Проведение аудита

- частоты проведения аудитов;

- количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;

- стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев аудита;

- потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;

- результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;

- языковых, культурных и социальных аспектов;

- мнения заинтересованных сторон;

- существенных изменений в организации или ее деятельности.[1] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Ответственность,  необходимые ресурсы  и процедуры, ведение  записей, мониторинг  и анализ при  проведении аудита  качества.

     Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько  лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

     Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

- устанавливать цели и объем программы аудита;

- устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;

- обеспечивать выполнение программы аудита;

- обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

- отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

     При определении ресурсов для программы  аудита необходимо учитывать следующее:

- финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

- методы аудита;

- процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;

- наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;

- объем программы аудита;

- время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

     Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

- планирование и составление графиков аудитов;

- обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

- выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

- проведение аудитов;

- проведение последующих аудитов, если это требуется;

- ведение записей программы аудита;

- мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;

- отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.

     Записи  ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:

а) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:

- планы  аудита;

- отчеты  по аудиту;

- отчеты  о несоответствиях;

- отчеты  по корректирующим и предупреждающим  действиям;

- отчеты  по последующим аудитам (при  необходимости).

b) результаты  анализа программы аудита;

c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему  аудит, и освещающие такие вопросы, как:

- оценивание  компетентности аудитора и его  работы;

- формирование  группы по аудиту;

- поддержание  и повышение компетентности.

     Записи  должны храниться и надлежащим образом  защищаться.

     Выполнение  программы аудита должно отслеживаться  и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.

     Показатели  эффективности должны быть использованы для мониторинга таких характеристик, как:

- способность  групп по аудиту выполнить  план аудита;

- соответствие  программам аудита и графикам;

- обратная  информация, поступающая от заказчиков  аудита, проверяемых и аудиторов.

     Анализ  программы аудита должен учитывать, к примеру, следующее:

- результаты и тенденции, получаемые путем мониторинга;

- соответствие процедурам;

- растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон;

- записи программы аудита;

- альтернативные или новые методики в области аудита;

- согласованность действий различных групп по аудиту в одинаковых ситуациях.

     Следствием  результатов анализа программы  аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также  улучшение программы аудита.[1]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Проведение аудита.

3.1. Планирование и  подготовка к аудиту.

     Планирование  и проведение аудитов является составной  частью программы аудита. На рисунке 2. показано общее представление  типичной деятельности при проведении аудита.

     

Рисунок 2 - Типовая схема проведения аудита.

     Понимание области распространения аудита и его целей является важным аспектом при составлении плана аудита, так как аудит – это процесс, включающий в себя взаимодействие между  аудитором и аудитируемым, команде аудиторов необходимо знать ключевых игроков организации. Списки фамилий и должностей не всегда помогают разобраться в вопросе, поскольку из названия должности зачастую нельзя выяснить круг обязанностей и степень ответственности человека, эту должность занимающего.[1]

     Аудит – это не только работа с документами, аудитору необходимо понимать суть документов, требуемых для проведения аудита. Такие документы могут быть следующими:

- стандарты;

- руководство  по качеству;

- процедуры,  документы по процессам и рабочие  инструкции;

- список руководящего (ответственного) персонала компании;

- брошюры  и каталоги;

- контракты;

- спецификации (технические условия).

     Случается, что существенным препятствием в  планировании процесса аудита является подбор подходящей команды. Ведь это означает совместить в единое целое различные навыки, индивидуальные особенности, а также отвечающих требованиям и независимых людей. Некоторые члены команды могут не быть специалистами в области ISO 9001, да и вообще в процессе аудита, но оказаться техническими специалистами, в частности, там, где рассматриваются сложные процессы. Любой аудит – это взаимодействие двух языков: технического языка бизнеса и языка человеческого общения. Используя специалистов можно овладеть первым и справиться с другим.

     Основные  пункты плана аудиторской проверки представляют собой организационно-распорядительные вопросы, например, следующие:

- дата; - время; - продолжительность; - количество аудиторов; - месторасположение; - схема перемещения; - мероприятия по обеспечению безопасности и парковки.

     Отчёты  об аудиторской проверке также должны быть рассмотрены на стадии планирования.

Инициирование аудита. Назначение руководителя группы по аудиту.

     Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита. В случае когда проводится совместный аудит, важно до начала аудита достичь соглашения между проверяющими организациями относительно ответственности каждой организации и, в частности, относительно назначения руководителя группы по аудиту.

Определение целей, области и критериев аудита.

     В контексте общих целей программы  аудита каждый отдельно взятый аудит  должен быть основан на документированных  целях, области и критериях. Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

- определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или её частей критериям аудита;

- оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;

- оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;

- идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

     Область аудита описывает его объём и  границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

     Критерии  аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политику, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

     Цели  аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы  заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами

программы аудита. Любые изменения целей, области  или критериев должны согласовываться  этими же сторонами.

Определение выполнимости аудита.

Выполнимость  аудита должна быть определена с учётом наличия следующего:

- необходимой и соответствующей информации для планирования аудита;

- адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации;

- достаточного времени и ресурсов.

Формирование  аудиторской группы.

     После того как будет признана возможность проведения аудита, необходимо сформировать группу по аудиту с учётом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее:

- цели, область, критерии и продолжительность аудита;

- вид аудита (совместный или комплексный);

- общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

- законодательные, нормативные и контрактные требования, а также требования органов по аккредитации/сертификации там, где это применимо;

- требования по обеспечению независимости группы по аудиту от деятельности, которая должна проверяться, и по исключению конфликта интересов;

- способность членов группы по аудиту результативно сотрудничать с проверяемой организацией и вместе работать;