Автоматизированное рабочее место, его виды и классификации

     Рассмотрим  теперь  два  подхода к разработке АРМ. Первый подход  -  функциональный  представляет  собой автоматизацию  наиболее типичных функций.

     Посмотрим, как адаптируется функциональное ПО (ФПО)  к конкретным условиям применения.  Отметим программные средства, которые являются базовыми при  АРМ  для  различных профессий, связанных   с   обработкой   деловой  информации  и принятием управленческих решений. (Рисунок 2 Приложение 2)

     Первыми появились  программные средства для автоматизации труда  технического  персонала,  что  обусловлено, вероятно, большой   формализацией   выполняемых   ими  функций.  Наиболее типичным примером являются текстовые  редакторы (процессоры). Они  позволяют  быстро  вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок,  помогают подготовить текст  к распечатке.    Применение    текстовых   редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

     Специалистам  часто   приходится   работать   с большими объемами данных,  с  тем чтобы  найти  требуемые сведения для подготовки  различных документов.  Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления  базами  данных (СУБД: DBASE,  RBASE,  ORACLE и др.).  СУБД позволяют хранить большие объемы информации,  и,  что самое главное,  быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать  большие архивы  данных  для поиска нужной информации,  особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

     Большое число  специалистов  связано  также  с обработкой различных  таблиц,  так как в большинстве  случаев экономическая информация  представляется  в  виде табличных  документов. КЭТ (крупноформатные  электронные  таблицы)   помогают создавать подобные   документы.   Они   очень   удобны,   так  как сами пересчитывают  все  итоговые  и   промежуточные   данные при изменении исходных.  Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

     Достаточно  большой популярностью в учреждениях пользуются программные  средства   АРМ   для   контроля   и координации деятельности организации,  где вся управленческая деятельность описывается как  совокупность  процессов,  каждый  из которых имеет  даты  начала,  конца и ответственных исполнителей.  При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными.  таким   образом   создается  план-график  работ.  Пакет может автоматически  при  наступлении  срока   формировать задания исполнителям,   напоминать   о   сроке   завершения работы  и накапливать    данные    об    исполнительской деятельности сотрудников.

     Важную  роль   в   учрежденческой   деятельности играет оперативный  обмен  данными,  который занимает до 95% времени руководителя и до 53%  времени специалистов.  В связи  с этим получили   распространение   м   программные   средства типа “электронная почта”.  Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения,  отправлять, получать и обрабатывать  сообщения  с  различных  рабочих  мест  и даже проводить совещания специалистов,  находящихся на значительном расстоянии  друг  от  друга.  Проблема  обмена  данными тесно связана  с  организацией  работы  АPM  в составе вычислительной сети.

     В настоящее  время  наблюдается  тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов,  которые  вмещают  в себя возможности  и текстовых редакторов,  и таблиц,  и графических редакторов.  Наличие большого  числа  различных  программ для выполнения   в  сущности  одинаковых  операций  - создания  и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов  информации:  числовой,  текстовой  и  графической.  Для хранения информации  чаще  всего  используются  СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое.  Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации.  Для  них  уже  созданы  свои  редакторы и не исключено что в скором  времени  эти  виды  информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

     Хотя  современное ФПО  отвечает  почти  всем требованиям, налагаемых  на  него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает.  Поэтому большим плюсом такого ПО является   возможность  его  доработки  и  изменения.  Что  же касается разработки новых программных средств в  АРМ,  то она ведется  по  двум  направлениям:  создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО  для  существующих профессий.  В настоящее  время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

1. Учет   решаемых задач;

2. Взаимодействие  с  другими сотрудниками;

3. Учет  профессиональных привычек и склонностей;
4. Разработка не только ФПО,  но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

     Оснащение специалистов  такими  АРМ  позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их  численность  и  при  этом  повесить   скорость обработки экономической  информации  и ее достоверность,  что необходимо для эффективного планирования и управления.¹⁶ 

     2.2. Средства создания электронного документооборота  

     Основным методом  перевода бумажных документов в электронную  форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается  графический образ бумажного документа. Существует несколько разных видов сканеров, но в их основе лежит один и тот же принцип. Документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом. Минимальный элемент изображения интерпретируется сканером как цветная (или серая) точка. Таким образом, в результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение исходного документа. Растровое изображение состоит, как известно, из точек. Количество точек определяется как размером изображения, так и разрешением сканера.

     В настоящее время  для ввода текстовой и графической  информации используют следующие виды сканеров.

     1. Ручные сканеры. Это самый простой вид сканеров, дающий наименее качественное изображение.

     2. Листовые сканеры. Сканеры этого типа позволяют за одну операцию сканировать лист бумаги стандартного формата.

