Управление туристской структурой представляет собой распределение задач между структурными подразделениями и работниками, в том числе наделение их полномочиями на осуществление того или иного направления туристской деятельности или деятельности по обеспечению функционирования организации.

           Выбор структуры управления является немаловажным, а порой и самым главным фактором успешного функционирования организации. 
       Применительно к турфирме ООО “Астревел” линейно-функциональная структура управления может выглядеть следующим образом (рис. 2).

2.5. Закрепление функций  управления за  сотрудниками турфирмы 

ООО «Астревел» (усовершенствованная)

          Далее целесообразно представить закрепление функций за сотрудниками турфирмы ООО «Астревел».

          Усовершенствованное закрепление функций за сотрудниками турфирмы ООО «Астревел».

Согласно  данным табл.1 видно, что функции четко закреплены за сотрудниками предприятия, к функциям менеджера по работе с клиентами добавлено бронирование и оформление авиа и ж/д билетов, а также проведение анкетирования и предоставление отчетов заместителю генерального директора. А к функциям заместителям генерального директора добавлено управление маркетинговыми процессами, рекламная деятельность, стимулирование сбыта. Далее необходимо привести измененную должностную инструкцию специалиста по работе с клиентами.

     2.6 Должностные инструкции  сотрудников турфирмы 

ООО «Астревел»

Представлены  должностные инструкции сотрудников  фирмы высшего и низшего звена.

Должностная инструкция заместителя  генерального директора

1. Общие положения

1.1. Заместитель  генерального директора относится  к категории руководителей. 
1.2. Заместитель генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.  
1.3. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору. 
1.4. На время отсутствия заместителя генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 
1.5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное (экономическое, юридическое) образование, опыт работы на руководящих должностях не менее 5 лет. 
1.6. Заместитель генерального директора должен знать: 
- законодательные и нормативно-правовые акты, регулирующие финансово-экономическую деятельность компании;  
- основы гражданского, коммерческого, финансового, налогового, трудового законодательства; 
- профиль, специализацию, особенности структуры компании, перспективы ее развития, производственные мощности, основы технологии производства;  
- порядок разработки и утверждения планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании;  
- организацию финансовой работы на предприятии; 
- порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров. 
1.7. Заместитель генерального директора руководствуется в своей деятельности: 
- законодательными актами РФ; 
- Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; 
- приказами и распоряжениями руководства; 
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности заместителя генерального директора

Заместитель генерального директора выполняет следующие  должностные обязанности: 
2.1. Осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. 
2.2. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных обязательств. 
2.3. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей, улучшению экономических показателей и формированию системы экономических индикаторов работы компании, повышению эффективности производства, укреплению финансовой дисциплины, предупреждению образования и ликвидации сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, а также перерасхода материальных ресурсов. 
2.4. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов.  
2.5. Непосредственно при отсутствии генерального директора или по его поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками, субподрячиками, потенциальными партнерами и другими организациями. 
2.6. Контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований требований противопожарной безопасности. 
2.7. Обеспечивает доведение до сведения работников и исполнение ими распоряжений и приказов генерального директора. 
2.8. Информирует генерального директора об имеющихся недостатках в работе предприятия и принимаемых мерах по их ликвидации.

3. Права заместителя генерального директора

Заместитель генерального директора имеет право: 
3.1. Давать распоряжения и указания работникам компании по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. 
3.2. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов. 
3.3. Сообщать генеральному директору о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению. 
3.4. Представлять в пределах своей компетенции интересы компании во взаимоотношениях с государственными органами, сторонними организациями и учреждениями по коммерческим вопросам. 
3.5. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников. 
3.6. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 
3.7. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность заместителя генерального директора

Заместитель генерального директора несет ответственность: 
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. 

