Роль информации в процессах разработки управленческих решений

Как известно, мало собрать  информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История  учит, что на базе одной и той  же информации могут делаться различные, не исключено, что и противоположные, выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированны в области компьютерных технологий современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержке подготовки принятие решений.

 

1.3 Методы анализа и  решения проблемы

Для возникновения необходимости  принять управленческое решение, нужен  сигнал о внешнем или внутреннем воздействии, вызвавшем или способном вызвать отклонение от заданного режима функционирования системы, т.е. наличие управленческой ситуации. Поэтому одним из важнейших условий принятия правильного решения является анализ ситуации.

Анализ управленческой ситуации требует сбора и обработки  информации. Этот этап выполняет функцию восприятия организацией внешней и внутренней среды. Данные о состоянии основных факторов внешней среды и положении дел в организации поступают к менеджерам и специалистам, которые классифицируют, анализируют информацию и сравнивают реальные значения контролируемых параметров с запланированными или прогнозируемыми, что в свою очередь позволяет им выявить проблемы, которые следует решать.

Первый шаг на пути решения  проблемы - ее определение или диагноз, полный и правильный. Как принято  говорить, правильно сформулировать проблему - значит наполовину решить ее.

Существуют два взгляда  на сущность проблемы. Согласно одному, проблемой считается ситуация, когда  поставленные цели не достигнуты или  существует отклонение от заданного  уровня, например, мастер может установить, что производительность труда или качество изделий на его участке ниже нормы. В соответствии с другим, как проблему следует рассматривать также и потенциальную возможность повышения эффективности. Объединяя оба эти подхода, будем понимать под проблемой расхождение между желаемым и реальным состоянием управляемого объекта.

Выявление и формулировка проблемы - весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов, и доведение этих проблем до количественной определенности (структурирование) требует от руководителей не только знаний и опыта, но и таланта, интуиции, творческого подхода.

Пользуясь медицинской терминологией, первый шаг в диагностировании сложной проблемы - установление симптомов. Общими симптомами болезни организации являются: низкие - прибыль, объем продаж, производительность труда, качество товаров и услуг; высокие - издержки, текучесть кадров, многочисленные конфликты. Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде, однако подобно тому, как различные болезни нередко имеют общие симптомы, различные причины могут вызывать сходные организационные проблемы. Поэтому менеджеры должны более глубоко исследовать причины возникшей проблемы и не спешить устранять только ее симптомы.

Нельзя также забывать, что все элементы и работы в  организации взаимосвязаны, а решение какой-либо проблемы в одной части организации может вызвать появление проблем в других. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было минимальным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Разработка альтернатив  решения проблемы

2.1 Разработка сценария  развития организационной системы

При написании сценария следует исходить из более широкого представления изучаемого явления. То есть характеристики понятия «проблема» может быть недостаточно без взаимосвязи рассматриваемой проблемы с объектом управления как системой. Поскольку все это будет связано с числом предлагаемых  для последующей декомпозиции формулировок целей, то более правильно будет ориентироваться на следующее определение сценария – краткое систематизированное описание истории, текущего состояния и прогноза развития объекта исследования (управления).

Такое содержательное описание в словесном выражении дает картину  функционирования в целом  и его  отдельных частей во времени при  различных воздействиях окружения, содержит исходную информацию: для формирования массива целей с необходимым числом целей; построения структурно-логической схемы альтернативных целей; разработки альтернатив управленческих решений; формализации задачи в виде экономико-математических моделей.

Формулировки целей:

