Проведение аудита

- язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей организации, что достигается посредством собственных навыков аудитора или при поддержке технического эксперта.

Установление  предварительного контакта с проверяемой организацией.

Предварительный контакт с проверяемой организацией (или же с проверяемым подразделением при внутреннем аудите) может носить формальный или неформальный характер и должен быть установлен теми, кто несёт ответственность за управление программой аудита, или руководителем группы по аудиту.

Проведение  анализа документов.

     До  проведения аудита "на месте" документация проверяемой организации должна быть проанализирована для определения соответствия системы в её задокументированном виде критериям аудита. Такая документация может включать соответствующие документы системы менеджмента, записи и предыдущие отчёты по аудиту. При анализе необходимо учитывать размер, характер и сложность проверяемой организации, а также цели и объём аудита. [1] 
 
 
 
 
 
 

     3.2. Подготовка и проведение аудита « на месте».

     Третий  этап проведения проверки — подготовка к проведению аудита на местах:

1) Подготовка плана аудита.

Руководитель  аудиторской группы должен подготовить  план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Степень подробности плана должна отражать объем и сложность аудита. Так, подробности могут быть различными для первоначального и последующего аудита, а также для внутреннего и внешнего аудита. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах. План аудита должен содержать следующее :

а) цели аудита;

б) критерии аудита и любые справочные документы;

в) объем  аудита, включая идентификацию организационных  и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке;

г) дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту;

д) ожидаемое  время и продолжительность действий по аудиту на местах,

включая совещания с руководством проверяемой  организации и совещания аудиторской  группы;

е) роли и обязанности членов аудиторской  группы и сопровождающих лиц;

ж) выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.

     План  должен быть проанализирован и принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации до начала проведения аудита на местах. Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, проверяемой организацией и заказчиком аудита. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован вовлеченными сторонами до продолжения аудита;

2) Распределение обязанностей в аудиторской группе .

 Руководитель  аудиторской группы путем консультаций  с аудиторской группой должен  установить ответственность каждого  члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а так же различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения;

3) Подготовка рабочих документов.

Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:

а) контрольные  перечни (чек-листы) и планы выборки  для аудита;

б) формы  для регистрации информации, такой, как дополнительные

свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний.

Четвертый этап проверки — проведение аудита на местах:

1) Проведение вступительного совещания .

 На  вступительное совещание (начальную  встречу), которое обычно проходит  в актовом зале, собираются руководители  отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа; начинает совещание генеральный директор; он представляет присутствующим главного эксперта; после этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки.[5].

2) Связь в процессе проведения аудита. В зависимости от объема и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита.

     Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами.

     Свидетельства, собранные при аудите, которые  предполагают немедленный и значительный риск (например, безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой  организации и, если применимо, заказчика  аудита. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации.

     3) Сбор и проверка информации . В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством

аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства  аудита основываются на выборке из имеющейся информации.

Методы  сбора информации включают:

- опрос, который является одним из важных средств сбора информации. Его проводят с учетом ситуации и собеседника.

- наблюдение за выполнением профессиональных обязанностей необходимо для того, чтобы сформулировать результаты оценки соответствия или несоответствия установленным требованиям в виде заполненных форм регистрации несоответствий или уведомлений;

- анализ документации осуществляют путем проверки соответствия документированных процедур, используемых на рабочих местах, тем, которые официально установлены в системе менеджмента. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3. Завершение аудита  и подготовка отчетности.

     Свидетельства аудита должны быть оценены по критериям  аудита с тем, чтобы получить наблюдения аудита. Наблюдения аудита могут указать  на соответствие или несоответствие критериям аудита. В тех случаях когда это установлено целями аудита, наблюдения аудита могут идентифицировать возможности для улучшения.

     Группа  по аудиту должна собираться, когда  это необходимо, для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах аудита.

     Должен  быть проведён анализ соответствия критериям  аудита с указанием подразделений, функций или процессов, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения аудита и их свидетельства должны протоколироваться.

     Несоответствия  и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с соответствующими представителями проверяемой организации, чтобы получить подтверждение точности свидетельства аудита и того, что несоответствие понято. Необходимо всеми способами устранить разногласия во мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам аудита, неразрешённые вопросы должны протоколироваться.

     Подготовка  заключения по результатам  аудита.

     Группа  по аудиту до заключительного совещания  должна встречаться для того, чтобы:

а) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, для определения соответствия целям аудита;

б) согласовать  заключения по результатам аудита с  учётом элемента неопределённости, присущего  процессу аудита;

в) подготовить  рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

г) обсудить последующие аудиты, если это включено в план аудита.

Заключения  по результатам аудита могут охватывать следующее:

а) степень  соответствия системы менеджмента  критериям аудита;

б) результативность внедрения, функционирования и улучшения системы менеджмента;

в) способность  процесса анализа со стороны руководства  обеспечивать постоянную пригодность, адекватность и результативность системы  менеджмента, а также её улучшение.

Это установлено  целями аудита, заключения по результатам аудита могут содержать рекомендации относительно улучшений, деловых взаимоотношений, сертификации/регистрации либо дальнейшей деятельности по аудиту.

     Проведение  заключительного  совещания.

     Заключительное  совещание, проводимое под председательством руководителя группы по аудиту, должно быть проведено для представления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией. Также необходимо согласовать с проверяемой организацией, если это приемлемо, сроки представления плана корректирующих и предупреждающих действий.

     На  заключительном совещании должны быть представители проверяемой организации, заказчика аудита, а также других сторон. При необходимости руководитель группы по аудиту должен сообщить представителям проверяемой организации о препятствиях, возникших при проведении аудита, которые могли снизить доверие к заключению по результатам аудита.

     В некоторых случаях, например при  внутреннем аудите малой организации, заключительное совещание может состоять только из информирования о наблюдениях аудита и заключениях по результатам аудита.

     В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих.

     Любые разногласия по наблюдениям и  заключению по результатам аудита между  группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, при возможности, разрешены, если нет единого решения, все мнения должны быть запротоколированы.

     Должны  быть представлены рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита. Должно быть подчёркнуто, что эти  рекомендации необязательны.[5] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

     Аудит – это комплекс, включающий сбор информации для проведения независимой оценки на основе признанного стандарта качества с целью общего улучшения системы менеджмента, увязанное с целями бизнеса. Проведение аудитов – это не только критический аспект соответствия СМК, оно также обеспечивает максимальное использование преимуществ внедрения ГОСТ Р ИСО 9001–2001.

     Аудит представляет собой планомерный  сбор информации из различных источников и её анализ с той целью, чтобы  выявить, всё ли в организации  делается так, как следует.

     Проведение  аудитов является существенной частью любой хорошей системы менеджмента. Это обеспечивает на регулярной основе гарантии того, что системы адекватно работают, и они понятны работающим с ними персоналу.