Организационное планирование: понятие и сущность

        Метод параметрического (организационного) моделирования.      

     Этот  метод заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для

выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

     Логика  и механизм зависимости системы  управления от объекта управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами

управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой -неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят  непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации [5]. Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

          Метод функционального моделирования  (метод аналогий).                          

     Он  заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы. К ним относятся такие функции, как оперативное управление производством, материально-техническое снабжение, расчёт труда и заработной платы, технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства, отраслевой принадлежности предприятия и других факторов. Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и т. п.

         Программно-целевой метод.                       

     Этот  метод основан на формировании " древа целей ", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП строится специальная система управления (СУ ЦКП), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы. Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей", составом исполнителей и содержанием ЦКП. Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно- целевую ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы.

          Такие системы предлагается планировать в три стадии:             

1. Формирование  общей структурной схемы системы  и её главных характеристик  (стадия композиции).

2. Разработка  состава подразделений и основных  связей между ними (стадия структуризации).

3. Разработка  количественных характеристик аппарата  управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

     В целом указанные выше подходы  и методы применяются главным  образом для совершенствования существующих (действующих) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В

самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент "брака" - нежизнеспособных и неэффективных систем.

     Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется  во многом и "забывчивость " создаваемых  систем. Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д.? Как уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы (в основном трудовые) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания. Это приводит к тому , что решение многих важных проблем ( и соответственно их ОС) не имеет достаточного ресурсного обеспечения. Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения. Кроме того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.

     Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока, наконец, не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность ", однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить. Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки

теории  планирования и построения ОС его не улучшить.  
 

2.2 Закономерности  планирования и построения организационных  систем 
 

      Всякая  теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС. Среди них можно выделить следующие:

     1. Формирование ОС - это многоэтапный  процесс.

      2. Необходимым условием для начала  планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённой общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.

      3. Решение вновь возникающих проблем  не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС. Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий (или ЦКП) и готовятся постановления (или приказы), обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль за реализацией комплекса мероприятий (или ЦКП) осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.

     4. Для выбора способа решения  проблем предварительно проводится  их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей ", которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ. Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.

     5. После исследования проблемы  наибольшую трудность вызывает  обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично. Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей (или организаций- исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую (из старой в новую). Последнее обстоятельство требует учёта ущерба, который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС. Конечно, необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда, однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС, то она становится очевидной.

     6. Планирование СУ производится  после того, как выбраны границы (состав) ОУ. Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС.

     В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии:

     1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ.

     2. На второй стадии объект получает  научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс.

     3. На третьей стадии объект получает  юридическое признание и собственный СУ.

     Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.

     Построение  СУ осуществляется на основе анализа  особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.

     Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С. Е. Каменицера, В. В.Соломатина, А. А. Модина и др.). Так, по мнению А. А. Модина, " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств "[8] . Подобным образом высказываются и другие авторы. " Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д.).

      Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .

     На  изучении и использовании зависимости  между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления.  

     Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС:

     1. В основе разработки любой  ОС должно лежать изучение  конкретной общественной потребности  (проблемы).

     2. Планирование и последующее построение  ОС должно осуществляться в  последовательности " проблема - ОУ - СУ ", что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ (состава) ОУ, построение (синтез) СУ.

     3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой - определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй - выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.

     4. Решение вопроса о целесообразности  создания ОС должно приниматься  на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.

     5. Синтез СУ должен осуществляться  исходя из особенностей ОУ.

      6. Планирование ОС следует выполнять  с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.  
 

      2.3 Организационное планирование на  примере рекламной деятельности 
 

     Планирование, как со стороны компании, так и со стороны агентства, имеет целью организовать ту или иную работу объединенными усилиями людей. Организационное планирование - это разбивка большой по объему задачи (например, налаживание рекламной деятельности компании в целом) на отдельные задания меньшего объема, успешно выполняемые отдельными работниками, результаты труда которых могут быть снова сведены воедино, в усилие, наилучшим образом отвечающее целям решения стоящей проблемы.