Организация процесса адаптации

e="1">

Рабочее место. На рабочем месте не должно быть никаких вещей, принадлежавших предыдущему сотруднику.  Создайте личный электронный ящик будущего сотрудника и положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей.

Комплект новичка, адаптационный лист, бейджик

Знаки приветствия от коллег. Это может быть открытка с поздравлением с новой работой или шоколадка.

      Цель  первого дня нового сотрудника – сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней.

      Комплект  новичка обычно включает в себя:

• Должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе Положение о персонале
• Адаптационный лист
• Брошюру «Книга сотрудника»
• Корпоративные памятки, положения
• Последний выпуск корпоративного издания
• Маркетинговые материалы
• Корпоративный сувенир (ручка, блокнот и т.п.)
• Телефонный справочник

 

      Часть документов может быть записана на компакт-диске вместе с фильмом о компании. 
 

      Информация  о новичке

      Важно не только представить сотруднику его  будущих коллег, но и рассказать работникам организации о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:

• Интранет- страница «Наши новички»
• Электронная рассылка
• Информационный стенд
• Корпоративный бюллетень или газета
• Личное представление

 

      Информация может включать:

• Образование и опыт работы
• Успехи и достижения в предыдущих проектах
• Информация неформального характера (семейное положение, хобби и т.д.)
• Взгляды на организацию рабочего процесс

 
 

    Мне кажется, основательно подготовленный первый день сотрудника едва ли не главный  пункт в его программе адаптации. Ведь все мы знаем, что первый день- самый страшный, когда не знаешь чего ожидать и чего бояться. Практика также показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Если получится снять с человека это напряжение «первого дня», он будет более спокоен и раскован, а следовательно и лучше может проявить себя, а так же, будет более открыт и подготовлен для прохождения следующих этапов адаптационной программы. 

«WELCOME! Тренинг»

 

        «Welcome! Тренинг» (или Вводный курс  «Добро пожаловать в организацию!») – это хороший шанс «влюбить» новичка в компанию. Данный курс – не тренинг в привычном понимании этого слова: он не направлен на отработку каких-либо навыков. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к компании.

      Формы проведения

      «Welcome! Тренинг» может быть представлен  в одной из следующих форм:

      1. Аудиторный тренинг. Это классический вариант вводного обучения. Его преимущества для новичков – живое общение как со старожилами организации (сотрудниками, проводящими обучение), что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы, так и с новыми работниками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).

      2. Электронный курс (e-learning). Такая форма обучения рекомендуется, если:

• на предприятие одновременно трудоустраивается много новых сотрудников;
• обучается персонал удаленных филиалов.

      В настоящее время на рынке есть много компаний, предлагающих услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов (которые готовят и периодически обновляют сами специалисты службы персонала главного офиса). Стили таких программ могут быть самыми разными: от строгого (преимущественно для банковских, финансовых структур) до веселого (тренинг в виде игры или мультфильма).

      3. Смешанный вариант. Включает как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Именно данный формат сегодня самый популярный. Объясняется это тем, что он позволяет создавать сбалансированные программы: специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками. 

      Продолжительность и периодичность

      Продолжительность «Welcome! Тренинга» зависит от потребностей компании, а именно, от объема той информации, которую планируется донести до новичков. Программа длится, как правило, от 2 часов до 2 дней. В некоторых организациях такой адаптационный курс продолжается до 5 рабочих дней, но при этом включает и обучающие элементы. В «Московской ореховой компании» на «Welcome! Тренинг» отводится 3 часа.

      Периодичность программы зависит от того, как  часто и в каком количестве на предприятие приходят новые сотрудники. Тренинг может проводиться еженедельно, ежемесячно или, например, раз в 3 недели, как в «Московской ореховой компании», где он включен в квартальный график обучения.

      Планирование  занятий на конкретный день недели и определенные часы, допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, позволяет линейным руководителям не забывать, что новый сотрудник его подразделения в это время будет отсутствовать.

      Содержание  тренинга

      Традиционно «Welcome! Тренинг» включает ряд информационных блоков:

      1. Сведения о компании. Этот блок призван познакомить новичков с прошлым, настоящим и будущим организации. Они должны получить следующую информацию: история создания компании; ее миссия; стратегические приоритеты и цели на текущий период; структура и ключевые фигуры; основные клиенты и партнеры; освещение деятельности в средствах массовой информации; корпоративные мифы и истории успеха.

