Анализ, как функция управления

Введение

Термин «анализ» (от гр. апаlуsis — разложение) традиционно предполагает мысленное или реальное разделение объекта на элементы, части, что позволяет упростить познание объекта. Анализ неразрывно связан с синтезом (объединением частей в целое) и чаще всего выступает синонимом научного исследования как такового.

Анализ — это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения. 1

Актуальность данной работы состоит в том, чтобы мы должны отчетливо понимать для чего нужен анализ, ведь любой вид деятельности начинается с анализа ситуации. Без результатов анализа невозможно определить какие возможности и ресурсы имеются в наличии, какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана, сколько времени уйдет на его выполнение, являются ли затраты ресурсов приемлемыми, а также возможно определить нужно ли планирование вообще и, следовательно, невозможно построить план.

После проведения анализа ситуации выявляются проблемы и свободные ресурсы. При составлении планов проблемы лягут в основу целей, а свободные ресурсы послужат средством к достижению этих целей.

 

 

 

 

1. Общие характеристики

 

Анализ — особый вид умственной, познавательной деятельности руководителей и специалистов-аналитиков, системное и постоянно обновляемое познание содержания, структуры, взаимодействий между отдельными элементами управляемого объекта и его динамики.

Анализ в узком смысле слова представляет собой деление явления или предмета на составные элементы для изучения их как частей целого. В переводе с греческого «анализ» означает разделение, расчленение.

Такое расчленение позволяет исследовать внутреннюю сущность явления или предмета, определить роль и значение каждого элемента, сопровождается комментариями и суждениями аналитика. 2

 

В рыночных условиях возникает много трудностей, связанных с многочисленностью субъектов и факторов рынка, с большой степенью неопределенности и риска, поэтому неизбежно возрастают роль и значимость квалифицированного анализа. Причем от его достоверности и обоснованности в определяющей степени зависят направленность и результативность всех функций системы менеджмента.

Успех или, наоборот, неудача одной из конкурирующих сторон в современной рыночной обстановке предопределяется соотношением их коллективного интеллекта, качеством информации и эффективностью использования этих ресурсов для анализа конъюнктуры и принятия соответствующих решений. Чтобы победить в противоборстве умов, нужно правильно анализировать состояние и развитие социально-экономической обстановки, понимать интересы своей страны, региона, коллектива и конкретного человека. Конечные результаты работы органов власти и управления, эффективность их деятельности находятся в прямой зависимости от качества анализа. 3

2. Анализ внешней среды. Финансовый анализ.

Внешний анализ поставляет информацию преимущественно таким категориям пользователей, которые не управляют организацией непосредственно, но их  интересует, насколько успешна ее деятельность (банки, поставщики, держатели облигаций, инвесторы, налоговые органы, страховые компании, профсоюзы и др.). Известная ограниченность финансового анализа объясняется содержанием финансовой отчетности, на данных которой он основан: во-первых, она позволяет анализировать только ретроспективные события, во-вторых, ее «открытость» для внешних пользователей означает лишь возможность получения информации, но не доступность источников достижений в бизнес-деятельности. 4

Управленческий (внутренний) анализ предназначен компенсировать недостатки финансового и позволяет принимать обоснованные решения внутренними пользователями (менеджерами организации и специалистам определенных категорий).

Существенные классификационные признаки, которые отличают финансовый и управленческий анализ, приведены в таблице 1.1

 

Значимые характеристики видов экономического анализа,  таблица 1.1

Классификационный признак	Финансовый анализ	Управленческий анализ
Для внешних пользователей	Для внутренних пользователей
Цель	Оценка финансового состояния и финансовой состоятельности	Экономическое обоснование управленческих решений
Объект	Организация в целом и по видам деятельности	Организация в целом, структурные подразделения, аспекты видов деятельности
Исполнители	Аналитики и менеджеры заинтересованных контрагентов и самой организации	Аналитики и менеджеры самой организации
Информационная база	Бухгалтерская (финансовая) отчетность, нормативно-справочная информация. Открыта для пользователей	Бухгалтерская (финансовая и управленческая), налоговая, статистическая, производственная отчетность, данные первичного учета, нормативно-справочная информация, акты инвентаризации и внутреннего аудита. Преимущественно является коммерческой тайной
Систематизированность	Системно организованный (используются типовые формы бухгалтерской отчетности)	Не обязательно систематизированный (используются данные любой, в том числе внутренней управленческой отчетности)
Измерители	Преимущественно стоимостные	Стоимостные, натуральные, трудовые
Методы	Сравнительный, структурный, динамический, коэффициентный, матричный и др.	Статистические, экономико-математические, факторный, графический, матричный, сравнительный, структурной динамики, коэффициентный и др.
Вид	Внешний ретроспективный	Внутренний ретроспективный, оперативный и стратегический (перспективный)
Надежность	Преимущественно субъективен	Преимущественно объективен
Область принятия решения	За пределами организации, во внешней бизнес-среде	Менеджерами, специалистами, руководителями всех рангов, во внутренней бизнес-среде

 

 

3. Управленческий анализ.

