Отчет о прохождении ознакомительной практики в Энергосбыте филиал ОАО «Камчатскэнерго»

 
 
 
 

      Анализ  методов управления, применяемых  на предприятии, показал, что наибольший удельный вес среди методов управления имеют организационно-распорядительные методы, которые наиболее часто, как показывает практика, используются в управлении предприятием. Среди методов стабилизирующего воздействия преобладают методы организационного регламентирования (Устав, положения о службах, должностные инструкции и т.п.) и организационного нормирования (основные характеристики  оборудования, изделий, ГОСТы, стандарты предприятия, технологические карты, оперативные планы, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка), являющиеся достаточно жесткими. Активно используются в практике управления и методы распорядительного воздействия (приказы, распоряжения), принимаемые менеджерами различных уровней  управления.

      Руководство текущей деятельностью «Энергосбыта»  осуществляется единоличным исполнительным органом - Генеральным директором. Генеральный директор «Энергосбыта» имеет генеральную доверенность на осуществление коммерческой деятельности от имени ОАО "Камчатскэнерго", он подотчетен Общему собранию акционеров и Совету директоров Общества.

      Генеральный директор при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании, осуществлять свои права и исполнять обязанности в отношении вверенной ему компании добросовестно и разумно.

      Генеральный директор несет ответственность  перед Обществом за убытки, причиненные Обществу его виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.

      Общая численность персонала «Энергосбыта»  на конец 2004 года составляет 283 человека, что на 10% меньше значения этого же показателя за предыдущий период. Из них по категориям работников самый большой процент принадлежит специалистам (49%), далее идут рабочие (чуть более 36%). Каждый десятый из числа сотрудников предприятия является руководителем высшего или среднего звена, это достаточно высокий процент, поэтому уменьшение численности управленцев по сравнению с предыдущим периодом (на 19%) можно рассматривать как положительную тенденцию. 

      СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ 

      Являясь обособленным структурным подразделением ОАО «Камчатскэнерго», Энергосбыт участвует в документообороте Общества.

      Порядок документооборота определен в регламенте в части: приема и регистрации  входящих документов; рассмотрения документов руководством; исполнения документов; осуществления контроля за исполнением; порядка подписания исходящих документов, в том числе распорядительных; отправка документов.

      Прием документов. Входящие.

      Прием, регистрация и первичная сортировка всей поступающей в филиал корреспонденции  осуществляется централизованно канцелярией, где она предварительно распределяется по адресатам.

      Первые  копии поступающих в адрес  руководства Энергосбыта приказов, указаний и других руководящих документов РАО «ЕЭС России», представительства  РАО «ЕЭС России» Востокэнерго, ОАО  «ДВЭУК», ОАО «Камчатскэнерго» регистрируются и хранятся в канцелярии.

      Исходящие.

      В канцелярии осуществляется обработка  корреспонденции, отправляемой из организации, включая ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для отправки заказной корреспонденции и передачу в отделение связи.

      Регистрация документов.

      Целью регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. Отметка о поступлении документа состоит из порядкового номера и даты поступления документа.

      Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и поступающие из вышестоящих, зависимых и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и электронные, вне зависимости от способа доставки: электронная почта, телетайп, факс, курьер.

      Создаваемые и получаемые документы  подразделяются на:

• документы, регистрируемые в канцелярии;
• документы, регистрируемые в специальных учетных формах структурных подразделений (бухгалтерии, отделе экономики и т.д.)
• документы, не требующие регистрации (перечень утверждается директором Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго»)

       Регистрация документов осуществляется в канцелярии с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Подлежит занесению в базу данных краткое содержание документа, передающее его суть и обеспечивающее поиск документа по ключевым словам.

       К документам, регистрируемым в специальных  учетных формах структурных подразделений  относятся: бухгалтерские документы первичного учета, заявки, научные отчеты по темам, разнарядки, наряды, судебные документы, документы статистической отчетности и другие специализированные документы, которые по своему назначению и реквизитам отличаются от документа общего делопроизводства.

       Приказы по личному составу (о назначении, перемещении и увольнении), о награждениях, поощрениях регистрируются и формируются  в «дела» в отделе кадров.

       Арбитражные дела, хозяйственные договоры, доверенности и контракты регистрируются и  формируются в «дела» в юридической службе.

       Акты  ревизий финансово-хозяйственной  деятельности регистрируются и формируются в «дела» бухгалтерией.

       Распорядительные  документы за подписью директора  и его заместителей (приказы, указания, распоряжения, протоколы) регистрируются и формируются в «дела» помощником директора.

       Внутренние  документы, представляемые руководству  Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго», регистрируются в канцелярии как  входящие, а в структурных подразделениях – как исходящие.

       Входящие  документы регистрируются в день поступления до рассмотрения их соответствующими должностными лицами. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения).

       Сроки исполнения документов определяются руководством, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, установленных действующим законодательством.

       Исполнение  документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, предоставление на подпись (утверждение) руководству организации, подготовку к пересылке адресату, согласование документа осуществляется исполнителем.

       При завершении работы по исполнению входящего  документа на нем ставится отметка  об исполнении и направлении его  в дело. Исполненным считается  входящий документ, предъявленный в канцелярию с документом-ответом (для снятия с контроля). 
 

       Организация контроля за исполнением  документов.

       Контролю  за исполнением подлежат все входящие и исходящие внутренние документы  с установленными сроками исполнения.

       Контроль  исполнения документов, поручений и  заданий директора, направленных на исполнение в структурное подразделение, осуществляют руководители структурных  подразделений, которые несут личную ответственность за своевременное  и качественное исполнение решений. Корреспонденция, поступившая в адрес директора Энергосбыта и направленная на исполнение в структурные подразделения без резолюции и сроков исполнения, должна быть поставлена на собственный контроль с указанием сроков исполнения самим руководителем структурного подразделения.

       Сроки и ход исполнения исходящих документов, в том числе специальных: договоров, соглашений, планов, протоколов, актов, а также банковских документов контролируются руководителями структурных подразделений  – исполнителями этих документов, а  также подразделениями, зарегистрировавшими данные документы.

       Порядок подписания исходящих  документов.

       Подписание  исходящих документов осуществляется должностными лицами, наделенными правом подписи в соответствии с Уставом  ОАО «ДВЭУК», приказами и другими внутренними документами.

       Подготовленные  документы подлежат обязательному  согласованию, которое проводится как  внутри предприятия (с различными подразделениями  и должностными лицами), так и  вне её (с подчиненными и сторонними организациями).

       Перед предоставлением директору на подпись, исходящие документы предварительно рассматриваются помощником директора на предмет: соответствия установленной форме, наличия необходимых виз, ФИО исполнителя, а также для распорядительных документов – ответственных исполнителей, назначения контролирующего должностного лица.

       АНАЛИЗ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИНАНСОВОГО  ОТДЕЛА 

       Весь  период прохождения практики осуществлялся  работой в финансовом отделе Энергосбыта.

       Финансовый  отдел является структурным подразделением Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго», штатная численность отдела утверждается директором Энергосбыта.

       Основными задачами финансового  отдела являются:

1. формирование единой финансово-экономической политики предприятия на основе анализа деятельности предприятия;
2. проведение расходных операций по бюджету филиала, контроль за исполнением бюджета филиала;
3. подготовка информации о корректировке бюджета филиала (на основе данных исполнения бюджета);
4. снижение кредиторской задолженности посредством организации проведения различных форм расчетов между филиалом и кредиторами (дебиторами), контроль за их исполнением;
5. контроль за целевым расходованием денежных средств, поступающих из различных источников;
6. осуществление контроля за доходами и расходами филиала, как в денежной, так и в не денежной форме;
7. предоставление оперативной отчетности о проведенных операциях, о наличии денежных средств.