     3. Планшетные сканеры обеспечивают наилучшее качество и максимальное удобство при работе с бумажными документами.

     4. Барабанные сканеры обеспечивают наивысшее разрешение сканирования, но они предназначены для сканирования не бумажных документов, а прозрачных материалов, например слайдов, негативов и т. п.

     5. Сканеры форм – специальные сканеры для ввода информации с заполненных бланков. Это разновидность листовых сканеров. С помощью подобных устройств вводят данные из анкет, опросных листов, избирательных бюллетеней.

     6. Штрих-сканеры – разновидность ручных сканеров. Предназначены они для считывания штрих-кодов с маркировки товаров в магазинах. Штрих-сканеры позволяют автоматизировать процесс подсчета стоимости покупок.

     Поскольку аппаратные интерфейсы сканеров отличаются многообразием, были предприняты специальные меры для стандартизации программного интерфейса, обеспечивающего связь между сканерами и операционной системой. Этот интерфейс основан на специальном протоколе TWAIN. Если сканер поддерживает данный протокол, то операционная система Windows9Х способна обеспечить взаимодействие между сканером и программным приложением, предназначенным для работы с ним. Все современные сканеры поддерживают стандарт TWAIN. 

     2.3. Автоматическое распознавание текстов  

     После обработки документа сканером получается графическое изображение документа (графический образ). Но графический  образ еще не является текстовым документом. Человеку достаточно взглянуть на лист бумаги с текстом, чтобы понять, что на нем написано. С точки зрения компьютера, документ после сканирования превращается в набор разноцветных точек, а вовсе не в текстовый документ.

     Проблема  распознавания текста в составе  точечного графического изображения  является весьма сложной. Подобные задачи решают с помощью специальных  программных средств, называемых средствами распознавания образов. Реальный технический  прорыв в этой области произошел лишь в последние годы. До этого распознавание текста было возможно только путем сравнения обнаруженных конфигураций точек со стандартным образцом (эталоном, хранящимся в памяти компьютера). Авторы программ задавали критерий «похожести», используемый при идентификации символов.¹⁷

     Подобные  системы назывались OCR (Optical Character Recognition – оптическое распознавание символов) и опирались на специально разработанные  шрифты, облегчавшие такой подход. Если приходилось сталкиваться с  произвольным и, тем более, сложным шрифтом, программы такого рода начинали давать серьезные сбои.

     Современные научные достижения в области  распознавания образов буквально  перевернули представление об оптическом распознавании символов. Современные  программы вполне могут справляться с различными (и весьма вычурными) шрифтами без перенастройки. Многие распознают даже рукописный текст. 

     2.4. Автоматический перевод документов  

     Идея  автоматического перевода текстов  с одного языка на другой витает в воздухе со времени появления  самых первых компьютеров. Если бы полноценный перевод был возможен, значительно упростилось бы общение между народами и обмен документами, но это очень сложная задача, о полном решении которой пока не приходится говорить.

     Все упирается в объем переводимого текста. Компьютеризованный словарь вполне может справиться с переводом отдельных слов, особенно если он способен предложить несколько значений на выбор. Однако ситуация заметно усложняется, когда мы переходим к переводу целых фраз и, тем более, абзацев связного текста.

     Для таких случаев надежного алгоритма  перевода с одного языка на другой не существует. Это связано с тем, что каждая фраза языка имеет  два уровня: синтаксический и смысловой. Синтаксический уровень определяет построение предложения, а смысловой – его содержание. Для правильного смыслового перевода необходимо принимать во внимание не только конкретную фразу, но и абзац или даже целую главу текста. Таким образом, рассчитывать на то, что при автоматическом переводе получится полноценный документ, нельзя.

     Программы автоматического перевода рассчитаны, в первую очередь, на тех, кто совсем не знает соответствующего иностранного языка, но должен ознакомиться с содержанием  документа хотя бы приблизительно. Кроме того, подобные программы позволяют  готовить короткие сообщения электронной почты на иностранном языке. Такие сообщения трудно считать грамотными, но, скорее всего, корреспондент сумеет понять, что ему хотели сообщить.

     Если  нет никаких требований к качеству перевода текста с иностранного языка  на русский, то программы автоматического перевода можно рассматривать как удобные средства получения простейшего черновика. Если подобные требования есть, то использовать подобные программы не рекомендуется. Квалифицированное редактирование текста, полученного автоматическим путем, обходится в несколько раз дороже, чем услуги специалистов-переводчиков. 

     2.5. Microsoft Office ХР 

     Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

     В Microsoft Office входит:

• Word 2007 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel 2007 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access 2007 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint 2007 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook 2007 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
• Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
• Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.¹⁸