Особенности труда руководителя и современные требования к его организации

В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Руководитель в ТЦ «Радзивилловский» как было отмечено выше - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:

- Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;

- Работа руководителя в основном умственная;

- Нелимитированность работы руководителя;

- Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

- Труд руководителей не подается количественному учету;

- Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;

- Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;

- Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.

Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.

Руководитель ТЦ «Радзивилловский» является грамотным управленцем, его интересует весь процесс работы до последней мелочи, он знает функции каждого работника и при необходимости может выполнять их самостоятельно.

На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают, уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию директору ТЦ «Радзивилловский» необходимо:

- четко и однозначно определить  тему совещания и ее цель;

- можно ли за одно совещание  решить несколько вопросов;

-заранее познакомить участников  с теми фактами, которые могут  обсуждаться в ходе дискуссии;

- как можно раньше послать  приглашение участникам; 

- выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная  комната) с хорошей вентиляцией  и нормальной температурой;

- участникам совещания выработать  возможные решения по предлагаемым  вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, руководитель планирует, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы руководитель ТЦ «Радзивилловский» приглашает только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание заканчивается протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.  

Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании  телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Длительность деловых  телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, что и делает директор ТЦ «Радзивилловский». Предварительно составляет короткую наметку и подбирает необходимые материалы, продумывает  разговор и записывает основные вопросы, которые он собирается выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. 

Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Посещение рабочих мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в ТЦ «Радзивилловский». Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель ТЦ «Радзивилловский» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ: 

Запланированные заседания,  встречи   » 60 - 65% ; 

Разговоры по телефону  » 3 - 6% ; 

Работа с документами » 17 - 22% ; 

Поездки, осмотры » 3 - 7% ; 

Незапланированные  встречи » 7% ; 

Отдых » 2% ; 

Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и  варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель, занимаясь анализом трудового процесса, учитывает особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат

Целевое планирование труда руководителя ТЦ «Радзивилловский» представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы: Формулирование цели – Анализ текущего состояния – Выявление слабых сторон – Проведение наблюдения – Проведение мероприятий по улучшению труда – Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Предложения по совершенствованию организации труда руководителя вашей фирмы

Основные направления, которые будут рассмотрены, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все предложения носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления. Руководитель ТЦ «Радзивилловский» располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов.

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

Руководитель ТЦ «Радзивилловский» должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9.00 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13.00 до 14.00 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время.

При подготовке к посещению рабочих мест руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному отделу, чтобы быть в курсе дел происходящих на нем.

Для хорошего контакта с  рабочими необходимо учитывать психологические моменты. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих  мест лучше выбирать время ближе  к конце рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Нужно отметить также, что необходимо встречаться с рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел в организации, послушать выступления работников.

 Руководитель ТЦ «Радзивилловский» должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Особое значение для  повышения эффективности работы организации имеет совершенствование системы управления. Для того, чтобы обеспечить рациональное осуществление рабочего процесса в организации, необходима хорошо продуманная система управления всеми его операциями. Это позволит более эффективно использовать работу ТЦ «Радзивилловский», технологического оборудования, рабочую силу и в конечном итоге создать условия для обеспечения высокого уровня обслуживания покупателей.

С точки зрения необходимости совершенствования управления наиболее важным является указания на то, что предприятие обязано постоянно совершенствовать свою структуру, добиваясь максимального снижения расходов по управлению технологического процесса на основе применения наиболее прогрессивных схем управления, внедрения современной вычислительной техники, все это безусловно зависит от качественной организации труда руководителя ТЦ «Радзивилловский».                                           

Более чем когда-либо, нынешние руководители должны заботиться о производительности и о том, чтобы их организация работала как можно эффективнее и рентабельнее чем её конкурент. На первый взгляд может показаться, что фирмой управляет авторитарный руководитель, использующий жесткие методы руководства. Но на деле все не так, директор ТЦ «Радзивилловский» - руководитель строгий, но справедливый, заинтересованный и в некотором роде демократичный. На предприятии именно он является лидером, причем лидером не только формальным, но и неформальным, т.е. имеет авторитет у подчиненных. Он не боится расширять полномочия своих подчиненных, справедливо оценивает их успехи, умеет правильно реагировать на критику, крайне редко использует в работе метод принуждения – ему достаточно просьбы.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководителя.  В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом,  то руководитель  не сможет работать эффективно, что несомненно повлияет на работу всей организации.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задача. Сделать фотографию рабочего дня руководителя; дать анализ и выводы об эффективности использования его времени. Ваши предложения по совершенствованию организации труда руководителя.

 

Фотография рабочего дня директора ТЦ «Радзивилловский».

№ п/п	Наименование вида работ	Продолжи-тельность	Время, мин.
1	Приход, подготовка рабочего места	9:00-9:15	15
2	Просматривает документы	9:15-9:35	20
3	Деловая переписка	9:35-9:55	20
4	Личные нужды	9:55-10:00	5
5	Проведение совещания	10:00-10:30	30
6	Телефонные разговоры с поставщиками	10:30-10:50	20
7	Работа с текущей документацией	10:50-11:30	40
8	Приём посетителей	11:30-12:30	60
9	Личная нужды	12:30-12:35	5
10	Подготовка договоров	12:35-12:55	20
11	Личный звонок	12:55-13:00	5
12	Обед	13:00-14:00	60
13	Деловая встреча	12:00-12:45	45
14	Обход отделов, сбор информации у сотрудников	12:45-13:00	15
15	Разработка рекомендаций по работе торгового отдела	14:00-14:35	35
16	Обработка документов, их рассмотрение и подписание	14:35-15:05	30
17	Разговор с администратором	15:05-15:30	25
18	Личная нужды	15:30-15:40	10
19	Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии магазина	15:40-16:00	20
20	Разговор с зав. производством	16:00-16:15	15
21	Составление указаний и распоряжений на следующий день	16:15-16:30	15
22	Анализ дня и составление планов на завтра	16:30-17:00	30
	Итого		540