Организации (фирмы) и характеристика в управлении

   На  производственном предприятии техническая  структура во многом определяет профессионально-квалификационный состав персонала, характер и содержание трудовых операций, создает основу функциональных связей между людьми и в значительной мере влияет на их межличностные отношения.

   Социальная  структура организации, которую  первым проанализировал Э. Мейо, образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т.д. все эти элементы организационной структуры являются «мягкими».

   Социальная  структура организации обладает определенным потенциалом, который складывается из нескольких элементов:

1. потенциал общего руководства (характеризуется уровнем его знаний и понимания ситуации, умением выявлять и решать проблемы, в том числе в критических условиях, готовностью к риску и проч.);
2. психологический потенциал (отражает состояние морально-психологического климата, стабильность отношений);
3. творческий потенциал коллектива (отражает его способность реагировать на изменения, предлагать альтернативы, стремление к поиску, предприимчивость, использование прогрессивных методов работы).

   Социотехническая  структура – это система рабочих  мест, объединяющая работников пространственно  и в трудовой взаимосвязи. Она  интегрирует в себе жесткую техническую  и гибкую социальную структуру.

   Нормативно-правовая структура – совокупность юридических норм, правил, требований, стандартов, необходимых для осуществления функций организации.

   Как считает известный социолог А. Пригожин, организация как система априорно заданных отношений и официально установленная совокупность норм, правил и стандартов присуща всякому социальному институту независимо от его назначения и отражает существующую при любых условиях необходимость упорядочения совместной деятельности людей.

   Таким образом, организация не есть чисто  материальное или чисто духовное явление.

   Цикл  жизни организации охватывает пять основных фаз.

   На  первой происходит ее создание, например на основе решения общего собрания учредителей, и осуществляются все  связанные с этим мероприятия.

   На  второй фазе организация стремительно растет в той сфере, которой она изначально возникла.

   На  третьей происходят дифференциация, поиск новых, а также качественное развитие и совершенствование существующих форм и направлений ее деятельности.

   На  четвертой фазе организации наступает  состояние зрелости, консолидации. Она прочно стоит на ногах и часто больше не стремится, ни к поиску нового, что на деле означает начало конца.

   Последний наступает на пятой, заключительной, фазе ее жизни. Здесь организация  постепенно ослабевает, свертывает свою деятельность и наконец прекращает существование.

   Главным признаком организации, как и  коллектива, лежащего в ее основе, считается  наличие цели. Последняя придает  смысл ее существованию, определенность и конкретную направленность действиям  персонала.

   Цель  объединяет и сплачивает участников, поскольку ее реализация обеспечивает решение ими собственных задач (иначе люди не согласятся терять свободу и подчиняться требованиям, которые, быть может, внутренне и не принимают).

   В то же время достижение целей организации  возможно только при наличии некоторой «критической массы» участников, объединении их сил и способностей.

   Нужно иметь в виду, что роль целей  для различных организаций неодинакова. В одном случае они активно  побуждают людей к деятельности, а поэтому их достижение специально стимулируется. В другом случае цель выступает лишь в качестве общего смысла существования организации, не ориентируя людей ни на какие специальные действия.

   Другим  признаком организации является обособленность, выражающаяся в замкнутости  внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут быть материальными в виде стен и заборов или идеальными (запреты, нормы, права, предписания и проч.).

   Третий  признак организации – системность, наличие связей между ее отдельными элементами, с помощью которых те взаимодействуют и влияют друг на друга. Связи могут быть экономическими, технологическими, административными, социальными, информационными и т.д.

   Четвертым признаком организации можно  считать саморегулирование, позволяющее ей в определенных рамках самостоятельно решать многие вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств выполнять внешние команды.

   Саморегулирование осуществляется внутриорганизационным  центром, координирующим деятельность людей, обеспечивающим их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации (таких центров может быть несколько, но один из них всегда должен выполнять функции главного, полицентризм делает ее более гибкой, а следовательно, и устойчивой).

