Организация процесса адаптации

   Подразделение по управлению адаптацией должно выполнять следующие функции:

• изучать и прогнозировать конъюнктуру рынка труда, проводить мероприятия по адаптации к нему, осуществлять соответствующую переструктуризацию кадрового потенциала;
• участвовать в найме и отборе персонала с использованием профессиограмм и описаний работ, организовывать тестирование и интервьюирование работников в целях их лучшей профориентации;
• участвовать в расстановке кадров по подразделениям, участкам, рабочим местам, проведении ротации и внутрипроизводственных перемещений кадров, формировании стабильного трудового коллектива;
• участвовать в отборе лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;
• организовывать взаимодействие с региональной системой управления адаптацией на взаимовыгодных условиях.

 

   2.2. Программа адаптации

 

Рисунок 5. Направление деятельности менеджмера по персоналу 

   Менеджер  по персоналу одна из ключевых фигур в реализации программы адаптации. В его обязанности входят:

1. Организация ознакомления с организацией
2. Представление работника руководителю, непосредственному начальнику, инструктору по обучению;
3. Организация экскурсии по рабочим местам;
4. Разъяснение условий работы (совместно с руководителем);
5. Организация обучения (совместно с отделом обучения);
6. Введение в коллектив (совместно с руководителем).

     В работе по проведению адаптации новых  работников менеджер по персоналу должен использовать специально программу, разработанную совместно с руководителем нового работника. Программы адаптации можно разделить на:

• Общие. В которых затрагиваются вопросы, касающиеся всей организации в целом (в реализации таких программ обычно задействованы руководители организации и руководители или специалисты функциональных служб) См. табл. 1
• Специализированные. Охватывают вопросы, связанные непосредственно с определенным подразделением и рабочим местом. В реализации таких программ обычно задействованы линейные руководители, наставники, сторонние организации или специалисты, если возникает необходимость в специализированном обучении. См. табл. 2 
  

 

Таблица 1. Примерное содержание общей программы адаптации

 

Таблица 2. Примерное содержание специализированной программы адаптации

 

   2.3. Организация процесса  адаптации.

 

   Итак, ранее мы выяснили, что хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.

   Ниже я приведу алгоритм действий, который необходимо выполнить, чтобы организовать качественный процесс адаптации.

    (Следует помнить, что перед выполнением действий необходимо предварительно определить исполнителей и сроки.) 

   

1. Составить список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Описать результаты, которые хотим достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицировать новых работников по группам. Определить требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составить список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составить список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработать программу первого дня сотрудника.
7. Спланировать экскурсии по организации, их содержание, время. Назначить ответственного за их проведение.
8. Определить, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
9. Подготовить комплект печатных раздаточных материалов
10. Определить необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определить критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определить форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработать программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

 

   В итоге  имеем довольно внушительный список, но как бы ни было тяжело, мне кажется, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании.

   Организация процесса адаптации персонала сложный  многоуровневый процесс. Существует несколько  инструментов адаптации, помогающих в  ее реализации. Ниже я расскажу о некоторых из них. 

 

   2.4. Инструменты адаптации

Наставничество  и Коучинг

 

   Неоценимыми инструментами адаптации персонала  служат наставничество и коучинг. Эти понятия часто путают, считают, что это разные названия одного и того же. Но это не так. Коучинг и наставничество, несмотря на наличие общих элементов, существенно между собой различаются.

   Как правило, наставничество выглядит следующим образом: более опытный сотрудник обучает нового сотрудника тому, что умеет сам. Наставничество нацелено на обретение новым сотрудником знаний, умений и навыков, необходимых в его дальнейшей работе. Советом, личным примером или как-то ещё наставник передаёт подопечному свой опыт. Можно сказать, что это разновидность индивидуального обучения непосредственно на рабочем месте.

   Такой подход практикуется с незапамятных  времён, и очень хорошо себя зарекомендовал. Действительно, опытный сотрудник  много знает и много умеет, ему известны все тонкости и нюансы выполняемой работы. Конечно, будет  просто замечательно, если он поделится своими знаниями с новичком. При назначении наставника необходимо учитывать не только его профессиональные качества, но и человеческие. Наставник должен вызывать эмпатию и, кроме того, он должен сам уметь и хотеть работать с людьми. Естественно, процесс наставничества должен быть организован таким образом, чтобы деятельность сотрудника  в качестве наставника никак не отражалась на его основной работе. В противном случае система адаптации, основанная на наставничестве, приведёт не к повышению, а к снижению продуктивности в целом.

   Коучинг на практике выглядит совершенно иначе. В отличие от наставничества коучинг направлен не столько на непосредственное обучение, сколько на то, чтобы максимально полно раскрыть потенциал нового сотрудника и добиться от него полной отдачи в работе. Коучинг базируется на признании того, что каждый человек обладает гораздо большими способностями, чем он обычно проявляет. И коуч в своей работе опирается не столько на текущие показатели сотрудника, сколько на его потенциал, который стремится раскрыть на благо компании. Коуч или менеджер, владеющий навыками коучинга, не столько даёт указания и инструктирует, сколько задаёт вопросы. Вопросы, задаваемые коучем по определённой схеме (как их ещё называют, «эффективные вопросы») позволяют новичку по-новому посмотреть на свою работу и на свои возможности. С другой стороны, руководителю коучинг прекрасно показывает реальный профессиональный уровень нового сотрудника на данный момент и позволяет спланировать свою работу по его развитию. С новичком может работать штатный коуч, или же менеджер (чаще всего непосредственный руководитель), владеющий навыками коучинга. В отдельных случаях целесообразно привлечение внешних коучей.

   У коучинга есть ещё одно неоспоримое преимущество – экономия времени. Речь едёт не только о сокращении времени, необходимого для полноценной адаптации нового сотрудника, но и о времени, требующемся для непосредственного управления персоналом. Сам процесс коучинга времени требует совсем немного. Собственно, для менеджера совсем не обязательно выделять для коучинга отдельное время. Вполне достаточно постоянно осознавать и использовать основополагающие принципы коучинга во время своего взаимодействия с новым сотрудником. В любом случае, это занимает гораздо меньше времени, чем бесконечные инструкции и указания. А эффективность такого подхода значительно выше.

   Коучинг можно использовать для решения  вполне конкретной задачи, в нашем  случае – для эффективной адаптации  персонала. Но гораздо лучше, если коучинг  принят в компании как основной стиль  управления, стиль отношений между сотрудниками, стиль корпоративного мышления и поступков. В этом случае атмосфера коучинга позволяет наиболее полно раскрыться потенциалу каждого сотрудника, не возникает проблем с мотивацией персонала, адаптация новых сотрудников проходит легко и естественно, повышается продуктивность работы каждого отдельного сотрудника, рабочих групп и команд. Но, к сожалению, коучинг как стиль управления встречается пока нечасто. Но применение элементов коучинга в управлении персоналом даёт неизменно хороший результат.

   Наставничество  более традиционно, оно уже не раз доказывало свою эффективность, за ним опыт многих поколений. Коучинг – сравнительно молодое явление в российском бизнесе, но, надо признать, явление чрезвычайно перспективное. Коучинг – это на сегодняшний день один из эффективнейших инструментов управления персоналом и, уж конечно, наиболее эффективный на сегодняшний день стиль управления. Следует признать, что наставничество и коучинг различны по своей сути. Но при этом они никоим образом не исключают друг друга. Скорее, наоборот, они прекрасно могут друг друга дополнять. Вопрос лишь в том, что в большей мере соответствует принятой в компании корпоративной культуре. Конечно, коучинг, как и наставничество, можно применять в качестве самостоятельного инструмента. Но при их грамотном сочетании эффект будет неизмеримо выше. 

Первый  день нового сотрудника

 

      Первый  день сотрудника должен быть подготовлен  заранее.

      Ожидая  появления нового сотрудника в офисе, проверьте, что Вы подготовили: