Принципы и процесс диагностики систем управления

Анализ внутренней среды:

• анализ маркетинга;
• анализ людских ресурсов;
• анализ технических и технологических ресурсов;
• анализ проведения НИОКР;
• анализ выпускаемой продукции;
• анализ существующей организационной структуры;
• анализ финансового состояния организации;
• оценка территориального расположения.

Установление стратегических целей начинают с анализа информации о внешних и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического  управления прогноз изменений внешних  условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные ранее.

Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели, необходимо установить, насколько  обоснованно она выбрана и  насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.

Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики — обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной  диагностики:

- руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);

- определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;

- определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;

- сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;

- анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:

• рентабельность капитала;
• производительность;
• степень ликвидности.

Систему оперативной  диагностики используют для поддержания  оперативных решений по недопущению  кризисного состояния.

Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием  и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.

Так же в зависимости от объекта диагностику подразделяют еще на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики  финансово-хозяйственного состояния  организации:

- объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;

- постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;

- прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Исходя из этого можно  сказать, что главной целью анализа  финансово-хозяйственного состояния  организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.

Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

- проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);

- объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);

- комплексная оценка хозяйственной деятельности;

- анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;

- анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;

- оценка эффективности функционирования производственных подразделений;

- обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

- анализ труда и заработной платы;

- анализ эффективности использования материальных ресурсов;

- анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;

- анализ себестоимости продукции;

- анализ прибыли и рентабельности;

- анализ финансового состояния;

- выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);

- испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики  организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.

Источники информации для диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники информации:

• бухгалтерский учет и отчетность;
• статистический учет и отчетность;
• управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и  отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия может проводить независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.

Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники  информации:

- материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;

- данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

- результаты проверок налоговой службы;

- материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;

- средства массовой информации;

- внутренние документы и переписка со сторонними организациями;

- сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.

 

4. Свойства и принципы диагностики систем управления

 

Для того, чтобы диагностика  обеспечивала достижение целей системы  управления, она должна обладать несколькими  важными свойствами.

Стратегическая направленность диагностики.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная  сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект» никогда не должна служить критерием для решения — нужно ли вводить механизм диагностики.

Ориентация на результаты.

Конечная цель диагностики  состоит не в том, чтобы собрать  информацию, установить стандарты и  выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.

Соответствие виду деятельности.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать контролируемому виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм диагностики может скорее маскировать, а не собирать практически важную информацию.

Своевременность диагностики.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается  не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением  измерений или оценок, который адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала диагностики определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной диагностики — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

Гибкость диагностики.

Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика  становится ненужной. Диагностика, как  и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.

Простота диагностики.

Как правило, наиболее эффективная  диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех  целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее — такая система диагностики не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой диагностики и реализующих ее.

Экономичность диагностики.

Очень редко стремятся  достичь при помощи диагностики  полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств. Таким образом, если суммарные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему диагностики вообще или ввести менее тщательную диагностику. Вообще, поскольку в диагностике скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.

Принципы диагностических  исследований.

Основой организации  диагностических исследований должны служить принципы, реализация которых  позволит обеспечить повышение эффективности  проводимых работ. К их числу относятся  принцип ключевого звена, системности, причинно-следственного соответствия.

Принцип ключевого  звена. Выделение ключевых проблем и основных причин, обуславливающих проблемную ситуацию составляет один из принципов диагностического исследования. Данный принцип достигается путем декомпозиции функций и целей логистической системы, классификации проблем, определения приоритетности отдельных факторов при оценке проблем.

Принцип системности. Системность в диагностическом исследовании означает всестороннее и взаимосвязанное изучение проблем управляющей системы и выявление всех последствий и взаимосвязи каждого частного решения проблемы.