   Наконец, в качестве еще одного признака организации следует назвать наличие специфической культуры, считающейся сегодня фактором конкурентоспособности первого порядка. Культура (в том числе и управления) представляет собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, символов, которые во многом определяют отношения в коллективе и направленность поведения людей.

   Характерной чертой современной организации  является ее устойчивость, т.е. способность  функционировать и развиваться  в условиях внешних и внутренних помех и вопреки им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более высокое состояние.

   Устойчивость  относится к структуре организации  и к ее функциям. Структурная устойчивость первична, ибо позволяет ей восстанавливать  свои функции при их нарушениях.

3. Требования, предъявляемые к построению рациональных организаций.

   Современные крупнейшие капиталистические фирмы  – это национальные и многонациональные  концерны, которые вкладывают капиталы в самые различные отрасли  и имеют промышленные предприятия  в разных странах. Для эффективного функционирования такой фирмы необходимы прежде всего, прочные внутренние связи. Объединение различных частей фирмы в единую систему обеспечивается ее организацией и управлением.

   В теории организации и управления характерным является использование принципа системности, который заключается в предоставлении объекта исследования как части системы и одновременно сама часть является системой.

   Системный подход играет важную роль в построении моделей организации и управления предприятием. Он позволяет правильно ставить цели, формулировать и типизировать задачи и методы их решения.

   В процессе управления происходит делегирование  прав и обязанностей для организации  взаимодействия различных органов  управления и распределения задач, решаемых различными работниками. Руководители должны передавать сотрудникам свои права и обязанности, иначе требуемая работа просто не будет выполнена. Поэтому организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители – независимо от их ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию, а в более крупных организациях и предлагая структуру подчиненных им подразделений, соответствующую общей структуре организации, выбранной высшим руководством.

   В широком смысле задача менеджеров при  этом состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

   Поскольку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Некоторые авторы, фактически, считают, что выбор общей структуры организации – это решение, относящееся к стратегическому планированию, поскольку оно определяет то, как организация будет направлять усилия на достижение своих основных целей. Однако, с нашей точки зрения организация деятельности – это иная, отличная функция. По нашему мнению, она основывается на стратегии организации, но не является самой стратегий.

   Стратегия определяет структуру, это значит, что  структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных структурах.

   Согласно  классической теории организации, с  выводами которой по данному вопросу  согласно большинство менеджеров, структура  организации должна разрабатываться  сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи – подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи,- а потом составить конкретные правила.

   Рациональная  организация  производства предполагает соблюдение двух требований: экономичности  и современности.

   Организация предприятия относится к сфере деятельности руководства и трудового коллектива. Организация всегда подразумевает распределение обязанностей между руководителями и исполнителями в соответствии с поставленными целями, альтернативой решения, перспективой и контролем хода реализации решений.

   Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществите деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.
2. Установите соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.
3. Определите должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их  удовлетворительное выполнение.

   Важно понять, что появившаяся в итоге  разработки организационная структура – это не застывшая форма, подобная каркасу здания. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т. к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяются в ходе планирования и контроля.

   Организационные принципы построения фирмы определяются ее целями и стратегией. Цель – это  желаемое состояние фирмы в будущем. В управлении  необходимо оценить каждую функцию и каждый вид деятельности внутри фирмы, исходя из их вклада в достижение целей фирмы.

   Рост  прибыли для большинства промышленных фирм – основной смысл их деятельности. Поэтому прибыль является главной целью, даже если руководство рассматривает ее просто как одну из целей одинаковой важности.

   Как только цели фирмы определены, вырабатываются руководящие направления действий. Основная задача политики фирмы состоит  в совершенно четком определении стратегических концепций, с помощью которых  принимаются ежедневные тактические решения, полностью соответствующие как краткосрочным, так и долгосрочным целям фирмы. Достижение целей организации зависит от трех главных факторов: выбранной стратегии, организационной структуры и от того, каким образом эта структура функционирует.