Понятие и сущность коммуникации

Неудовлетворительная  структура организации 

Структура организации - эта логическая взаимосвязь уровней  управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации  продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. К другим аспектам, которые могут вызвать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а так же способ организации власти и распределения задач. Ясно, что плохо разработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации. 

4. Способы совершенствования  коммуникационных процессов в  

организации 
 

Следующие принципы являются полезными для организации  эффективной коммуникации, так как  они концентрируют внимание на четырех  решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности  организованных усилий и использование  преимуществ неформальной организации. 

Принцип ясности 

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении  для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание  по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким  языком и передано таким образом, что может быть понято получателем. 

Принцип целостности 

Управленческие сообщения  скорее являются средствами, чем конечными  целями. 

Принцип целостности  состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия. 

Принцип стратегического  использования информационной организации 

Характер этого  ключевого принципа заключается  в следующем: наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию  в дополнение к коммуникации формальной организации. 

В межличностных  коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным. 

Умение слушать. Ясность  идей. Эффективное общение невозможно без умения слушать. Прояснение идей перед их передачей означает, что  вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать  объектами передачи. 

Язык жестов и  интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы  не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые  не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности  и понимания ваших слов. 

Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное  применение эмпатии может заметно  уменьшить возможность неверного  понимания при декодировании  сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией  подразумевает также поддержание  открытости в разговоре. 

5. Установление обратной  связи 
 

Обратная связь  важна, поскольку дает возможность  установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано  в том смысле, который вы изначально ему придали. 

Существует ряд  способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще  один способ установления обратной связи  заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые  как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь  можно установить также путем  контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается  то, что вы намеревались сообщить. 

В организационных  коммуникациях основным является совершенствование  информационного потока. Вот некоторые  конкретные способы совершенствования  информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер. 

Регулирование информационных потоков 

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. 

Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих  информационных потребностей, а также  других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что  такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. 

Управленческие действия 

Регулирование информационного  потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию  обмена информацией. Есть и другие. 

Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых  приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также  по своему усмотрению предпочесть вариант  периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация  и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования  информационного обмена. 

Системы обратной связи 

В той же мере, в  какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать  и системы обратной связи, создаваемые  в организации. Такие системы  составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной  части организации в другую с  целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант  системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения  информации от руководителей и рабочих  буквально по сотням вопросов. 

Системы сбора предложений 

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. 

Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу  вверх. Чаще всего такая система  реализуется в варианте ящиков для  предложений, куда работники фирмы  могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно  организовать по-другому. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи  предусматривает создание группы руководителей  и рядовых работников, которые  встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще  один подход основан на кружках качества, а так же группах неуправленческих работников, которые еженедельно  собираются для обсуждения предложений  по усовершенствованиям. 

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации 

Относительно крупные  организации, как правило, издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут  входить статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые  намечено предложить потребителям в  скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников. 

6. Современная информационная  технология 
 

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. 

Персональный компьютер  уже оказал огромное воздействие  на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие  рассылают и получают. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. 

Кроме того в настоящее  время огромную роль в распространении  информации играет глобальная сеть Интернет. Компании соблазняют быстрота, дешевая  глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети «Интернет». Они рассматривают ее как дополнение к своим собственным локальным  сетям. При низкой стоимости услуг (зачастую это только фиксированная  ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам  многих европейских стран. 

В архивах свободного доступа сети «Интернет» можно найти  информацию практически по всем сферам человеческой деятельности. Кроме всего  «Интернет» предоставляет уникальные возможности дешевой, надежной и  конфиденциальной глобальной связи  по всему миру. Это оказывается  очень удобным для фирм имеющих  филиалы по всему миру, транснациональных  корпораций и структур управления. Обычно это обходится гораздо  дешевле прямой компьютерной связи  через спутниковый канал или  через телефон. 

Электронная почта - самая распространенная услуга сети «Интернет». 

Сообщение, посланное  по электронной почте дойдет до адресата за несколько часов, а то и секунд, в то время как обычное письмо может идти несколько дней и даже недель. 

7. Модальности человека  и эмоции в коммуникации 

· визуальная (внешняя  и внутренняя информация представляет собой комплекс зрительных образов); 

· аудиальная (при  этом информация представляет собой  комплекс звуков); 

· кинестетическая (информация представляет собой комплекс ощущений: вкус, осязание, обоняние и другие ощущения тела). 

Каждый человек  способен передавать информацию, используя  визуальную, аудиальную и кинестетическую  модальности. Необходимое условие  эффективной коммуникации -- передача информации в той модальности, в  которой готов ее воспринимать партнер  по коммуникации. 

Отсюда ясно, что  полезно научиться определять доминантную  модальность собеседника. Одним  из индикаторов модальности являются так называемые словесные предикаты, т.е. слова и выражения, характерные  для данного человека: 

· предикаты визуальной модальности -- представьте, видишь, какая  прекрасная, ярко, красиво, прозрачно, прекрасно, посмотрите, мне кажется, вижу и т.п.; 

· предикаты аудиальной модальности -- послушайте, созвучно, громко, тихо, хрустящий, логично и т.п.; 

· предикаты кинестетической  модальности -- легко, чувствовать, тяжело, тепло, уютный, мягкий, притрагиваться и т.п. 

Еще одним индикатором  модальности являются глазные сигналы  доступа. По движению глаз партнера по коммуникации можно определить, в  какой модальности происходит у  него процесс обработки информации. 

Условно поле зрения партнера по коммуникации, смотрящего на вас, можно разделить на 9 зон, показанных (Приложение 4). Если вы задаете  партнеру вопрос, связанный с воспоминанием, в первые мгновения при активизации  памяти его глаза делают непроизвольное движение -- это и есть глазной  сигнал доступа. Доминантная модальность  и определяет, в какую из 9 зон  происходит это движение. 

Аналогичную роль играют эмоциональные фильтры, т.е. те эмоции, которые вами владели непосредственно  перед актом коммуникации. Так, отрицательные  эмоции заставляют нас смотреть на все происходящее через «темные  очки», а положительные -- через «розовые». 

Заключение 
 

В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на деятельность организации различные  коммуникационные каналы и средства. Были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование  на предприятии. В наше бурное время  информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все  мы живем, обмениваясь информацией  друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. 

Проанализировав работу я хотела бы предложить следующее  пути совершенствования: 

1) Выбор средства  сообщения не должен ограничиваться  единственным каналом. Необходимо  как можно чаще использовать  большее число каналов в сочетании  для передачи сообщений. Процесс  усложняется, поскольку отправителю  приходится устанавливать последовательность  их использования и определять  временные интервалы в последовательности  передачи информации.