, и достаточно значительные, других ее частей.

    Например, выход из строя конвейера по производству продукции, выпускаемой предприятием, может повлечь за собой срыв поставок, возникновение новых задач по замене устаревшего оборудования, ввод в действие новых технологических линий и т. д. Снижение качества выпускаемой продукции может повлечь ухудшение позиций на рынке сбыта, уменьшение прибыли, возникновение проблем с кредиторами и т. д.

    Системный подход к управлению позволил руководителю по-новому взглянуть на управляемую  им организацию — как на единый организм — и четко понять, что  любое управленческое воздействие на одну из частей системы, как правило, сказывается и на других ее частях. Примеров этому настолько много, что каждый специалист в области управления без труда может их привести.

    Важным  фактором также является воздействие  на организацию как на систему окружающей среды и организации на окружающую среду.

    Как известно, системы бывают открытые и закрытые. Закрытые системы существуют изолированно от внешней среды. Они имеют фиксированную границу и функционируют за счет собственных ресурсов, добиваясь осуществления целей независимо от изменений, происходящих во внешней среде.

    Открытые системы, в отличие от закрытых, непосредственно связаны с внешней средой многочисленными каналами.

    Это и сырье, и энергия, и капитал, и трудовые ресурсы, и информация, поступающие, например, в такую систему, как организация, из внешней среды. Это и продукция или услуги, которые оказывает организация, и прибыль, которую она получает, и рынки сбыта, где реализуется выпускаемая продукция, социальные и экологические последствия ее деятельности.

    Руководитель  должен четко осознавать, что он управляет, как правило, открытой системой, каковой является его организация.

    Надо  осознавать также, что в процессе управления руководителю приходится иметь дело со сложными системами. Организация состоит, как правило, из подсистем, имеющих свои функции и назначение, которые, в свою очередь, являются системами. Например, организация может включать: производственную подсистему, которая осуществляет выпуск продукции; плановую подсистему, которая разрабатывает стратегию и тактику развития организации; маркетинговую подсистему, которая определяет стратегию и тактику организации на рынках сбыта; кадровую подсистему, которая обеспечивает основные подсистемы организации профессиональными кадрами, и т. д.

    Прежние школы управления уделяли основное внимание, как правило, одной из подсистем организации. Так, бихевиористская школа основное внимание уделяла социальной подсистеме, школа научного управления — технической (производственной) подсистеме и т. д.

    Основная  заслуга системного подхода состоит  в том, что он объединил в процессе управления отдельные составляющие системы — подсистемы — в единую систему, каковой является организация.

    Он  позволил осознать, что управлять  надо не только отдельной системой организации, но и всей организацией в целом, принимая во внимание сложные взаимосвязи, существующие внутри системы, и разностороннее ее взаимодействие с окружающей средой.

     Этап  системных исследований является исключительно  важным для последующей обработки, хотя это и предварительное исследование, т. к. он выполняет роль стратегической разведки для дальнейшего фронта работ. Здесь исследователи выясняют состояние дел и отвечают на вопросы: действительно ли существует проблема, что является ее истинной причиной, и снимет ли эту проблему новая информационная система? Какой должна быть новая система, чтобы устранить проблему? Работа исследователей ИС для любых систем имеет три составляющих:

     • выбор стратегии для планирования системы;

     • изучение осуществимости;

     • создание отчета об осуществимости.

     Поскольку ресурсы персонала и финансовые ресурсы почти всегда ограничены, то разработка стратегического курса поддержки интересов фирмы со стороны информационной системы у некоторых дальновидных фирм приобретает характер регулярного планирования, в процессе которого отрабатываются новые схемы информационной системы. Если такие возможности у фирмы есть, то это облегчает этап исследований и формирования новой ИС.