Оптимизация управления закупками материально-технических ресурсов в организации

На промышленных предприятиях существуют различные схемы организационного построения службы МТО. Систематизация этих структур позволяет выделить наиболее типичные: функциональная, по товарному принципу и комбинированная. Функциональная структура управления МТО предусматривает специализацию отдельных подразделений на выполнение конкретных функций. Такая структура приемлема в основном для предприятий с единичным и мелкосерийным типом производства, относительно узкой номенклатурой и небольшими объемами потребляемых материалов и выпускаемой продукции. Структура управления по товарному принципу предусматривает специализацию отдельных подразделений службы МТО на выполнение всего комплекса работ по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация отдельных подразделений службы МТО предусматривает выполнение всего комплекса функций по обеспечению предприятия определенными видами материальных ресурсов. Товарная специализация характерна для предприятий с крупносерийным и массовым типом производства, относительно широкой номенклатурой и большими объемами потребляемых материалов и выпускаемой продукции.

Комбинированная структура управления МТО предусматривает определенные подразделения предприятия, в которых весь спектр функций осуществляют закрепленные за ними группы специалистов по материальным ресурсам, а также осуществляются все функции внешнего ресурсо-обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Планирование материально-технического обеспечения

 

Планирование МТО предприятия является основанием для принятия решения о закупке материальных ресурсов. При организации закупки материальных ресурсов на предприятиях необходимо определять потребность в материальных ресурсах по специфицированной номенклатуре на плановый период. Процесс планирования предусматривает следующие этапы: исследование рынка сырья и материалов, определение потребности предприятия по всей номенклатуре потребляемых материалов, составление плана закупок материалов и стоимостный анализ заготовительного предприятия. Исследование рынка сырья и материалов — один из элементов планирования МТО предприятия. Изучение рынка сырья и материалов предполагает систематические сбор, обработку, анализ и оценку информации о предложении конкретных видов материалов, ассортименте и ценах на сырье, материалы, топливо и полуфабрикаты. При исследовании рынка сырья и материалов предприятие должно дать количественную оценку предложений необходимых ему материальных ресурсов в ассортименте и по предлагаемым ценам. Важное место в изучении этого рынка занимает анализ издержек по доставке материалов. При анализе конкретных поставщиков сырья и материалов важная роль принадлежит информации о состоянии портфеля заказчика. Исследование рынка сырья и материалов носит стратегический характер, поскольку решается вопрос о закупке материальных ресурсов. Вырабатывая стратегию снабжения, предприятие сравнивает собственные расходы на производство необходимых деталей с ценой аналогичных деталей у поставщика. Определение потребности в материальных ресурсах — центральное звено в планировании материально-технического снабжения предприятия. Потребность в материальных ресурсах складывается из потребности в ресурсах на основное производство, на создание и поддержание переходящих запасов на конец планового периода и потребности на другие виды хозяйственной деятельности, включая и непроизводственную.

При расчете потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать наличие средств для их покрытия. Источники покрытия могут быть собственными или заемными. Потребность в материальных ресурсах планируется по всей номенклатуре материалов в стоимостном и натуральном выражении. Объемы и сроки поставок материалов на предприятие обусловливаются режимом их производственного потребления, созданием и поддержанием необходимого уровня производственных запасов. Объем требуемых материальных ресурсов складывается из потребности в материалах, необходимых для внедрения новой техники, для изготовления оснастки и инструмента, на эксплуатационные и технологические нужды, на создание необходимого задела незавершенного производства и на образование переходящих запасов. Потребность в материальных ресурсах определяется на основе баланса МТО предприятия с учетом остатков и внутренних источников обеспечения. Определение потребности в материальных ресурсах можно осуществить тремя методами:

• детерминированным — на основе планов производства и нормативов расхода;
• стохастическим — на основе вероятностного прогноза с учетом потребностей за прошлые периоды;
• оценочным — на основе опытно-статистической оценки.

Выбор метода зависит от особенностей материальных ресурсов, условий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения необходимых расчетов. Наиболее распространен метод прямого счета, основанный на программе выпуска продукции и нормах расхода материалов на единицу выпускаемой продукции. Расчеты при этом методе производятся по формуле:

 

где Р — общая потребность в материале;

Ни — норма расхода на изделие;

Пн — программа производства данного изделия.

 

Подетальный метод расчета потребности в материальных ресурсах определяется по формуле:

 

Где Нд-норма расхода;

Пд-программа производства детали в плановом периоде.

При методе по типовым представителям потребность в материальных ресурсах определяется по формуле:

 

Где Нтип- норма расхода материалов на изготовление типового представителя;

Побщ- общая программа производства изделий данной группы.

Поиздельный и подетальный методы применяются для определения потребности в сырье, основных и вспомогательных материалах, входящих в состав выпускаемой продукции. Наибольшее использование эти методы нашли в электроэнергетике, машиностроении и металлообработке.

Статистические методы определения потребности в материальных ресурсах основываются на использовании данных о фактическом расходе материальных ресурсов за прошлые периоды с учетом изменения структуры и объемов производства, а также норм расходов ресурсов, обусловленных использованием новой техники и совершенствованием организации производства.

Потребность в материальных ресурсах определяется по формуле:

 

где Рп, Рпр – плановая потребность и фактический расход материальных ресурсов, соответственно в планируемом и прошлом периодах; 
         Кпр, Кп – коэффициенты динамических изменений соответственно производственной программы и расхода материальных ресурсов.

Применяется данный метод преимущественно при значительной номенклатуре ресурсов и относительно небольших расходах.