1. Эффективное использование информации;
2. Наличие информации о технической подготовки организации услуг;
3. Наличие информации об экономической подготовки организации услуг;
4. Наличие информации о социальном состоянии;
5. Полнота использования информационных ресурсов;
6. Информация о показателях качества осуществляемых услуг;
7. Информация об организационно-техническом уровне услуг;
8. Обеспечение полной информации между организацией и внешней средой;
9. Обеспечение полной информации между подразделениями внутри организации по вертикали и горизонтали;
10. Обеспечение полной информации между руководителем и исполнителями;
11. Своевременность доставки информации от исполнителей к руководителю;
12. Актуальность поставляемой информации от исполнителей к руководителю;
13. Высокая скорость сбора, обработки и передачи информации для эффективного принятия управленческого решения;
14. Многократное использование информации при принятии управленческих решений руководителем;
15. Адресность поставляемой информации исполнителями;
16. Получение программного обеспечения для эффективной реализации управленческого решения;
17. Использование Интернета для оперативного обмена информацией;
18. Составление баз данных для структурирования и хранения информации;
19. Сбор полной информации об организациях, осуществляемых поставку транспорта и технического оборудования;
20. Достаточность информации для определения стоимости оказываемых услуг;
21. Защита информации от несанкционированного доступа;
22. Использование новейших информационных технологий;
23. Применение процессорной технологии разработки и реализации решений;
24. Управление на базе искусственного интеллекта;
25. Унификация и организация процессов и средств сбора управленческой информации;
26. Организация потоков информации;
27. Создание информационно-телекоммуникационных систем;
28. Создание систем диспетчеризации и мониторинга;
29. Разработка системы классификаторов;
30. Хранение данных и информации в унифицированных форматах;
31. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров,
32. Организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий;
33. Разработки прогнозов, выработки стратегии;
34. Организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;
35. Применение Microsoft Office для обеспечения документационного оборота;
36. Соответствие стандартам качества ISO 9000;
37. Применение программного комплекса «Искра» (для снятия показаний на персональный компьютер в реальном времени посредством прямого присоединения оборудования к данному компьютеру и путем связи через GPRS канал дистанционно);
38. Применение программы «Минитехнолог» (для просмотра архивных данных и выдачи отчетных форм);
39. Применение программы «Телемост» (для слежения за уровнями воды в резервуарах в реальном времени);
40. Экономичность как показатель результативности;
41. Прибыльность как показатель результативности;
42. Продуктивность как показатель результативности;
43. Качество работ и услуг как показатель результативности;
44. Качество трудовой жизни как показатель результативности;
45. Снижение себестоимости работ и услуг;
46. Снижение трудоемкости процесса работ и услуг;
47. Совершенствование системы управления;
48. Разработка ценовой политики при осуществлении ремонтных работ;
49. Снижение затрат на обслуживание технического оборудования;
50. Своевременное и комплексное оказание услуг качественным техническим оборудованием;
51. Организация работы службы производственно-технического отдела;
52. Комплексная система подготовки оказания услуг (ОУ);
53. Техническая подготовка ОУ;
54. Организационная подготовка ОУ;
55. Социальная подготовка ОУ;
56. Экономическая подготовка ОУ;
57. Материальная подготовка ОУ;
58. Правовая подготовка ОУ;
59. Проектирование организационных структур управления;
60. Исполнение раннее принятых управленческих решений;
61. Учетная политика и контроль расходования технических средств;
62. Экономия финансовых ресурсов;
63. Экономия производственных ресурсов;
64. Экономия материальных ресурсов;
65. Экономия (обеспечение) трудовыми ресурсами;
66. Использование информационных ресурсов;
67. Обеспечение необходимо качества оказываемых услуг;
68. Определение норм запасов технического оборудования;
69. Определение потребностей в техническом обеспечении;
70. Определение потребности в финансах;
71. Закупка и транспортировка технического оборудования;
72. Организация разгрузки оборудования;
73. Прием и хранение оборудования;
74. Учет транспортно-заготовительных расходов;
75. Мотивация деятельности персонала;
76. Определение стоимости оказываемых услуг;
77. Организация транспортно-экспедиционного обслуживания;
78. Выбор и применение вида работ;
79. Нормирование собственных оборотных средств;

Построим дерево целей  в виде списка целей (табл. 1)

Таблица 1 – Дерево целей  в виде списка целей

Уровень	Характер цели	Декомпозиция  цели
1	2	3
0	Главная цель (ω0 )	ω0 - эффективное использование информации
1	Цель-требование (ω1)	ω11 - экономия финансовых ресурсов; ω12 - экономия производственных ресурсов; ω13 - экономия материальных ресурсов; ω14 - экономия трудовыми ресурсами
2	Цель-направление деятельности (ω2)	ω21 – снижение себестоимости работ и услуг; ω22 – снижение трудоемкости процесса работ и услуг; ω23 – снижение затрат на обслуживание технического оборудования; ω24 – совершенствование системы управления;
3	Цель-область ответственности (ω3)	ω31 - поставка материалов на рабочие места; ω32 - обеспечение необходимо качества оказываемых услуг; ω33 - проектирование организационных структур управления
4	Цель мероприятие (ω4)	ω41 - полнота использования информационных ресурсов; ω42 - своевременность доставки информации от исполнителей к руководителю; ω43 - высокая скорость сбора, обработки и передачи информации для эффективного принятия управленческого решения;
5	Цель-задача (ω5)	ω51 - планирование ω52 - исполнение ω53 - учет и контроль ω54 - регулирование
6	Цель задание (ω6)	ω61 - достаточность информации для определения стоимости оказываемых услуг; ω62 - защита информации от несанкционированного доступа; ω63 - многократное использование информации при принятии управленческих решений руководителем; ω64 - сбор полной информации об организациях, осуществляемых поставку транспорта и технического оборудования;
7	Цель-вид метода, средства (ω7)	ω71 - получение программного обеспечения для эффективной реализации управленческого решения; ω72 - сбор полной информации об организациях, осуществляемых поставку транспорта и технического оборудования; ω73 - использование новейших информационных технологий; ω74 - унификация и организация процессов и средств сбора управленческой информации; ω75 - хранение данных и информации в унифицированных форматах; ω76 - организация обратной связи (осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации); ω77 - организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий; ω78 - разработка прогнозов, выработки стратегии; ω79 - составление баз данных для структурирования и хранения информации
8	Цель-метод, средство (ω8)	ω81 - применение Microsoft Office для обеспечения документационного оборота; ω82 - применение программного комплекса «Искра» (для снятия показаний на персональный компьютер в реальном времени посредством прямого присоединения оборудования к данному компьютеру и путем связи через GPRS канал дистанционно); ω83 - применение программы «Минитехнолог» (для просмотра архивных данных и выдачи отчетных форм); ω84 – применение программы «Телемост» (для слежения за уровнями воды в резервуарах в реальном времени); ω85 - управление на базе искусственного интеллекта; ω86 - применение процессорной технологии разработки и реализации решений; ω87 -  создание информационно телекоммуникационных систем; ω88 - создание систем диспетчеризации и мониторинга; ω89  - разработка системы классификаторов; ω810 - использование Интернета для оперативного обмена информацией
9	Цель-показатель (ω9)	ω91 - действенность ω92 - экономичность ω93 - прибыльность ω94 - продуктивность ω95 - качество работы и услуг

