Методы, средства и приемы экономии времени при выполнении управленческой деятельности

        Многие из задач руководителя  близко соприкасаются с проблемами  штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

        От руководителя требуется умение  обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника[5].

     1.5. Типичные ошибки руководителя

     Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

         Для этого нужно избавиться  от некоторых привычек в организации  своего труда. Ведь даже самые  квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

         1. Перенос принятия  решения проблемы  на завтра

        Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

        а) письменная формулировка ближайших  задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

        б) построение «дерева целей».

         2. Выполнение работы  не до конца

         Быть до предела занятым и  работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

         3. Стремление сделать все сразу

         Одновременное решение нескольких  проблем — это самый верный  путь к стрессам и неврозам.

         Многие из нас привыкли громоздить  на своем столе целую груду  папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

         Глаз наш — это наш гид.  Чтобы мысли не прыгали между  делами, как туристы между памятниками  старины, нужно прежде всего  убрать все папки. На столе  должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

       

      4. Стремление сделать  все самому

         Очень часто руководящие работники  тратят свое время и силы  на выполнение той работы, которую  они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.              

        Руководство — это деятельность  руководителя, которую никоим образом  нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.

         Считается, что руководителям  платят деньги за то, что они  эффективно координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

         5. Неумение правильно  разграничить функции  между подчиненными

        Отсутствие четкого разграничения  задач, ответственности и служебных  функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное личное соперничество.

        Самым эффективным средством  борьбы с дублированием функций  является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.

        Такие инструкции должны однозначно  определять права, обязанности  и ответственность каждой службы и каждого работника в организации. 
 

        6. Желание в случае  неудачи переложить  вину на подчиненных

               К сожалению, многие руководители  имеют привычку во всех проблемах  винить своих подчиненных, тем самым занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно.

        Задача руководителя — установить  объективные причины неудачи,  а не искать козла отпущения.

        7. Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы

        Эта ошибка, возможно, самая основная.

        Руководители часто и справедливо  жалуются на все возрастающую  в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней?

     Выход может быть:                               

        • во-первых,в том, чтобы как  можно больше полномочий передавать  подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,                         

        • во-вторых, в наш век, когда  все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его — это всерьез заняться бумагами.

        Мы говорим о тех полезных  бумагах, без которых немыслимо  сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр. Без поддержания в порядке этих документов хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.

         8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна

         Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств[6].

      

       1.6. Причины потерь времени

                       30 «ПОГЛОТИТЕЛЕЙ» ВРЕМЕНИ

          1. Нечеткая постановка цели.

          2. Отсутствие приоритетов в делах.

          3. Попытка слишком много сделать  за один раз.

          4. Отсутствие полного представления  о предстоящих задачах и путях  их решения.

          5. Плохое планирование трудового  дня.

          6. Личная неорганизованность, «заваленный»  письменный стол.

          7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

          8. Скверная система досье.                       

          9. Недостаток мотивации (безразличное  отношение к работе).

          10. Поиски записей, памятных записок,  адресов, телефонных, номеров.

          11. Недостатки кооперации или  разделения труда.

          12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

          13. Незапланированные посетители.

          14. Неспособность сказать «Нет».

          15. Неполная, запоздалая информация.

          16. Отсутствие самодисциплины.

          17. Неумение довести дело до  конца.

          18. Отвлечения (шум и др.).

          19; Затяжные совещания.

          20. Недостаточная подготовка к  беседам и обсуждениям.

     21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

     22. Болтовня на частные темы.    

     23. Излишняя коммуникабельность.

     24. Чрезмерность деловых записей.

     25. Синдром «откладывания».

     26. Желание знать все факты.

     27. Длительные ожидания (например, условленной  встречи).

     28. Спешка, нетерпение.

     29. Слишком редкое делегирование  (перепоручение) дел.

     30. Недостаточный контроль за перепорученными  делами[2].

     1.7. Принципы эффективного использования времени

     Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно  проходит вся жизнь. И поэтому  так важно уделять внимание в  наше стремительно летящее время  разумному использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.

         Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

         Первая волна характеризовалась записками/памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

         Во втором поколении появились  самые разные календари и деловые  дневники. Это отражало попытку  смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

        Третье поколение отражает более  современный этап управления  временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

         Сегодня возникает уже четвертое,  совсем иное поколение управления  временем. Стало понятным, что главная задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.