Потребность в оборудовании (по видам) определяют исходя из его производительности и плана производства продукции по видам:

 

где п – число видов продукции;

  Нп – норма времени на изготовление единицы продукции;

Пп – программа производства продукции;

T – число рабочих дней в плановом периоде;

tсм – продолжительность смены;

Кио – коэффициент использования оборудования;

Кин – коэффициент изменения (повышения или снижения) норм.

 

Потребность материальных ресурсов на образование переходящих запасов рассчитывают исходя из ожидаемого остатка материалов в запасах на начало планового периода по формуле:

Оож = Оф + Вож – Рож,

где Ож – ожидаемый остаток на конец года;

Оф – фактический остаток на первое число месяца, в котором разрабатывался план закупок;

Вож – ожидаемые поступления на предприятие за период от даты, на которую определен фактический остаток, до начала планового периода;

Рож – ожидаемый расход за тот же период.         

Баланс закупок предприятия включает потребность в материалах на:

• производство продукции (Рп),
• внедрение новой техники (Рит);
• ремонтно-эксплуатационные нужды (Ррэ);
• образование задела незавершенного производства (Рнп);
• образование переходящих запасов (Рз).

Источниками покрытия этой потребности могут быть:

• ожидаемые остатки на начало планового периода (Оож);
• материалы в незавершенном производстве на начало планового периода (Онп);
• мобилизация внутренних ресурсов (Мвн);
• приобретение и завоз материалов со стороны (Зс).

Таким образом, материальный баланс можно представить в следующем виде:

Рп + Рил + Ррэ + Рип + Рз = Оож + Онп + Мвн + Зс.

Приведенный баланс закупок служит инструментом логистического управления движением материальных ресурсов на промышленных предприятиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ABC-XYZ анализ

 

 

В логистике широко применяется АВС и XYZ анализ. С его помощью проводят классификацию товаров по значимости и принимают управленческие решения. Но это хорошо делать в распределительной логистике, для которой многие решения и подходы пришли из маркетинга и являются уже испытанными.

В закупочной логистике нельзя однозначно сказать, что «этот товар менее значим», так его стоимость менее 5% от общего товарооборота. Любой самый дешевый товар может входить в состав производимого товара из группы А и иметь такую же значимость, но по другой причине.

Для   закупочной логистики целью АВС и XYZ анализа является классификация товарно-материальных ценностей в зависимости от стоимости потребления за исследуемый период (анализ АВС) и по регулярности потребления (анализ XYZ).

Это позволяет выбрать оптимальную систему планирования ресурсов, минимизировать издержки на содержание запасов, определить рациональные методы выбора поставщика и схемы контроля поставок.

В закупочной логистике наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор той или иной системы планирования ресурсов или метода расчета потребности в материалах, являются их объемы, стоимость и регулярность потребления. В связи с этим можно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. Достаточно произвести группировку материалов по признакам ABC и XYZ.

В результате все товарно-материальные ценности имеют строго определенное положение по классификации АВС и XYZ и заносятся в матрицу АВС-XYZ.

Проведя классификацию товарно-материальных ценностей и получив матрицу, специалист отдела закупок может сделать выводы, связанные с порядком планирования ресурсов.

Те ресурсы, которые попали в группу Х, потому что характеризуются устойчивым потреблением, могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти товарно-материальные ценности нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Главная задача - не допустить снижения объемов производства.

Те ресурсы, которые попали в группу Y, потому что характеризуются колеблющимся уровнем потребления, также могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти ресурсы также нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Но с одной особенностью - с поставкой «строго по графику». Главная задача - предотвратить снижение объемов производства и при этом не допустить создания излишних запасов.

В группе Z будут находиться те товарно-материальные ценности, потребление которых нерегулярное. Следовательно, планирование поставок ресурсов должно осуществляться по «вытягивающей» системе. Заказ и завоз ресурсов осуществляются только после получения соответствующего заказа от производства.

В группу А входят ресурсы с высокой стоимостью объема потребления - до 80%. Для выбора поставщиков этой группы товаров следует применять конкурсные комиссии с соответствующими процедурами.

При выборе поставщиков товаров группы B, характеризующихся средней стоимостью объема потребления (15%), следует использовать комиссию по запросу ценовых предложений.

Группа С характеризуется низкой стоимостью объема потребления. Поэтому при выборе поставщика можно воспользоваться комиссией оценки ценовых предложений.

Таким образом, в закупочной логистике результаты анализа АВС и XYZ сводятся к определению методологии выбора поставщика по группам А, В, С и выбора метода планирования поставок по группам X, Y, Z.

Приведенная методика позволяет принимать эффективные управленческие решения в отделах логистики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Определение метода закупок

 

Определение метода закупок является важным этапом в логистической деятельности. Закупки могут осуществляться следующим образом.

1.   Закупка товара одной  партией. Метод предполагает поставку  товаров большой партией за  один раз (оптовые закупки). Его  преимущества: простота оформления  документов, гарантия поставки всей  партией, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность  в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими  партиями. Покупатель заказывает  необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями  в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость  капитала, так как товары оплачиваются  по мере поступления каждой  партии; достигается экономия складских  помещений; сокращаются затраты  на документирование поставки, поскольку  оформляется только заказ на  всю поставку. Недостатки: вероятность  заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3.   Ежедневные (ежемесячные) закупки  по котировочным ведомостям. Метод  закупки широко используется  так, где закупаются дешевые и  быстро используемые товары. Котировочные  ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие  сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на  складе; требуемое количество товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости  капитала; снижение затрат на  складирование и хранение; своевременность поставок.