Понятие и сущность коммуникации

Содержание

Введение

I. Коммуникации в  управлении

1. Функции и классификация  коммуникаций

2. Каналы коммуникаций

3. Основные проблемы  коммуникаций в менеджменте

4. Способы совершенствования  коммуникационных процессов в  организации

5. Установление обратной  связи

6. Современная информационная  технология

7. Модальности человека  и эмоции в коммуникации

Заключение

II. Проанализировать  организационную структуру предприятия  (организации) по выбору студента 

1. Характеристика  организации 

2. Организационная  структура предприятия 

3. Анализ организационной  структуры предприятия 

Список используемых источников 

Приложения 

Введение 
 

Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение  людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой  организованной группы людей. 

Коммуникация - это  средство, с помощью которого в  единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели. 

Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции  руководства и лидерства. 

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы  сформулировать цели организации и  достичь их, качество обмена информацией  может прямо влиять на степень  реализации целей. Это означает, что  для успеха индивида и организаций  необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. 

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного  и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 

В своей работе я  попытаюсь выявить, какие функции  выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в менеджменте  и какими способами можно сделать  коммуникации эффективными. 

I. Коммуникации в  управлении 
 

1. Функции и классификация  коммуникаций 
 

В самом широком  смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние  на деятельность таким образом, чтобы  достичь процветания предприятия. 

Существует две  основные функции коммуникации: информационная и личностная. 

Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две  функции теснейшим образом связаны  друг с другом. 

Взаимодействие личностей  в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам  не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям. 

Классификация коммуникаций 

Коммуникации можно  классифицировать по множеству различных  показателей. 

По отношению к  организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние (Приложение 1). Они отражают целостность управляемой  системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими  объектами. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с  помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В  сфере отношения с общественностью  первостепенное внимание уделяется  созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в  этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах  любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также  приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и  т.д. Используя лоббистов и делая  различные взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация  пытается влиять на содержание различных  законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями  лиц, работающих по найму. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события  и факторы внешнего окружения. Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким  путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых  процедурах и т.д. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Передача информации с  низшего уровня на высший может существенно  влиять на производительность. 

Коммуникации по восходящей также выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. 

Коммуникации с  рабочей группой в целом позволяют  руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритета хот дела, о том, как следовало  бы работать вместе, о предстоящих  изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о  недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского  характера. 

Коммуникации могут  быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные  интересы, которые и определяют множественность  его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой  специализации деятельности или  очень ограниченных полномочиях. Это  часто отражает и определенный стиль  управления: управление по ограниченному  составу проблем или суженной задаче. 

Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной  и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все его  связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой. Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о  широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. 

Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления  информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации. 

Коммуникации могут  быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот и другой их вид может  играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в  другом - напротив, неустойчивые. 

Все зависит от того как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения, как они влияют на процесс разработки управленческих решений. Конечно, понятие  устойчивости коммуникаций имеет условный характер. Но каждый менеджер знает, какие  связи ему мешают в работе и  какие способствуют, какие устойчиво  мешают, а какие могут быстро безболезненно  исчезнуть. 

Коммуникации могут  быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций  и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в  виде письменного сообщения. 

Письменные сообщения  имеют определенные преимущества. Они  могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто  более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут  сэкономить и время и деньги. Они  используются для осуществления  огромного объема бумажной работы при  заключении сделок и соглашений, изложения  организационных схем и правил, составления  уставов корпораций и других юридических  документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений  печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Письменные сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными и  точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным. Письменные коммуникации имеют еще  одну функцию - сохранение документов в юридических целях. Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным  интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, незафиксированные  ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие  коммуникации существуют в любой  организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу  работы. Главное достоинство таких  устных коммуникаций состоит в возможности  быстрого и полного обмена информацией. Можно задавать вопросы и даже получать на них ответ. Говорящие  вовлечены в непосредственный контакт  со слушающими и должны добиться, чтобы  их поняли. К каналу неформальных коммуникаций можно отнести канал распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая  слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и соотношении. И это соотношение  должно быть результатом целенаправленной деятельности менеджера. 

По условиям возникновения  и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными  и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение  конфликтов и тем самым требуют  дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для  организации. Ситуационные коммуникации возникают и как результат  деятельности менеджера. Ведь конфликт - не всегда отрицательное явление, в некоторых обстоятельствах  он может быть и благом. 

Коммуникации могут  быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным  организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния  на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать  существование мнимых коммуникаций ,которые рождаются иногда в связи  с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и нескорректированных  с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают  как возможность переложить ответственность  при возникновении критической  ситуации. 

2. Каналы коммуникаций 
 

Коммуникационный  процесс - это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией  не гарантирует эффективности общения  участвовавших в обмене людей. Чтобы  лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление  о стадиях процесса, в котором  участвуют двое или большее число  людей. Процесс коммуникации можно  представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов (Приложение 2). 

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента: 

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее. 

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов. 

3. Канал, средство  передачи информации. 

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.