      Одна  и распространенных ошибок на этом этапе – использование презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж для клиентов компании. По той причине, что последние представляют собой внешнее окружение предприятия и входят в другую целевую аудиторию, что непосредственно влияет на расстановку акцентов в рассказе об организации. Это нужно помнить!

      2. Производимые продукты/ оказываемые услуги. Помимо информации непосредственно о продуктах и услугах, в этот блок необходимо включить сведения о сегменте рынка, в котором работает компания, ее позициях на рынке, основных конкурентах. Даже если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, и им не придется работать с клиентами, рекомендуется к этому блоку не подходить формально. Любому члену коллектива, независимо от должности, будет интересно узнать о том, как производится продукция или предоставляются услуги. Вместе с тем, важно определить объем информации и глубину подачи данного материала.

      3. Корпоративная культура. Разъясняются ее нормы и принципы, основные положения Корпоративного кодекса компании, стандарты в области дресс-кода, делового этикета; рассказывается о негласных традициях, о том, как проходят различные мероприятия, поздравления.

      4. Корпоративная политика в области управления персоналом. Задача этого блока – донести информацию о возможностях, которые компания предоставляет сотрудникам, в следующих сферах:

• профессиональный рост (виды и направления обучения, работа учебного центра, библиотеки);
• развитие карьеры (порядок проведения оценочных процедур, примеры карьерного продвижения работающих сотрудников);
• система вознаграждений (если она унифицирована);
• условия работы – порядок выдачи зарплаты, предоставления льгот;
• бытовые вопросы – где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь и т.д.);
• отношения с профсоюзной организацией.

      5. Экскурсия по компании. Например:

• посещение производства, отдела разработок или других ключевых подразделений;
• посещение музея компании;
• проход по «Аллее славы».

      Если  организовать экскурсию не представляется возможным, рекомендуется подготовить слайды или небольшой фильм о ключевых подразделениях компании. После его показа можно провести новичка по некоторым другим отделам. Важно ознакомить его с работой всей организации.

      Музеи есть далеко не на каждом предприятии  – обычно о них начинают задумываться компании, перешагнувшие 10-летний рубеж  своего существования. Например, из экспозиции музея одной из фирм, лидера на своем рынке, можно узнать о ее основателях, главных этапах ее развития, ключевых клиентах, социальной политике, проводимых благотворительных акциях и оказываемой спонсорской поддержке.

      «Аллея  славы» – условное название экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах или в холлах офиса. В некоторых компаниях есть доски почета с фотографиями и описаниями заслуг ключевых сотрудников. Все это можно дополнить, например, небольшой подборкой снимков, сделанных на корпоративных мероприятиях.

      6. Фильм о компании. В нем, как правило, рассказывается о создании и становлении организации, выпускаемом продукте или оказываемых услугах, корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных праздников и спортивных турниров).

      Показ фильма осуществляется в том информационном блоке, к которому он относится. Это может быть классический повествовательный, мультипликационный фильм или просто подборка историй. Его подготовку лучше всего доверить профессионалам.

      7. Ответы на вопросы. 

      Разработка  тренинга

      К подготовке «Welcome! Тренинга» важно  привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы:

1. Уточнение целей курса и ожидаемых результатов.
2. Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию.
3. Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.
4. Оценка курса. Как было указано выше, «Welcome! Тренинг» не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать всего два шага:

• фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т.д. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, так называемый smiles-тест, включающий не более 7–10 вопросов;
• проверка знаний с использованием тестов о продукте/ услугах, если в этом есть необходимость.

 

 

      Кто проводит «Welcome! Тренинг»

      Начинать  адаптационный курс рекомендуется  с приветствия и вводного слова  одного из топ-менеджеров. В зависимости от размера и структуры компании это могут быть генеральный директор, кто-либо из его заместителей, начальник HR-службы. Участие в программе представителя руководства будет позитивно воспринято новичками и повысит статус самого вводного курса. Как вариант: можно подготовить видеообращение первого лица компании к новым сотрудникам.

      Основную  часть курса, как правило, проводит сотрудник службы персонала – тренинг-менеджер или специалист по подбору и адаптации. Описанием продукта/ услуг, чаще всего, занимаются работники соответствующего профиля – технологи, маркетологи.

      В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела, может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и, в то же время, будет дополнительной мотивацией для самого работника.