Оптимизация документооборота корпорации

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Управление корпорациями»

 

На тему: Оптимизация документооборота корпорации

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом корпорации 5

1.1. Сущность документооборота  корпорации 5

1.2. Документопоток организации 8

1.3. Пять шагов к успешному документообороту 12

Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления документооборотом корпорации 14

2.1. Тематический анализ и оптимизация документооборота 14

2.2. Оптимизация документооборота корпорации 16

2.3. Маршрут документов 20

2.4. Табель форм  документов 22

Глава 3. Способы повышения эффективности и совершенствование документооборота 24

3.1. Способы совершенствования документооборота 24

3.2. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота. 27

3.3. Электронные офисные системы 30

Заключение 33

Список литературы 34

 

Введение

 

Документооборот — это все возможные перемещения документов: поступление, выбытие, различные внутренние перемещения в разрезе какой-либо фирмы (приказы, распоряжения, решения собраний), а также перемещения внешние с другими фирмами-партнёрами (например, накладные, счета-фактуры, транспортные накладные, сертификаты и т.д.).Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (документационное обеспечение управления);
• организация рационального движения документов внутри организации;
• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

• для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
• не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
• срок исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Цели работы – рассмотреть все этапы движения документов в корпорации, внедрение современных систем оптимизации документооборота.

Задачи работы – рассмотреть сущность документооборота корпорации, основы оптимизации и управления документооборотом, способы совершенствования документооборота.

Объектом исследования данной работы являются вопросы управления документооборотом на производственном предприятии.

Предметом исследования являются процессы и системы, задействованные в документообороте корпорации.

Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации. 

Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом       корпорации

1.1. Сущность  документооборота корпорации

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. 
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка исполненных и отправляемых документов. 
                            1.2. Документопоток организации

 

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 8714/7814.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов несовершенна.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.