 

2.2 Построение сетевой  модели

Дерево целей в виде списка целей далее преобразуется  в сетевую модель – графический вариант, который содержит не только распределение целей по уровням декомпозиции, но и их взаимосвязи. Как можно заметить, в табл. 2 сетевая модель является более удобной, чем список целей, для выполнения следующего по процедуре действия – составление формализованных записей альтернативных решений. На этом процедура разработки схемы дерева целей заканчивается.

В результате выполнения задания мы располагаем структурно-логической схемой (деревом целей), позволяющей рассматривать множество альтернатив. Однако чтобы воспользоваться открывающимися возможностями по поиску лучшего решения проблемы, необходимо выполнить еще целый ряд важных процедур. Прежде всего, заняться формированием концептуальных моделей объекта исследования.

На основе таблицы 1 построим сетевую модель – графический  материал, который будет содержать не только распределение целей по уровням декомпозиции, но и их взаимосвязи (табл. 2).

Талица 2 – Дерево целей  в виде сетевой модели (структурно-логическая схема дерева целей)

Уровень	Характер цели	Декомпозиция  цели
0	Главная цель (ω0)
1	Цель-требование  (ω1)
2	Цель-направление деятельности (ω2)
3	Цель-область ответственности (ω3)
4	Цель-мероприятие (ω4)
5	Цель-задача (ω5)
6	Цель-задание (ω6)
7	Цель-вид метода, средства (ω7)
8	Цель-метод, средство (ω8)
9	Цель-показатель (ω9)

Мы получили структурно-логическую схему (дерево целей), позволяющую рассматривать множество альтернатив. Однако, чтобы заняться поиском лучших альтернатив, в следующем параграфе сформируем концептуальные модели объекта исследования.

 

 

 

2.3 Составление концептуальных  моделей - альтернативных решений

проблемы

Концептуальной моделью  называется совокупность качественных зависимостей критериев оптимальности и ограничений от характеристик окружения, параметров и переменных объекта. Концептуальная модель определяет, от каких факторов зависит тот или иной показатель или выполнение условия.

Для того, чтобы составить словесные формулировки концептуальных моделей (альтернатив принятия управленческого решения), обратимся к фрагменту дерева целей, содержащему 4-8 уровней дерева целей (табл. 2).

Цель-мероприятие (ω4)
Цель-задача (ω5)
Цель-задание (ω6)
Цель-вид метода, средства (ω7)
Цель-метод, средство (ω8)

Рисунок 1 – Фрагмент дерева целей

Составим на основе рисунка 1 формализованные и словесные формулировки концептуальных моделей:

ω₄₁= ω₄₁(ω₅₁, ω₆₂, ω₇₃, ω₈₄)                                                                 (А₁)

ω₄₁ - полнота использования информационных ресурсов,       

ω₅₁ - планирование,      

ω₆₂  - защита информации от несанкционированного доступа,

ω₇₃ – использование новейших информационных технологий,  

ω₈₄ - применение программы «Телемост».

С учетом приведенного описания целей словесная формулировка концептуальной модели (A₁) может быть: планирование использования новейших информационных технологий, например, применение программы «Телемост» защитит информацию от несанкционированного доступа, обеспечив полноту использования информационных ресурсов.

ω₄₂= ω₄₂(ω₅₄, ω₆₃, ω₇₆, ω₈₂)                                                                 (А₂)