Методы, средства и приемы экономии времени при выполнении управленческой деятельности

А структура фактических затрат времени руководителя выглядит следующим образом: 
 
 
 
 

Таблица 5

Структура фактических суммарных  затрат рабочего времени  руководителя 

    2.3. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)

     Проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 6 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу. Графа «Можно сократить или исключить» таблицы  6 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации ООО «Новый кристалл» стоящих перед руководителем данного учреждения.  

Таблица 6

Анализ  затрат рабочего времени  за весь период наблюдений 

      Наглядно  представим сокращение потерь рабочего времени на рисунке 2 (синяя область), следуя результатам экспертного опроса проведенного наблюдателем.

Рисунок 2. Сокращение затрат рабочего времени 

      Таким образом, основываясь на мнении наблюдателя, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

1. Участие в совещаниях холдинга
2. Контроль за заказами (просмотр заявок)
3. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

      Кроме того, руководитель не использует полностью  время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.  

      2.4. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

      В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты,  мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

      К наиболее значительным факторам внешней  среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают  большие затраты на служебные  разъезды, а так же ожидания в  очередях.

      Из  факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

• решение срочных вопросов, что приводит к спонтанному изменению планов
• избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
• нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
• большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

      Со  стороны личностных и психологических  характеристик руководителя могут  проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• медлительность в действиях;
• отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

      На  основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 7 «Факторы помех».

Таблица 7

Факторы помех

      Более наглядно факторы помех представлены на рисунке 3.

       
Рисунок 3. Факторы помех (минуты). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Предложения по  улучшению использования  рабочего времени  руководителя предприятия   «Новый кристалл»

    Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

    В организации работы руководителя можно  выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции.

    Но  было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

    Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

    Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

    Для этого необходимо проработать внутренние установки.

• Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
• Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
• Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством
• ориентироваться на долгосрочные цели
• научиться расставлять приоритеты работ
• Повысить самодисциплину.

    Используя данные таблицы 7, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.