Разработка решения по открытию филиала коммерческой организации

 

2.4. Разработка дерева - решений

Анализируя выявленные проблемы и поставленные цели, можно предложить возможные решения. Для этого построим дерево-решений Рисунок 2.3.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.3. Дерево-решений

 

Из Рисунка 2.3. наглядно видно сможет ли компания достичь своих целей, чтобы решить существующие проблемы, в случае принятия каждого из решений.

2.5. Выбор альтернативы

2.5.1. Система критериев оценки альтернатив

При построении дерева - решений было предложено две альтернативы. Оценка альтернатив будет производиться путем сравнения альтернатив в принятии решения. За основание сравнения возьмем вопрос о том, какая альтернатива лучше всего отвечает данному критерию. С учетом этого обстоятельства каждой альтернативе будет присужден свой балл, в значение которого входит характер возможных последствий принятого решения. Оценка каждой альтернативы будет осуществлена в отношении каждого из критериев по порядковой (ранговой шкале). Также для оценки альтернатив будет использован метод оценки рисков.

Основным критерием оценки альтернатив будет выступать то, насколько в результате принятого решения будут достигнуты цели компании.

 

2.5.2. Выбор альтернатив по разным критериям, разными методами

Изначально проведем оценку альтернатив с помощью ранговой шкалы Таблица 2.4. Для этого напротив каждого критерия, будет проставлен ранг 0 или 1.

 

Таблица 2.4

Оценка распределения критерия по альтернативам в принятии решения

Критерии	Альтернативы
	Открывать филиал	Не открывать филиал
Сделать товары фирмы более доступными	1	0
Повысить объем продаж	1	0
Привлечь больше покупателей	1	0
ИТОГО	3	0

 

Теперь проведем выбор альтернатив по методу оценки рисков. Для этого возьмем следующие критерии: размер возможных затрат и вероятность не достижения целей.

Сначала проанализируем затраты, которые понесет компания в случае использования каждой из альтернатив.

1. В случае открытия дополнительного офиса потребуется порядка 440 000 рублей для того, чтобы арендовать новое помещение, закупить оборудование, закупить дополнительные образцы продукции и т.д. Таблица 2.5.

Таблица 2.5

Примерная смета расходов на открытие дополнительного офиса

(первый месяц)

Наименование показателя	Сумма, руб.
Аренда помещения	50 000
Дополнительные образцы продукции	70 000
Торговое оборудование	60 000
Заработная плата дополнительным работникам в количестве 5 человек	80 000
Оформление торгового зала (вывески, рекламные материалы, стенды и т.д.)	50 000
Информация в СМИ об открытии нового филиала	30 000
ИТОГО	440 000

 

При этом если компания не будет открывать дополнительный филиал, то не понесет никаких затрат, но и выручка останется на том же уровне, а может и значительно снизится.

2. В случае не достижения поставленных целей по ряду причин при открытии дополнительного филиала компании ООО «Прометей» может оказаться в проигрышном положении из-за понесенных затрат и ускорит вероятность банкротства. Если будет принято решение не открывать дополнительный офис, то ни одна из поставленных целей достигнута точно не будет и ни одна из выявленных проблем не будет решена.

 

2.5.3. Синтез выбора альтернатив по разным критериям

 

При выборе лучшей альтернативы для ООО «Прометей» следует придерживаться следующих правил:

- в плане реализации избирается та альтернатива, которая располагает максимальным количеством экспертных баллов по выделенным критериям. В данном случае это альтернатива «открывать офис» таблица 2.4;

- избирается та альтернатива, которая имеет оптимальный баланс между доходностью и риском. Оценка рисков показала, что наиболее оптимальный баланс имеет альтернатива «открыть филиал», поскольку в случае открытия филиала, есть большая вероятность достичь поставленные цели, а если филиал открыт не будет, то  цели не реализуются и вероятность банкротства повысится.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

3.1. Планирование решения

После того, как выбрана альтернатива «Открывать дополнительный филиал компании ООО «Прометей», необходимо тщательно спланировать  ход его реализации.

Данное решение является оперативным (краткосрочным), поскольку на открытие филиала потребуется от 1 до 3 месяцев. Поскольку товары для бань и саун не носят сезонный характер, то никакой привязки к времени года по срокам не будет. Таким образом, открытие дополнительного филиала может проходить в обычном плановом режиме. В тоже время нельзя затягивать с реализацией решения, так как чем быстрее у фирмы появятся конкурентные преимущества и новые покупателе, тем быстрее она сможет стабилизировать свое экономическое положение.

Итак, для реализации данного решения разумно будет утвердить срок 1 месяц.

Сфера реализации решения – экономическая.

Для реализации решения об открытии дополнительного филиала ООО «Прометей» потребуется:

1. Обеспечить четкое понимание исполнителем, что именно от него требуется (поставив цель, расписав вместе или обсудив план, работая по показателям, проводя совещание);

2. Обеспечить способность к исполнению этой роли. Речь идет не о врожденных, а о приобретенных способностях, т.е. знаниях, умениях, навыках. Обеспечиваем путем отбора или обучения;

3. Обеспечить мотивацию, т.е. убедительный ответ на вопрос «Почему?» или «Зачем?» исполнитель должен это исполнять. Ответ может быть внутренним (мотивация) или внешним (стимул);

4. Обеспечить необходимые условия работы (ресурсы, информация, время, полномочия).

2. Согласование и утверждение решения

После того, как решение выбрано и спланировано, его необходимо обсудить, согласовать с высшим руководством и утвердить. В ООО «Прометей» директор по продажам должен будет совершить вышеперечисленные действия с генеральным директором компании.

Утвержденное решение соответствующим образом необходимо документально оформить.

   Оформление решения  предполагает выбор его формы (распоряжение, приказ), окончательную  формулировку его текста и  определение момента принятия (дата  подписания документа руководителем). Формулировать решение должен также директор по продажам, поскольку именно он его готовил. Форма решения будет выбрана генеральным директором. Поскольку решение носит общий характер (задействован будет не один отдел), то его необходимо оформить в виде приказа. С момента подписания решения генеральным директором ООО «Прометей» оно приобретет директивный характер.

Поскольку решение об открытии дополнительного филиала ООО «Прометей» является сложным, по каждой группе работ генеральный директор, предварительно согласовав решение с директором по продажам, назначает ответственных исполнителей. При этом учитываются квалификация, деловые качества, стиль работы каждого из назначаемых. Ответственные исполнители будут наделены необходимыми правами (формирование группы, принятие оперативных и технических решений, контроль за работой подчиненной группы) и на них будет возлагаться ответственность за своевременное и качественное выполнение порученной задачи. Для выполнения данного решения ответственными исполнителями будут назначены руководители подразделений (начальник отдела рекламы, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер и т.д.).

   Ответственные исполнители  по каждой работе должны будут составить организационный план. Директор по продажам разрабатывает сводный организационный план выполнения решения, который утверждается генеральным директором и вместе с приказом будет доведен до всех исполнителей и других заинтересованных сторон. Одновременно осуществляется и передача его на исполнение.

Можно привести пример того, как будет выглядеть сводный организационный план по решению открыть дополнительный  филиал ООО «Прометей» Таблица 3.1.

Таблица 3.1

Сводный организационный план по реализации решения об открытии дополнительного филиала ООО «Прометей»

Задача	Ответственный	Сроки выполнения
Выбор и аренда нового помещения	Директор по продажам - ФИО	2 недели
Подготовка договора аренды	Юридический отдел	2 недели
Закупка нового торгового оборудования	Отдел снабжения	3 недели
Подготовка образцов товаров	Отдел продаж, отдел снабжения	3 недели
Доставка оборудования и товаров в новый филиал	Транспортный отдел	До ___ числа
Информация в СМИ об открытии нового филиала	Отдел рекламы	В течение 1 месяца
Оформление  помещения нового филиала	Отдел рекламы	В течение 1 месяца
Своевременная оплата всех счетов связанных с открытием дополнительного филиала	Бухгалтерия	По мере поступления
Набор персонала для работы в дополнительном филиале	Отдел кадров, директор по продажам	3 недели
Инструктаж нового персонала	Отдел кадров, директор по продажам	3 недели
Координация выполнения сводного плана	Директор по продажам, генеральный директор

 

   На основе организационного  плана будет вестись оперативная   работа   по   решению   каждой отдельной задачи.

 

3. Контроль реализации решения

Организация контроля за исполнением решения – второй этап фазы реализации решения. Контроль позволяет обеспечивать своевременное выявление и предупреждение отклонений от принятой программы.

Контроль – это система мер, направленных на оценку проделанной работы, выявление отклонений и их причин, их предупреждение, устранение выявленных отклонений. Задачи контроля состоят также в критическом анализе причин отклонения, разработке мероприятий по их устранению.

Контроль в ООО «Прометей» следует организовать так, чтобы он носил в основном профилактический характер, чтобы для его осуществления не требовались большие затраты.

В этой связи важно четко продумать организационную структуру контролирующих органов. Контроль должен осуществляться тем должностным лицом, которое, будучи достаточно компетентным, заинтересовано в выполнении решения, в ООО «Прометей» это директор по продажам.

Очень важно, чтобы информация о выполнении решения была своевременной, достаточной, достоверной и представлялась в форме, удобной и понятной контролирующему органу. В связи с этим каждый 2 дня будут устраиваться утренние собрания, на которых каждый из ответственных лиц будет отчитываться о проделанной работе и проблемах, с которыми столкнулись.

Практическая трудность в осуществлении контроля за исполнением решений состоит в том, что приходится контролировать исполнение сразу нескольких решений. Поэтому в ООО «Прометей» для контроля реализации решения об открытии дополнительного филиала целесообразно создание специальных систем контроля. Наиболее эффективная и доступная из них – ведение картотеки. Необходимо завести карточки на каждое подрешение (набор персонала, поиск и аренда помещения, закупка оборудования и т.д.). В них будут указаны исполнители и сроки исполнения по каждой задаче, ответственный исполнитель и общий срок выполнения решения, а также будут графы, в которых проставляются отметки о проверках и их результатах, сроках переноса исполнения и т. д. Цвет карточки может говорить о срочности, важности решения.

 

4. Оценка эффективности решения

На последнем этапе необходимо проверить эффективно ли предложенное управленческое решение по открытию дополнительного филиала ООО «Прометей». Будут ли достигнуты поставленные цели и решены существующие проблемы. Представим данные об объемах продаж и общей прибыли, потоки денежных средств, период окупаемости вложений.