Организационное планирование: понятие и сущность

Содержание 
 

Введение………………………………………………………………………………….

1 Теоретические  основы организационного планирования………………………….

     1.1 Сущность и цели организационного  планирования………………………..

     1.2 Основные виды организационных  планов….................................................

     1.3 Принципы организационного планирования……………………………….

2 Оценка планирования организационных систем……………………………………..

     2.1 Анализ основных принципов организационного планирования………….

     2.2 Закономерности планирования и  построения организационных систем…

     2.3 Организационное планирование на  примере рекламной деятельности…….

3 Тенденции  развития организационного планирования……………………………….

     3.1 Проблемы планирования в организации………………………………………

     3.2 Пути решения проблем организационного  планирования…………………..

Заключение………………………………………………………………………………..

Список  используемой литературы…………………………………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 
 

     В условиях централизованной плановой системы вся деятельность организаций полностью подчинялась заблаговременно подготовленным и утвержденным планам. Система планирования производственно-хозяйственной деятельности организаций включала в себя перспективное планирование (пятилетка, с распределением по годам), годовое и оперативное планирование. Фактически желаемой стабильности планов достигать удавалось далеко не всегда: после утверждения планы нередко корректировались (иногда по несколько раз в год), но все поправки шли "сверху вниз", т.е. от вышестоящей организации к нижестоящей.

     Переход на рыночные отношения существенно  изменил принципы инвестиционной деятельности. Главной проблемой организаций стал поиск заказчиков. Реакцией на эти перемены: было возникновение мнения о ненужности и даже невозможности планирования в условиях рынка. Особую популярность приобрел подобный взгляд в небольших организациях, для которых вопрос “как планировать" часто оттеснялся вопросом "как найти какую-либо работу на ближайшие месяцы".

     Тем не менее зарубежный опыт и сама логика развития производства указывают  па ошибочность таких представлений. Любая деятельность становится успешной и устойчивой к "помехам" только при рациональном ее планировании. Продуманность и координация действий необходимы в любой сфере, будет ли это строительство конкретного сооружения, производственно- экономическая деятельность организации в целом или предпринимательская деятельность. Вопрос лишь в том, в какой форме и по каким принципам должно вестись планирование. Примечательно, что в странах с развитой рыночной экономикой (особенно в ФРГ и Франции) планированию в строительстве придается немалое значение не только на уровне отдельных организаций, но в ряде вопросов и на национальном (общегосударственном) уровне. В частности, на общегосударственном уровне систематически составляются долгосрочные планы проведения научных исследований в строительстве, выполняемых на счет бюджетных ассигнований.

      Поскольку цель организационной структуры  состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Некоторые авторы, фактически, считают, что выбор общей структуры организации — это решение, относящееся к стратегическому планированию, поскольку оно определяет то, как организация будет направлять усилия на достижение своих основных целей. Однако, с нашей точки зрения организация деятельности — это иная, отличная функция. По нашему мнению, она основывается на стратегии организации, но не является самой стратегией.

     Этот  подход был предложен Альфредом  Чандлером. Он проанализировал, как  на протяжении ряда лет изменялись организационные структуры таких фирм, как «Дюпон», «Дженерал Моторс*, «Стандарт Ойл оф Нью-Джерси* и «Сире». Наблюдая за тем, как эти изменения соотносились с изменениями стратегий и целей организаций, Чандлер сформулировал свой ставший знаменитым принцип: «Стратегия определяет структуру». Это означает, что структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных структурах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Теоретические основы организационного  планирования 
 

1. Сущность  и цели организационного планирования

 
 

     Организационное планирование, это процесс преобразования анализа в проект. Оно определяет структуру, отношения, роли, требования к человеческим ресурсам и направления, по которым необходимо осуществить изменения. Не существует единственного «наилучшего проекта». Всегда есть выбор между различными альтернативами. Логический анализ поможет при выборе альтернатив, но превалировать будет закон ситуации. Окончательный выбор будет обусловлен текущими и будущими обстоятельствами организации. На него сильно повлияют личные и человеческие соображения — склонности высшего руководства, сильные и слабые стороны руководства в целом, наличие людей для заполнения штата новой организации и необходимость принять во внимание чувства тех сотрудников, на которых изменения скажутся. Холодная логика иногда ведет к необходимости игнорировать эти соображения. В любом случае, все должно быть сделано продуманно, и при планировании и внедрении плана создания новой организации следует отдавать себе отчет в последствиях.

     Возможно, нужно будет согласиться с  тем, что в ближайшей перспективе  не удастся логично перегруппировать виды деятельности, потому что нет человека с необходимым опытом, чтобы возглавить новое подразделение, или потому, что способные люди настолько прочно укоренились в какой-то сфере, что вывести их оттуда означало бы нанести серьезный ущерб их морали, что снизило бы общую эффективность новой организации.

     Самый худший грех, который могут совершить  проектировщики организации, — это  навязывание своей собственной  идеологии. Их работа состоит в том, чтобы обладать знаниями из различных  областей, быть восприимчивыми, анализируя ситуацию, и осмотрительными, оценивая альтернативы.

     Спланировав организацию и определив структуры, отношения и роли, следует подумать о том, как все это осуществить. Можно посоветовать реализовать  составленный план в несколько этапов, особенно если необходимо найти и  подготовить новых сотрудников

     Планирование - это функция, связанная с определением целей и задач организации, а также ресурсов, необходимых для достижения этих целей. Это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Понятие "планирование" имеет 2 смысла:

1. Общеэкономический  с точки зрения общей теории  фирмы

2. Управленческий (одна из функций менеджмента,  которая представляет собой процесс  определения целей и путей  достижения этих целей).

     Весь  процесс планирования на предприятии  делится на 2 стадии:

1. Разработки  стратегии фирмы.

2. Определение  тактики.

     Разработки  стратегии фирмы. Перед началом  организации процесса необходимо убедиться  в готовности организации к стратегическому планированию. Например, если стратегическое планирование применяется впервые, то нужно начинать плавно. Возможно, в организации происходит слишком много нового, и поэтому нужно временно отложить стратегическое планирование. Важно понять, что планирование дает лучший эффект при соблюдении следующих условий:

     1. В организации отлажена система  управления.

     2. Организация имеет отработанные  каналы коммуникаций.

     3. Организация открыта для новых  идей.

     4. В организации отсутствует господство  бюрократии.

Так как  не существует единственно правильного  процесса, важно определить, что планирование подходит для организации. Правильно ли выбран момент? Готов ли менеджмент к процессу? Правильно ли поставлено мышление? Например, если в организации доминируют люди, мыслящие в краткосрочной перспективе, нужно быть осторожным в процессе. Важно объяснить преимущества планирования. Как уже говорилось, планирование – это процесс подготовки к будущему путем рассмотрения вариантов выбора.

Начало  организации 

Планирование начинается с составления плана, то есть перед началом процесса нужно определить последовательность действий. Для организации процесса нужно рассмотреть несколько вопросов.

     • Кто будет заниматься планированием?

     • Что мы предполагаем сделать?

     • Как мы это сделаем?

Организация процесса планирования включает следующие  шаги:

     - Определение ожиданий и информирование всех вовлеченных в разработку стратегического плана. Какие вопросы должны быть затронуты? Получение от генерального директора или президента четкой формулировки того, что он ожидает от планирования. Доведение этой информации до сведения всех участников процесса.

     - Сбор информации для плана, например, миссия организации на данный момент, основные цели, планы, уже выполненные. Опрос основного управленческого состава и определение ключевых вопросов на будущее.

     - Определение цели стратегического плана. Определение периода планирования. В общем случае, времени должно быть достаточно для перевода направленности деятельности организации в нужную сторону. Какая организационная цель плана? Включает ли план всю организацию или только определенные подразделения?

     - Достижение соглашения по поводу работы процесса планирования. Определение степени участия групп заинтересованных лиц (stakeholders) в процессе. Подготовка набора шагов, которые будут направлять процесс.

     - Завершение формирования комитета планирования. Кто участвует? Кто управляет процессом? Распределение ответственности и определение требований к ресурсам.

     Планирование приобретает смысл только тогда, когда оно реализуется. Обоснованные цели являются важнейшим компонентом эффективного планирования, но они не обеспечивают полностью адекватных ориентиров для принятия решений и поведения. Цель устанавливает, что организация хочет достичь и когда она хочет получить желаемый результат. Однако метод достижения цели не разрабатывается с такой тщательностью, что может привести к приложению усилий в неправильных направлениях. Чтобы избежать такого рода ошибок, руководство должно разрабатывать конкретные указания по обеспечению достижения целей и налаживать процесс реализации стратегического плана. Спланировав организацию и определив структуры, отношения и роли, следует подумать о том, как все это осуществить. Можно посоветовать реализовать составленный план в несколько этапов, особенно если необходимо найти и подготовить новых сотрудников. Центральная идея заключается в согласовании действий по достижению намеченных целей между собой. Для этого используются такие компоненты формального планирования, как тактика, политика, процедуры и правила.

     Определение тактики подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели, согласующиеся с долгосрочными, и облегчающее их достижение, оно также разрабатывает краткосрочные планы для достижения этих целей, поддерживающие долгосрочные планы организации. Такие краткосрочные планы называются тактиками. Характеристики тактических планов:

1. n Тактика разрабатывается в развитие стратегии.
2. n Тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена, тогда как стратеги почти всегда вырабатывается на высших уровнях руководства.
3. n Тактика рассчитана на более короткие интервалы времени, чем стратегия.
4. n Тактические результаты, как правило, легко соотносятся с конкретными действиями и быстро проявляются, тогда как результаты стратегии не могут быть полностью обнаружены в течение нескольких лет.