Особенности организации эффективной работы группы

3. Группа принимает более рискованные решения, чем отдельные члены группы. Вероятно, развивается определенный тип группового мышления, при котором группа ощущает себя неуязвимой.

     Тенденция к принятию рискованных решений  в группах отмечается, как правило, в ситуациях, когда в выработке  решения задействованы работники, не являющиеся руководителями. Одно из предложенных объяснений этого использует понятие разделенной ответственности за принятие решений в группе, которое означает, что члены группы чувствуют меньшую ответственность, если решение оказывается неправильным 

     1.2. Формальные и неформальные группы внутри организации

     Под формальными мы будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

     При создании формальных групп члены  организации объединяются искусственно в соответствии с порученными им официальными ролевыми предписаниями и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенной чертой формальной группы является наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли. По мнению Д. Джексона, каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают⁵:

      - формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации;

      - формальное название должности и ее место среди других должностей организации;

      - поощрения;

      - награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом;

      - поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре;

      - физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

     Формальные  группы имеют тенденцию к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это объясняется безличностью формальной структуры: в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи. Формальные группы могут быть классифицированы по многим основаниям, например по различию в членстве, по выполняемым задачам, по позициям внутри организационной структуры.

     Неформальные группы. Как уже отмечалось, в формальной структуре любой организации существуют неформальные группы. Эти группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении (или неудовлетворении) психологических и социальных потребностей, не связанных с формальными целями и задачами. В этом случае члены социальных групп в организации ориентированы не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается взаимозависимость, ее члены постоянно оказывают влияние на поведение друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например в общении, в других социальных мотивациях, которые отсутствуют в чисто рабочих ситуациях, особенно в условиях промышленных предприятий или в профитных фирмах.

     Членство  в неформальной группе может быть прекращено через формальную структуру, в частности путем перевода работника в другую, пространственно удаленную часть организации или перехода по вертикали на другой управленческий уровень. В некоторых случаях неформальная группа может одновременно быть формальной, или частью формальной группы (актив отдела, управления, сектора или даже организации в целом).

     Итак, группы в организации могут быть как формальными, так и неформальными; неформальные группы не являются частью формальной организационной структуры; их могут возглавлять работники, которые имеют лишь небольшую власть (или вообще не имеют формальной власти) в организационной структуре. Однако такие группы могут быть очень сильными и полезными при выполнении заданий.

     Все группы оказывают давление на своих  членов, чтобы заставить их соответствовать нормам группы, к которым относятся: нормы поведения, одежда, речь, производительность труда, отношение к технике безопасности, производству, сверхурочной работе, целям организации, руководству и т.п. Это способствует социализации членов групп в организации. 

     1.3. Развитие и причины формирования групп

     Индивиды  включаются как в формальные, так и неформальные группы по причинам, связанным, во-первых, с необходимостью достижения организационных целей и выполнением заданий и, во-вторых, с потребностью в общении в ходе социальных процессов, а также на основе чувств удовлетворенности или неудовлетворенности, приязни или неприязни. Основными причинами формирования социальных групп являются следующие⁶:

      - работники приходят к пониманию, что достижение определенных целей возможно только на основе соединения, комбинирования усилий некоторого числа членов организации;

      - в ходе трудовой деятельности индивидам требуется понимание и поддержка коллег по работе, для чего они выбирают отдельных членов организации, с которыми возможны не только деловые, но и доверительные отношения;

      - в процессе идентификации у некоторой части членов организации возникает ощущение ингруппы, что, в свою очередь, приводит к формированию системы более тесных связей, отделению этой ингруппы от остальных членов организации, проведению групповых границ;

      - часть работников нуждается в защите своих интересов и потребностей, что возможно лишь при совмещении усилий в условиях организации, включении индивида в социальные институты, которые осуществляют свои функции также через деятельность организаций;

      - индивидам необходим контроль за основными нормами поведения, т.к. у них существует потребность в социальном порядке и сохранении устойчивых социальных отношений;

      - у всех индивидов имеется потребность в общении и проведении свободного времени в кругу сослуживцев, что может быть реализовано только в пределах социальной группы.

     Индивиды  испытывают различные ожидания относительно выгоды, которую приносит им членство в социальных группах. Можно сказать, что группа является постоянным источником мотивации и удовлетворенности трудом, а также главной детерминантой эффективности деятельности в рамках организации. Руководители организации должны осознавать важность деятельности групп, распознавать взаимосвязи между группами и использовать их для достижения целей организации.

