Имедж делового человека

  Деловой протокол охватывает широкое поле своей  деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п.. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2-3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

  Условия эффективности  переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

      обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;           

они должны иметь достаточные полномочия в  принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);  

партнеры  должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

уметь максимально полно учитывать  субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;

партнеры  по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения  эффективности переговоров следует соблюдать определенные правила.

Основное  правило состоит в том, чтобы  обе.  стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. 

Самое главное на переговорах — это  партнер. Его нужно 'убедить в  принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры  — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому  важно найти общий знаменатель" для различных интересов партнеров.

Редкие  переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому  важно уметь задать правильно вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные  результаты переговоров следует  рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры  считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы. 

Деловая переписка 

                               Деловое письмо

В бизнесе  дороже всего ценится время. Поэтому  всегда нужно помнить о том, что  деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.

Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:

1. Современную оргтехнику.

     Писать от руки можно только  корреспонденции личного характера.

2. Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.
3. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это не обязательно.
4. Оставляйте копии отправленных писем.

Само  письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления  письма – день, месяц и год  полностью. Ещё ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно  с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем , что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись  и фамилию, ниже указывают должность  и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

Общее правило для любой корреспонденции  – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой  корреспонденции проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте орфографию.

Не стоит  начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые  открытки не используют в деловой  переписке. Можно послать телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить  просьбу, изложенную в письме, то уведомите  об это сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если  возникла необходимость принести извинения  в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования  пишут от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины. 

Телефонные  переговоры

Считается, что самое простое в деловом  общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.

Первым  всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить  пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет – узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.

Поручать  сотруднику или секретарю дозвониться  до интересующего вас человека позволительно.

Если  к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.

Если  вы ошиблись номером, то при следующем  его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что Вам нужен.

В том  случае, если Вы очень заняты, то телефон  лучше отключать или попросить  секретаря отвечать на телефонные звонки.

Заканчивает разговор тот, кто позвонил. 

Факсы

При отправке факсов самое главное требование – краткость. Необходимо тщательно  сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса – когда он помещается на одном листе машинописного формата.

Не стоит  посылать факс два раза подряд, лучше  ещё раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того, чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.
2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.
3. Проставить номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата.
4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

 

Деловой имидж в не официальной  обстановке

     Однако  чтобы ваш внешний вид полностью  соответствовал классическому стилю, мало подобрать гармонирующие костюм и рубашку. Большое значение имеет и то, как все это будет выглядеть. Главная заповедь настоящего джентльмена – чистота и опрятность.¹

     Костюм  и рубашка должны быть идеально выглажены, а обувь – блестеть вне  зависимости от погодных условий. Стоит обратить внимание и на шнурки на туфлях. Они должны быть такого же цвета, что и обувь.

      Как известно, Россия отличается от прародины  классического стиля своими морозными  зимами. Поэтому особое внимание следует  уделить и одежде для холодного  времени года. Ведь и здесь классический стиль предъявляет обязательные требования. Для мужчины VIP подойдут плащи и пальто прямого покроя из однотонных, обычно темных плотных тканей или кожи высокого качества. Черный, темно-серый, синий, бежевый, темно-коричневый – вот наиболее приемлемые цвета для подобного вида одежды. Куртки и дубленки спортивного стиля с обликом делового мужчины несовместимы. Несмотря на то, что в моду снова возвращаются дубленки самых разнообразных моделей, вам подойдет дубленка только классического фасона, без различных отделок декоративными швами и вставками из цветной кожи.

      Возможно, что некоторые деловые встречи  у вас проходят в более неофициальной обстановке. Или же вы собираетесь провести день с друзьями на теннисном корте. И в этом случае вы не должны отступать от имиджа делового мужчины. Как вам следует одеться в этом случае?

      Для поездок за город допускается  максимальное отступление от строгого классического стиля. Так, на дружеский пикник вы можете надеть светлые летние туфли на тонкой подошве. Даже если костюм останется темным, светлые аксессуары сделают его менее официальным.

      Можно надеть брюки и рубашку в классическом стиле, а жилет – из кожи, вельвета, трикотажа. Жилет должен быть в любом  случае однотонным или спокойной  расцветки, например с этническим узором. От галстука в этом случае лучше отказаться, ведь вы собираетесь отдыхать.

      Также можно надеть костюм из легкой ткани, шелковую или хлопчатобумажную рубашку с короткими рукавами. Чтобы выглядеть стильно, но в то  же время не слишком официально, наденьте с классическим брюками и строгой рубашкой пиджак свободного покроя. Будет смотреться очень эффектно, если цвет пиджака окажется контрастным по отношению к цвету брюк.

      На  дружескую встречу, вы можете позволить себе надеть джинсы классического покроя и заменить рубашку классического стиля на шелковую яркой расцветки. Не забывайте, что любая деталь вашего гардероба должна быть выпущена известной фирмой, любые подделки сразу же бросаются в глаза, подтверждая тем известное высказывание, что скупой платит дважды.

      Если  же вы предпочитаете проводить свободное время в спортзале или же на корте, постарайтесь одеться соответственно образу мужчины VIP. Например, для занятий на корте вам потребуется спортивный специальный костюм белого или же светлого цвета, состоящий из футболки и свободных шорт. Кроме этого, вам, конечно же, потребуются и кроссовки. При приобретении спортивной одежды и соответствующих аксессуаров лучше всего отдать предпочтение продукции определенной фирмы, например Adidas.

      Таким образом, вы сможете в любой ситуации оставаться стильными человеком. Одежда, чем бы вы ни занимались на данный момент, будет «работать» на ваш образ, что не менее важно, чем ваши деловые качества. И в кабинете, и на корте вы останетесь для окружающих тем, кто вы есть, - очень важной персоной.

      Но  деловая жизнь немыслима и  без торжественных вечеров, на которых вам приходится общаться с равными по положению и достатку людьми. Посещение театров, элитарных кинотеатров и клубов требует от вас одеваться по определенным правилам. Поэтому мужская одежда классического стиля, предназначенная для праздников и торжеств, также отличается строгостью и лаконичностью деталей.