Оптимизация документооборота корпорации

6) прием и пересылка  документов;

7) систематизация  документов, формирование дел;

8) подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько офисных систем:

1. Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
2. «eDocLib» — система учёта и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Впервые выпущена в 2004 году. В 2006 году получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система основана на Web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки. Создание документов в системе «eDocLib» не требует высокой квалификации от пользователей. Система позволяет создавать и заполнять документы и справочники, организовывать совместную работу сотрудников территориально распределенных структур с единой базой данных посредством Интернет / Интранет, прикреплять файлы, осуществлять поиск, поддерживать версионность документов посредством графического интерфейса (конфигуратора и редактора форм)
3. «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — система автоматизации учёта архивных документов ведомственных организаций. Система была выпущена в 2006 году и получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ, постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей. Система предоставляет возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы
4. «EOS for SharePoint» — система электронного документооборота и управления корпоративным контентом, выполнена на платформе Microsoft SharePoint Server 2010. «EOS for SharePoint» — полноценное решение класса Enterprise content management, позволяющее объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. «EOS for SharePoint» предоставляет одновременно средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений в соответствии с отечественной практикой и нормативными требованиями.
5. «КАРМА» — универсальная система для криптографической защиты информации. В 2008 году система получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. 
                                                       Заключение

В работе рассмотрены основные понятия, связанные с оборотом документов в организации, такие как документооборот, документопоток, маршрут документа, табель форм. Выявлены главные задачи для повышения эффективности документооборота организации, рассмотрены основы оптимизации и управления документооборотом, проведен анализ негативных факторов влияющих на увеличение документов проведена попытка ответить на вопросы: рост объемов документооборота — насколько этот процесс объективен? Какие факторы способствуют росту документооборота? Надо ли ограничивать рост объемов документооборота? Какие методы для этого можно использовать?. На данный момент в России несмотря на десятилетнее применение системы электронного документооборота, она находится в зачаточном состоянии:

отсутствуют единые технологии формирования архивов электронных документов, предусматривающие их последующую передачу на постоянное государственное хранение;

в настоящее время применяется разнотипное программное обеспечение и десятки СЭД, значительно отличающихся друг от друга по применяемым технологическим решениям и выполняемым функциям, поскольку типовые требования государства к таким системам до настоящего времени отсутствуют;

в стране только одна организация занимается совершенствованием документооборота;

внедрению современных программ препятствует недостаточное финансирование, из за набирающего обороты кризиса;

Пока не будут устранены перечисленные проблемы, ни о какой оптимизации оборота документов не может быть речи и главные функции документооборота – сбор и сохранение информации останутся на сегодняшнем уровне. По моему мнению, для изменения ситуации необходимо на уровне правительства провести грамотную работу по развитию СЭД принять для этого своевременные и необходимые решения.

                                Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
2. http://www.sekretariat.ru/discuss/95068/
3. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
1. 8. https://ru.wikipedia.org/wiki/
2. 9. http://www.top-personal.ru/officework.html?18
3. http://www.kadrovik.ru/