     По  мере того как группы проходят четыре стадии развития (общее признание, участие в принятии решений, зрелость и контроль), увеличивается их способность решать всё более сложные проблемы. Руководство должно следить за эволюцией группы и поручать ей соответствующие задания. По мере того как группа набирается опыта, она вырабатывает стандарты ожидаемого поведения и отношения. Это групповые нормы, которые весьма важны для укрепления лояльности и усиления индивидуальных особенностей группы

     Поведение в группе согласуется с ожиданиями её членов. Ожидаемое поведение находится в диапазоне, который определяется верхним и нижнем уровнями эффективности труда, принятыми руководством и членами группы. Если руководство хочет повысить производительность работников в группе, ему следует изменить как нижнюю, так и верхнюю границу нормы производительности.

     Группы  за время своего существования проходят несколько стадий⁷:

     - Формирование - этап образования группы. Группа пока еще скопление людей, на данном этапе цели группы обсуждаются наряду с названием, руководством, кругом возможных дел. Эта стадия завершается, когда члены группы начинают отчетливо понимать, что они являются частью данной группы.

     - Становление. Люди лучше узнают друг друга, у них формируется определенное мнение относительно других - таким образом, возможны обострения отношений между членами группы. Могут возникать конфликты. Идет борьба за лидерство и распределение ролей между членами группы. После того, как эта стадия будет завершена, станет ясно, кто лидер в данной группе.

     - Нормализация. Группа устанавливает нормы и модели работы, в рамках которых она работает. На этом этапе членами группы проводится большое количество экспериментов для определения «температуры» группы и установления их уровня ответственности.

     - Работа. На данной стадии группа полностью функциональна. Энергия ее членов направлена уже не на распределение ролей и борьбу за власть, а непосредственно на обеспечение эффективной работы и достижение высоких результатов.

     - Расформирование - по решению законного руководства.  

     1.4. Группы и творческая активность

     Методы, способствующие повышению творческой активности и генерации новых идей в группе, включают мозговую атаку, номинальный групповой метод и метод Дельфи (см. Приложение 1)⁸.

     Мозговая атака используется для небольшой группы, когда требуется генерация большого количества альтернативных решений определённой руководством проблемы в короткий срок. Во время фазы генерации альтернатив не допускается никакой критики, чтобы не прерывать процесс рождения потенциальных решений. На фазе оценки каждое потенциальное решение подробно анализируется группой.

     Номинальный групповой метод используется в комбинации с деятельностью по планированию непредвиденных административных расходов и будущих проектов. При таком подходе проблема, определённая руководством, представляется небольшой группе. Каждый член группы в отдельности письменно предлагает сколь может много решений проблемы. Члены группы не общаются между собой. По прошествии заданного периода времени члены группы представляют свои идеи. Идеи каждого участника записываются. Члены группы могут задавать презентатору вопросы, чтобы понять суть идей, однако, никакой критики во время этих презентаций не допускается. По завершении презентаций всех членов группы записанные идеи обсуждаются и подвергаются критике. После группового обсуждения каждого участника просят письменно и анонимно оценить каждую идею.

     Метод Дельфи хорошо подходит для определения будущих тенденций. Его можно использовать, когда прямое взаимодействие может повлиять на качество генерируемой информации. Составляющие группу эксперты не встречаются лично⁹. Координатор группы Дельфи рассылает вопросы отдельным членам группы. Каждого участника просят анонимно ответить на эти вопросы. Оценка ответов другими членами группы также производится анонимно. Координатор сводит ответы в таблицу, подводит итог и рассылает итоговые сводки членам группы, которых просят проанализировать критику и при необходимости изменить их первоначальные ответы. Каждый член группы никогда не знает, ни кто предложил данную идею, ни кто критиковал её, сосредоточиваясь исключительно на достоинствах идеи, но никак не на отдельной личности. 

      Глава II. Особенности организации эффективной работы группы

     2.1. Критерии эффективности стратегических групп

     Организации зависят от людей, а так же в  свою очередь затрагивают жизнь  этих же людей. Вследствие этого удовлетворение потребностей различных стратегических групп рассматривается как важный критерий эффективности организации.

     Стратегическая  группа – это любая  группа лиц, внутри организации или вне ее, которая имеет какую-то  долю «капитала» в организации и заинтересованная в результатах работы организации. Например, работники организации, поставщики ресурсов, потребители выпускаемой предприятием продукции и т.д. Эти группы формируются для того, чтобы организация могла существовать или если она задевает интересы данного округа¹⁰.