Организация коммуникативных процессов в сфере управления

     Если  канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

     В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

     Выбрав  канал, отправитель использует его  для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

     4. Декодирование и  восприятие информации. Чтобы воспринять   информацию,   заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование — это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

     Такая обратная связь реализуется с  помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

     5. Интерпретация сообщения   и  формирование  ответа.   На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

     6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

     Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.

     Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью. 
 
 

 

       Глава 2. Организация коммуникативных процессов в сфере управления.

     § 2.1. Характеристика предприятия (СОАО «Бахус») 

     Данная  глава работы является практической и написана на основе изучения деятельности общества с ограниченной ответственностью «Бахус». 

     Ниже  приводятся официальные данные его  регистрации и производственной деятельности.

      
Чтобы понять, как происходят коммуникации  в ООО «Бахус»,  рассмотрим  структуру управления этой компании (Приложение № 6,7). Органами управления общества являются:

     - общее собрание акционеров;

     - совет директоров;

     - генеральный директор;

     -  правление.

     История производства начиналась  с 1954  года в арендуемых помещениях. В 1958г. построено помещение завода, где было сконцентрировано все производство. В 1966-68г.г. осуществлено техническое переоснащение цехов, главной целью которого являлось облегчение тяжелого ручного труда и повышение производительности труда.

     В 1973г. ассортимент изделий возрос до 80 наименований. Построено новое  помещение для приемки стеклопосуды, увеличив производственную мощность до 6500 кв. м. Смоленское открытое акционерное общество производителей спирта и ликероводочных изделий «Бахус» зарегистрировано 9 декабря 1992 года.

     На 01.01.2008 года в состав СОАО «Бахус»входят:

     ликероводочный завод «Смоленский»,

     спиртовый завод «Пискарихинский»,

     спиртовый завод «Крапивенский»,

     спиртовый завод «Руссковский»,

     спиртовый завод «Яновский»

     и пять филиалов – складов готовой  продукции

     «Вяземский»

     «Рославльский»

     «Гагаринский»

     «Сафоновский»

     «Ярцевский»

     В настоящее время спиртовые заводы «Крапивенский» «Руссковский» и  «Яновский» законсервированы и  не  осуществляют  производственную  деятельность.

     СОАО  «Бахус» - крупное предприятие, производящее вино-водочные изделия. Структура предприятия  достаточно хорошо сформирована и разветвлена.

     Руководство и контроль. Совет  директоров  осуществляет  общее   руководство деятельностью. Руководство текущей  деятельностью  осуществляет  Генеральный директор и Правление. Правление возглавляет  Генеральный  директор,  который назначается общим собранием акционеров сроком на 5 лет.

     Все работники СОАО «Бахус» обязаны  выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить  принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данных участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

     Организация контроля исполнения возлагается на руководителей отделов или   структурных подразделений. Контроль исполнения документов включает в себя:

     -Постановку  документов на контроль;

     -Доведение  документа (поручения) до исполнителя;

     -Проверку  хода исполнения;

     -Учет  и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о  состоянии исполнительской дисциплины.

     -Отчет  об исполнении должен содержать  следующую информацию:

     -Кому  направлен ответ, дата и номер  документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое  содержание;

     Если  ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются  дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

     Если  подразделение является ответственным  исполнителем документа, то составляется отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей.

     Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

     В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен подготовить докладную записку с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. После исполнения документ направляется в дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение. Обязательному контролю исполнения подлежат: поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов; запросы и обращения депутатов всех уровней; предложения, заявления и жалобы граждан; приказы, распоряжения; запросы правоохранительных органов.

     Постановке  на контроль подлежат также поручения с формулировками «доложить», «представить», «внести предложения», «подготовить проект ответа (документа)» и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.

     Необходимость постановки документа на контроль и  срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа. Сроки исполнения могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя. Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

     В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции  руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются  типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении

     Срок  исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.

     Если  в процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения  требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, исполнитель документа не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

     В случае, когда исполнение документа  связано с необходимостью выезда на место или получения дополнительного  материала, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

     Сотрудники  структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, регулярно информируют руководителя о состоянии и результатах исполнения, ежедневно просматривают информационную базу или другие учетные формы, рассылать "напоминания" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

     Коммуникации  на СОАО «Бахус». Вертикальная коммуникация.  Здесь все в принципе достаточно понятно. Коммуникации  проходят  сверху вниз, то есть аппарат управления издает поручения или иную форму  сообщения  и спускает её ниже на отделения. Сверху  вниз  от  генерального  директора  до служащих более низкого звена.

     Горизонтальная  коммуникация. Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате  управления  и на уровнях находящихся ниже, под  аппаратом  управления.  Обычно  межличностные отношения  на  более  низких   уровнях   проводятся   в   независимости   от генерального директора. К примеру, можно взять любой цех,  где отношения происходят только между сотрудниками.