Оптимизация документооборота корпорации

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его. 
                          1.3 Пять шагов к успешному документообороту

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

• Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.
• Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
• Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
• Шаг 4. Оптимизация документооборота.
• Шаг 5.Создание стандартов (инструкций)

. 

Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления       документооборотом корпорации

2.1 Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя короткое исследование. Профессор ВНИИДАД М.В.Ларин в своей статье – «Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях» приводит данные основанные на исследованиях, проведенных в  период с 2006г. по 2010г.В годовом отчете за 2010 год Росархив отметил рост объемов документов. По сравнению с 2006 годом он возрос на 202,4 тыс. дел (18%) и составил 1,3 млн дел. При среднем объеме дела в 250 листов это составляет 325 млн листов документов.

Возьмём госконтракты. В России только в системе госзакупок заключается ежегодно 10 млн контрактов. Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе и умножьте их количество на 10 млн контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько. В статье предлагается для уменьшения роста документооборота возродить УСД (универсальная система документации), целесообразно рассмотреть вопрос о создании единой централизованной системы электронного документооборота и подключении к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота, проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

• При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
• Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
• Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
• При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения. 
                   2.2 Оптимизация документооборота организации

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

• определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
• определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
• регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
• установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

• правильная организация работы службы ДОУ;
• рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
• организация работы с документами в структурных подразделениях.

Постоянный рост объемов документооборота, по мнению В. С. Мингалева высказанному в 1983г., обуславливает ряд факторов. Отмечу те из них, которые сохранили актуальность сегодня:

• численность населения: - с ростом численности народонаселения происходит увеличение объемов документооборота, после возникновения современной российской государственности численность населения сократилась примерно вдвое и ежегодно продолжает уменьшаться. Следовательно, объективно можно сделать вывод о том, что на увеличение объемов документооборота этот фактор влиять не должен
• рост объемов производства: - Следует признать, что ежегодный прирост ВВП страны в 3–4% предполагает, по аналогии с советским периодом, примерно такой же рост объемов документооборота. На практике, как мы видели, этот прирост значительно превосходит показатели экономического роста.
• научно технический прогресс: - появилась возможность широкого использования компьютерной техники и информационных технологий. Лучшую характеристику их применения в работе с документами дал премьер страны Д. А. Медведев: «У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном используются, сами знаете, для чего. По сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать»
• численность и качественные характеристики управленческого персонала: - Есть проблемы, связанные с численностью и качеством управленческого персонала. В. И. Матвиенко назвала и точную цифру «лишнего штата» — 400 тыс. человек. («Российская газета», 18 октября 2011 г.). Очевидно, что каждый «лишний» чиновник производит значительное количество «лишних» документов
• формы и методы организации управления - Традиционная модель отечественного управления требует значительного числа перемещений документов в процессе их обработки и по вертикали, и по горизонтали. Каждое такое перемещение неизбежно сопровождается появлением копий, справок, листов согласования и других документов. Несмотря на многочисленные попытки реформирования государственного управления, оно так и не обрело современного облика. Более того, непрерывное реформирование системы управления само по себе создает проблемы и способствует росту документооборота
• бюрократизм и волокита: - непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности, эти изменения не влекут за собой упрощение формуляров документов, сокращение числа реквизитов. Наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления. Есть данные, что новый бланк платежного поручения увеличивает трудоемкость оформления примерно на 20%, а больничного листа — на 30%

Уже около десяти лет в стране проводится работа по переходу на СЭД, по прошествии этого достаточно большого срока, вследствие вышеперечисленных факторов значимых результатов к сожалению нет.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

                                   2.3 Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Документы в организации, как правило, проходят какое-то движение. Например, счет создает сотрудник бухгалтерии, затем он посылает счет на рассмотрение главному бухгалтеру, главный бухгалтер после рассмотрения отправляет счет директору, директор либо одобряет, либо не одобряет счет, и, в первом случае, отправляет его секретарю, чтобы секретарь распечатал и отправил счет заказчику, во втором случае возвращает его на доработку либо сотруднику бухгалтерии, либо главному бухгалтеру

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся: