Коммуникационный стиль

                                                   ВВЕДЕНИЕ

 
Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на 
коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если 
учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в 
межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия 
решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. 
Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре 
основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. 
Тема коммуникаций актуальна так, как они имеют огромное значение для 
успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% 
английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным 
препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного 
процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 
Коммуникации в нашем быстро меняющемся мире являются основным 
компонентом успешной работы менеджера. Применение компьютерной техники существенно повысило оперативность работы любой организации. Сокращается время доступа к информации, время реакции руководства на изменение составляющих рынка. В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов.

Наличие большого числа различных программ для  выполнения в сущности 
одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием 
трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и 
графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, 
которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас 
идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видео информации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в 
скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью 
большинства баз данных. 
Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству. Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и, создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать

на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и

стараются использовать весь свой потенциал и интеллект  для достижения

процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу, пережить трудности.

Все это уже  давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать  их.                            Однако, коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.                                                     Цель работы – ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга. 

                           1.КОММУНИКАЦИОННЫЕ СТИЛИ                      

 
Коммуникационный  стиль - это способ, с помощью которого строить 
коммуникационное воздействие с другими.

Существует много  различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, также как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. За основу измерения межличностной коммуникации модно взять такие две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи.

Первое измерение включает открытое или раскрытие себя для других и принятие ответ ной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них.

 Построив  на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (Рис.1.):  

1) открытие себя;

2) реализация  себя;

3) замыкание  в себе;

4)защита себя;

5)торговля за  себя; 
 
 
 

                                  Рис.1. Коммуникационные стили 
 
Коммуникационный стиль индивидов в первом квадрате может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью 
открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны 
индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае 
измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на 
это, концентрируя тем самым внимание на себя, чтобы вызвать реакцию 
других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что 
реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной 
связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на 
свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуникационирующими сторонами. 
Коммуникационный стиль индивида во втором квадранте определяется как 
реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и 
максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является 
желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в 
статусе и т. п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, 
отказаться от него.

 Коммуникационный  стиль в третьем квадранте характеризуется замыканием в себе, т. е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты», люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идеи, мнений, расположении и чувств к другим.

Коммуникационный  стиль в четвертом квадрате связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким 
уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше 
узнать других или более правильно оценить их. Обычные индивиды, 
использующие данный стиль мало открыты для других, но любят обсуждать 
других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, 
особенно плохие, с другими. В середине матрицы располагаются индивиды, 
«продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется 
«торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной 
связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации. 
Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других. 
  

                          2.КОММУНИКАЦИОННЫЕ СЕТИ 

Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. 
На предприятиях коммуникационные каналы объединяются в сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга. Исходя, из отечественного и зарубежного опыта можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.

В открытых сетях  движение команды или информации может быть остановлено, так как  попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Одновременно движение может встретить препятствие  в виде посредника или контролера , но который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя обойти.

 В замкнутых  сетях тупики и контролеры  либо отсутствуют, либо могут  быть обойдены.

 Комбинированные  сети сочетают в себе оба  принципа построения и присущи  крупным многоуровневым предприятиям.

Рассмотрим более  обстоятельно каждый из видов сетей, их преимущества и недостатки, помня  при этом, что речь идет об их принципиальных схемах, а не о "портретах" тех  или иных реальных организаций или  подразделений. Наиболее простой вид  открытой коммуникационной сети —  линейная, называемая «Змея» (Схема 1.). Она характеризует элементы структуры управления А и Б, которые соединяясь находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

Сети, состоящие  из двух и более уровней, присущи, прежде всего, формальным иерархическим структурам и имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов. Если число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, наиболее подходящей для нее является коммуникационная сеть, называемая «Звезда» (Схема 2.) позволяет оперативно получать информацию, концентрировать ее в центральном звене А и в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку при коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного рода "возмущений". Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. В этом случае появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий    команды   и    распределяющий   информацию между исполнителями В, Г, Д . Являясь представителем среднего уровня управления и играя вторые роли, на деле он получает огромную власть, так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу. Такая сеть получила название «Шпора» (Схема 3).                                                                                                                         В сетях типа «Звезда» и «Шпора» число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти и, в конце концов, превысить возможности отдельного человека их контролировать. Это обстоятельство ставит естественный предел развитию управленческих структура, следовательно, препятствует расширению самих предприятий, обусловленному ростом масштабов производства.