Перспективные направления развития организации

   Выбор средства общения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее  число средств коммуникаций в  сочетании. Процесс усложняется, поскольку  отправителю приходится устанавливать  последовательность использования  этих средств и определять временные  интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное  использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен  письменной информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры  ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг  становятся неуправляемыми.

   Второй  этап станет более понятным, если представить  его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут  такой упаковки, которую потребитель  сочтет понятной и привлекательной  одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в  состоянии упаковать их с помощью  символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже прекрасной, зачастую не находит  «сбыта».

   Передача.

   На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и  принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является одним из важнейших этапов, через  которые необходимо пройти, чтобы  донести идею до другого лица.

   Декодирование.

   После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это  перевод символов отправителя в  мысли получателя. Если символы, выбранные  отправителем, имеют точно такое  же значение для получателя, последний  будет знать, что именно имел в  виду отправитель, когда формулировалась  его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информацией  на этом должен завершиться. Однако по ряду причин получатель может придать  несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения менеджера, обмен информацией следует  считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

   Коммуникационная  сеть включает потоки посланий, или  сигналов, между двумя или более  индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного  процесса с помощью информационных потоков [6].

   Коммуникационная  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными  по уровням работниками или частями  организации. Диагональные связи - это  связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную  структуру организации.

   Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений  в организации. Увеличение размера  группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена  коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так  и на увеличение разрыва между  посланным и полученным значением и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

   Особенно  важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типа: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная) [1]. В таблице 1., приведены качественные характеристики основных коммуникационных сетей. 
 
 

   Таблица 1. 

   Централизованность  информационных контактов связана  со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало  ожидать, свобода субъектов существенно  выше в конфигурациях без центра.

   Формальная, централизованная иерархия власти, при  которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место  в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей  позиции сориентированы на центр. Это  связано с лидерскими функциями  лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать  больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано  с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

   Если  члены группы соединены между  собой, как звенья одной цепи, в  которой каждый поддерживает контакт  с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

   В сетях типа «круг» члены группы могут  коммуникатиовать только с тем, кто расположен рядом с ними.

   Примером  полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

   Характер  взаимозависимости работ и людей  в группе или организации будет  определять тип более эффективной  коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к  построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

   Коммуникационные  барьеры

   Рассмотрим  преграды в организационных коммуникациях.

   Искажение сообщений - одна из проблем организационных  коммуникаций, состоящая в изменении  смысла сообщения. Такое искажение  может быть обусловлено рядом  причин:

   1.  Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

   2. Вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания.

   3. В силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией [3].

   4. Вследствие перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.

   К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно  отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих  групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения  задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут  конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что  плохо проработанная информационная система может снижать эффективность  обмена информацией и принятия решений в организации. 

   1.3 Основные проблемы организационных коммуникаций 

   Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Но также  важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение  препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию [4].

   Препятствия.

   Как могут такие крупные предприятия, как фондовая биржа, воздушная транспортная компания или стальная корпорация, действовать при нехватке коммуникации? Тем не менее, если поинтересоваться степенью понимания необходимой  информации в любой данный момент, то можно поразиться ее убогости. Это  бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и 

преуспевает, оно часто потребляет необходимую  информацию урывками. Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия  для коммуникации.

   Плохо сформулированные сообщения.

   Независимо  от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком  частые явления. Такие недостатки, как  плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение  мыслей, неуклюжесть структуры предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и  т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

   Ошибочный перевод.

   Менеджеры находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют  как получатели и отправители  сообщений. Они получают разнообразные  виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных  и в свою очередь должны перевести  информацию, предназначенную для  подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто  бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для  людей в той области, в которой  работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны  получателю. Этот процесс требует  умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия  действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность  постоянно от этого страдает, что  приводит к значительным убыткам.

   Потери  в процессе передачи или хранения.

   Последовательная  передача одного и того же сообщения  уменьшает его точность. В устном сообщении при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла. В равной мере серьезной проблемой является удержание информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто функционируют в обстановке неведения: исследования показывают, что сотрудники сохраняют в памяти только 50% переданной информации, а руководители всего 60. Необходимость повторения сообщения, следовательно, очевидна.

   Невнимательность.

   Часто приходится встречаться с простой  неспособностью прочесть бюллетени, уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что  касается неспособности выслушать  устное сообщение, то психологи и  работники просвещения заметили, что «слуховые аппараты» не слушающих  часто выключены, а они сами в  это время заняты мыслями о  гольфе, семейных проблемах. К сожалению, невнимательное выслушивание информации является хронической человеческой слабостью. Поэтому довольно часто  можно слышать споры по уже  решенным вопросам. Причины варьируются  от желания произвести на говорящего впечатление своими знаниями до простого неуважения к точке зрения другого  человека. В любом случае попытки  сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу.