Организация контроля работы подчиненных на предприятиях сервиса и туризма Курсовая работа

   Третья  группа представляет собой процесс определения объема и области контроля, который может быть полным, сплошным, эпизодическим, выборочным, финансовым и др. Контролю может подлежать качество продукции, производительность труда и т.д.;

   Четвертая группа объединяет в себе методы или виды контроля, например финансовый, административный, предварительный, текущий, заключительный и др.;

   Пятая группа представляет собой процесс определения цели контроля, в который входят необходимость, правильность, регулярность и эффективность контроля.

   Немецкий  специалист по менеджменту Г.Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:

• Тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;
• Контроль является признаком разницы в статусе. Он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);
• Контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;
• Так как контроль узаконен, никто не может от него защититься, возникающее по этой причине раздражение «выливается» где- нибудь в другом месте;
• Контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;
• Контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим  отношениям между руководителем и подчиненными.

Г. Шредер разработал правила, или рекомендации, которых  необходимо придерживаться при проведении контроля, для того чтобы уменьшить  его возможные негативные проявления:

• Сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;
• Сотрудник должен знать, что именно контролируется;
• Контролировать следует открыто;
• Осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;
• При организации контроля следует ограничиваться существенными моментами;
• Осуществлять контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;
• При доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля;
• Надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;
• Контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса;
• Необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;
• Следует делегировать ответственность.

 В управленческой практике различают несколько видов контроля:

• Общий - контроль управляемой системы (предприятия, организации, проекта) в целом;
• Функциональный – контроль отдельной функции или отдельного подразделения, участка;
• Предварительный – контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала, каких- либо работ;
• Финансовый – контроль финансово- экономических параметров деятельности;
• Административный – контроль качества исполнения управленческих решений.

          На стадии формирования и организации предприятия в  функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных  документов, формулировкой прав и  обязанностей сотрудников, а также  над подготовкой и изданием документов внутреннего действия на предприятии.

          При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно  учитывать наличие материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В  области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и  состоянием основных средств. В области  человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет, поскольку он дает ответы на вопросы: Когда? Сколько? Какие средства потребуются предприятию? И др. 
 
 
 
 
 

          На стадии предварительного контроля, возможно, выявить отклонения от стандартов и норм в различные  моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический (включает такие категории, как измерители, эталоны и т.п.) и терапевтический (позволяет выявить отклонения и  принять исправительные меры).

          В ходе работы неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. Текущий контроль (оперативный, преимуществ в оперативности) в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и измерений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

          Объектом текущего контроля чаще всего являются разработки сотрудников, а выполняет его их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет  исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

          Промежуточный контроль осуществляет в середине выполнения задачи или работы, а заключительный – по окончании выполнения задания или работы. Его цель – предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой – либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность; его суть заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления. Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим. 
 
 
 
 
 

          Плановый  контроль осуществляется в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально и т.п.

          Внезапный контроль осуществляется при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия, например жалобы, невыполнение должностных обязанностей и т.п.

          Внутренний  контроль состоит из систем мер, обеспечивающих нормальную работу предприятия. Он осуществляет силами самого предприятия, например бухгалтерский, в финансовой области и т.п. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статического, материалы оценки качества выполнения планов.

          Внешний контроль осуществляется специалистами со стороны или сторонними организациями, например контроль санэпидемстанции, аудиторские проверки и т.п. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.

          Финансовый  контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны, но основное внимание в них уделяется таким показателям, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по предприятию в целом. Организационно финансовый контроль осуществляется через соответствующие подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). 
 
 

Контроль за деятельностью  производственных отделений осуществляется через бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую  фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный период.

          Административный  (тактический или оперативный) контроль предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений. На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете (производится сравнение объема фактических и планируемых продаж, анализируются изменения доли предприятия на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов).

          В тоже время общий  управленческий контроль направлен  на решение стратегических задач  и достижение намеченных целей путем  наиболее эффективного использования  имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     В основу создания всех систем контроля должна быть положена их эффективность: выполнение обязательств и предотвращение недостатков. Основными целями должны быть:

• Уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков;
• Сокращение расходов на контроль;
• Сокращение затрат на персонал и технику контроля;

     Эффективно  поставленный контроль обязательно  должен:

• Иметь стратегическую направленность;
• Ориентироваться на достигнутые и (или) плановые результаты;
• Соответствовать характеру деятельности предприятия;
• Быть современным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным.

     Обязательным  элементом эффективного контроля является его относительная и достоверная  простота. Экономичность и простота особенно важны в современных  условиях, когда предприятие стремится  строить свою работу на принципе доверия  к людям, а это приводит к необходимости  и возможности существенного  сокращения контрольных функций, выполняемых  непосредственно менеджерами. В  этих условиях контроль становится менее  жестким и более экономичным.

     Для эффективности контроля необходимо:

• Сформулировать правильное отношение, к контролю исходя из его сущности, т.е. конструктивной работы по устранению недостатков;
• Постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления;
• Если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия, использовать сочетание плановой и  внезапной проверок;
• Правильно выбрать объекты контроля и применять эффективные методы и приемы;
• Менеджеру контроль работы подчиненных сочетать с самоконтролем собственной деятельности.