Должностная инструкция менеджера  по туризму

1. Общие положения

1.1. Менеджер  по туризму относится к категории специалистов. 
1.2. Назначение на должность менеджера по туризму и освобождение от нее производится приказом генерального директора организации по представлению менеджера по персоналу. 
1.3. Менеджер по туризму подчиняется непосредственно генеральному директору организации. 
1.4. На время отсутствия менеджера по туризму его обязанности выполняет другой менеджер по туризму, назначенный приказом генерального директора организации, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 
1.5. На должность менеджера по туризму назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, желательно по специальности «менеджер по туризму», а также опыт работы на аналогичной должности не менее одного года. 
1.6. Менеджер по туризму должен знать: 
— природные, исторические, культурные достопримечательности стран мира; 
— традиции, географию и климат российских регионов и зарубежных стран; 
— виды средств транспорта и варианты возможных транспортных сообщений с российскими и зарубежными территориями; 
— перечень организаций, предоставляющих экскурсионные услуги и услуги гидов-переводчиков; 
— систему классификации гостиниц (в соответствии с приказом Ростуризма от 21 июля 2005 г. № 86); и схемы работы с гостиницами и отелями; 
— перечень объектов общественного питания и развлечений, а также организаций оздоровительного и спортивного назначения по своему направлению; 
— порядок работы консульско-визовых служб; 
— порядок валютного и таможенного контроля; 
— туристические каталоги и справочную информацию; 
— конъюнктуру туристического рынка; 
— основы маркетинга и рекламы; 
— правила страхования туристов; 
— правила оформления путевок, ваучеров, страховых полисов; 
— порядок работы с дисконтными картами; 
— правила установления деловых контактов и тактику проведения деловых переговоров; 
— методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств связи и компьютерных технологий; 
— локальные нормативные акты организации. 
1.7. Менеджер по туризму руководствуется в своей деятельности: 
— законодательными актами РФ; 
— уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации; 
— приказами и распоряжениями руководства; 
— настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности  менеджера по туризму

Менеджер по туризму выполняет следующие  должностные обязанности:

2.1. Собирает, изучает  и анализирует требования клиентов  к туристическим услугам. 
2.2. Осуществляет поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству предоставляемых услуг туроператоров, оказывающих услуги по размещению и экскурсионному обслуживанию туристов. 
2.3. Устанавливает контакты с отелями и организациями, оказывающими экскурсионные и транспортные услуги по перевозке пассажиров; согласовывает с ними основные условия договоров на предоставление услуг и обеспечивать их заключение. 
2.4. Участвует в определении стоимости туристического пакета в зависимости от стоимости услуг, включенных в состав тура и собственных расходов. 
2.5. Обеспечивает клиента необходимой устной и письменной информацией и консультирует клиентов: 
— о правилах въезда в страну и пребывания в ней; 
— о порядке и сроках оформления виз; 
— о валютном и таможенном контроле; 
— о памятниках истории и культуры; 
— о транспортном, визовом, экскурсионном обслуживании; 
— о размещении и питании туристов; 
— о маршруте путешествия и программе пребывания; 
— о дате и времени начала и окончания путешествия; 
— о порядке встречи, проводов и сопровождения туристов; 
— о мерах, обеспечивающих безопасность во время путешествия. 
2.6. Формирует списки туристов и составляет графики заездов в отели.  
2.7. Получает информацию о месте и времени прибытия туристов, организовывает своевременный отъезд и приезд туристической группы. 
2.8. Проводит инструктаж туристов по соблюдению мер безопасности при осмотре достопримечательностей, а также о правилах поведения на транспортных средствах и о правилах оказания первой медицинской помощи. 
2.9. Ведет статистику организованных туров и готовит отчетность. 
2.10. Незамедлительно информирует руководителя организации и заинтересованных лиц о чрезвычайных происшествиях с туристами во время происшествия, а также о не возвратившихся из путешествия туристах.

3. Права менеджера  по туризму

Менеджер по туризму имеет право:

3.1. Проходить  переподготовку и повышение квалификации  в порядке, установленном трудовым  законодательством и локальными  нормативными актами организации. 
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его профессиональной деятельности. 
3.3. Запрашивать и получать от руководителя организации и других специалистов (менеджеров по маркетингу и рекламе, юристов, программистов) документы, информацию, в том числе программное обеспечение, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 
3.4. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией. 
3.5. Сообщать руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе работы и вносить предложения по их устранению. 
3.6. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей профессиональной деятельности.