Порталы как инструмент управления

Порталы  как инструмент управления 
 
 

Ключевыми  вопросами, от решения  которых зависит  качество работы  портала, являются  выбор подходящего  решения и функциональных  возможностей современных  портальных технологий. 
 

Трудности:

• наличие множества информационных систем, слабо связанных между собой;
• обилие и сложность различных интерфейсов для доступа к информации, многообразие форматов данных, отсутствие универсальных механизмов поиска интересующих сведений;
• отсутствие единого информационного хранилища;
• одновременно с электронными сосуществуют «бумажные» процессы, не поддерживаемые информационными системами.
• если в  организации присутствует много региональных подразделений.

Портал  – это среда для разработки,

установки  и запуска различных Web

приложений, с одной стороны, и для

унифицированного, управляемого и

администрируемого  доступа

пользователей  к различным

информационным  ресурсам и

сервисам  – с другой.

Корпоративные  порталы могут  быть : 
 

• горизонтальными, то есть охватывающими весь  объем информации, приложений и  процессов предприятия;
• или вертикальными – сосредоточенными на специфическом бизнес-процессе, функции или приложении.

Их также  можно классифицировать в соответствии  с решаемыми задачами:

• исполнительные порталы;
• порталы управления;
• порталы разработчиков;
• порталы знаний;
• порталы коммерческой информации.

Web-интеграция  – совокупность технологий и

процессов, которая позволяет собирать

разнородную  информацию из различных

источников  и визуализировать ее в «одном

экране».

Суть  и смысл портала состоит в  том, чтобы с

помощью  технологий Web-интеграции

обеспечить  контроль над всеми

информационными  процессами.

Базовые составляющие портала: 
 

• модульная  структура, позволяющая эффективно  управлять представлением и структурой  информации;
• различные механизмы, упрощающие дальнейшую работу с содержимым хранилища;

Достоинства внедрения портала: 
 

• Разделение  данных по «месту использования»  в организации;
• гибкость решения и расширенные возможности по индивидуальной настройке под информационные потребности каждого пользователя;
• единый доступ к документам, общие базы данных, информационный обмен, отслеживание  изменений ключевых параметров;

    Портал – более универсальное, гибкое, многофункциональное средство создания и управления контентом, чем сайт. Например, используя портальные технологии, можно организовать автоматическое размещение информации в сети intranet, причем процессы публикации будут эффективно организованы с учетом принятой модели безопасности в организации. 

Портал и Сайт в чем отличие? 

Одно из ключевых  отличий портала от сайта состоит  в механизмах информационного наполнения и поддержания актуальности данных.

Существующие  сайты можно разделить на два  основных типа:

• Много информации, мало изменений. Это сайты предыдущей эпохи, иногда с тысячами страниц, наполнение которых происходило (и происходит) вручную. Они на первый взгляд производят хорошее впечатление, но требуют глобальной технологической перестройки, которая должна обеспечить автоматическую публикацию информации из других систем и переход на оказание сервисов через сайт.
• Много информации, много изменений. Это порталы, то есть «ворота во внутреннюю информационную среду организации». Для внешнего пользователя они выглядят как сайты, но при этом позволяют автоматически публиковать информацию, выполнять смежные задачи – организовывать мероприятия, совместную работу, ведение графиков и календарей и т. п.

Интеграция  на основе порталов 
 

Интеграция  портала с системами электронного  документооборота, управленческого  анализа и аналитическим ПО  – это дополнительные возможности, соответствующие информационные  системы, где портал играет роль  «своеобразного фронтального экрана». На нем пользователь может  видеть всю требуемую ему информацию.

Составляющие:

• серверы интеграции приложений ;
• Средства OLAP-анализа;
• data Mining;
• представление сводных данных из различных корпоративных приложений;

Внедрение  портала позволяет выделить общие  для нескольких ИТ-систем процессы  и базы данных, к которым они  обращаются, и на этой основе  связать их в единое целое. 
 
 

Портальные возможности для пользователя 
 

Для отдельного  пользователя портал – это единое средство доступа к корпоративным приложениям, информации и процессам. Это своего рода виртуальный рабочий стол, «единое окно», настроенное в соответствии с требованиями каждого сотрудника и доступное из любой точки благодаря Web-технологиям.

• единая среда, ориентированная на решение конкретной задачи;
• эффективное решение проблемы доступа;
• у каждой ИТ-подсистемы своя модель идентификации
• настройка интерфейса портала с учетом

привычек и  навыков пользователя

Преимущества для организации за счет внедрения портала 
 

• согласование  документов;
• единая и постоянно обновляемая база данных корпоративной информации, сформированная в соответствии с организационной структурой и поддерживающая разделение прав доступа;
• Внутренние информационные ресурсы оказываются интегрированными по принципу «одного окна»;
• создание удобных сервисов, позволяющих минимизировать «бумажную» работу.

Таким  образом , портал  позволяет:

• добиться снижения совокупной стоимости владения решением;
• повысить качество управления и контроля деятельности компании;
• сократить расходы на сопровождение пользователей и администрирование;
• А также сократить время, затрачиваемое сотрудниками на коммуникацию в 2-2,5 раза.

Выбор решения и затраты на внедрение 
 

Основные  причины создания  портала:

• необходимо обеспечить контроль исполнения и доведение поручений до сотрудников во всех подразделениях;
• требуется сократить время принятия решений руководителем, не упрощая при этом регламент процесса;

 

Критерием выбора  выступает полезная отдача от  внедрения

портала – она  может быть связана со снижением  затрат на

технологическую инфраструктуру  и персонал, с повышением

производительности  труда за счет сокращения времени  поиска

информации и принятия  адекватных «информационных» решений.

Внедрение портала  на базе промышленной, стабильной  и

масштабируемой технологической  платформы создает основу для

дальнейшего развития  ИТ-системы. 
 
 
 

Расходы на внедрение портала: 
 

• затраты на  разработку портала;
• на создание или модернизацию аппаратной и коммуникационной инфраструктуры;
• на приобретение лицензий;
• косвенные расходы.

Основные трудности внедрения портала и пути их преодоления 
 

Категории  проблем внедрения:

• Организационные;
• Экономические;
• Технические.

 

Для решения  проблем первой категории  во-первых  необходима

Заинтересованность  руководства компании, определение  лица,

ответственного  за внедрение  и дальнейшую  работу портала. Во-вторых,

необходима подробная  регламентация всех процессов  работы с

порталом, подготовка  соответствующих приказов и распоряжений.

Следующими по  значимости идут трудности, связанные  с

необходимостью  преодолеть инерцию конечных  пользователей, заставить

сотрудников  использовать созданный портал  в своей работе. С этой

целью на портале  можно реализовать полезные и  необходимые каждый

день функции, например телефонный справочник  организации или

доступ к библиотеке  нормативных документов