Управленческий анализ — это анализ бизнес-деятельности с целью принятия оптимальных управленческих решений, в ходе которого решаются следующие основные задачи:

-   качественная оценка достоверности  и полноты используемой информации:

- аналитическая  интерпретация информации, имеющейся  в финансовой, управленческой, статистической, производственной отчетности для  получения достоверных выводов  с позиций основных групп пользователей;

- оценка  показателей и параметров издержек, доходов и финансовых результатов  для обоснования управленческих  решений;

- мониторинг  развития деятельности для выявления  неиспользованных возможностей  повышения конкурентоустойчивости организации;

От правильности и результативности управленческого анализа зависит основной результат — прибыль, которая затем становится объектом финансового анализа. То есть каждый из этих видов анализа решает свою задачу единой стратегии анализа на предприятии.

Управленческий анализ проводят все службы предприятия с целью получения информации, необходимой для планирования, контроля и принятия управленческих решений и т.д.5

Управленческий анализ интегрирует три вида внутреннего анализа — ретроспективный, оперативный и перспективный, — каждому из которых свойственно решение собственных задач.

Управленческий анализ – это основа процесса управления, так как:

1. управленческий анализ является одной из функций менеджмента — процесса управления:
2. управленческий анализ пронизывает весь процесс управления. Он предшествует решениям и действиям, обосновывает их, контролирует их выполнение и аргументирует мероприятия по повышению эффективности деятельности организации при последующем принятии решений;
3. анализ (в частности управленческий) как самостоятельный вид профессиональной деятельности может быть представлен в организации отдельной штатной деятельностью управленческого аппарата.

Экономический управленческий анализ в процессе управления выступает как элемент обратной связи между управляющей и управляемой системой.

Управляющая система — это совокупность органов (руководство предприятия разных уровней), средств, инструментов и методов управления.

Управляемая система — это хозяйственный процесс (чаще всего, производственный процесс). 6

Управленческий анализ позволяет уменьшить неопределенность исходной информации и риск, связанный с выбором правильного решения.

Успех предпринимательской деятельности во многом предопределяется обоснованностью управленческих решений, генерируемых менеджментом предприятия. Однако нередко решения, принимаемые руководством, не имеют должного экономического обоснования. Объясняется это, на наш взгляд, двумя причинами:

1. руководители больше полагаются на свои организаторские способности, интуицию и опыт, нежели на данные бухгалтерского учета;
2. в постановке бухгалтерского, в том числе и внутрипроизводственного учета предприятия ориентируются главным образом на необходимость представления бухгалтерской отчетности в налоговые органы и соблюдения требований налогового законодательства в части признания тех или иных расходов для целей налогообложения.

Первым этапом создания системы управления является установление ее стандартов. Это этап определения ориентиров, относительно которых будет оцениваться деятельность системы и осуществляться контроль. При определении стандартов за основу принимаются цели функционирования системы. Они могут описываться с использованием количественных, качественных и временных переменных. Обычно цели конкретизируются в планах, программах деятельности системы.

Программы и планы разрабатываются с участием аналитиков, задачами которых являются обоснование плановых показателей и моделирование возможных результатов деятельности. Установление стандартов дает отправную точку, относительно которой оценивается выполнение планов и движение к намеченной цели.

После того как стандарты установлены, и деятельность началась, менеджмент осуществляет второй этап — наблюдение и проверку. Проверка представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение регулярного наблюдения и периодического обследования работы, процесса функционирования и результатов деятельности экономической системы. Наблюдение и проверка дают аналитику необходимую информацию, а также позволяют корректировать методики анализа и инструментарий, применявшийся на этапе планирования.

Анализ показателей деятельности организации характеризует третий этап процесса управления — измерение фактически достигнутых результатов. При сопоставлении достигнутых результатов с установленными на первом этапе стандартами, прежде всего, устанавливаются масштабы допустимых отклонений.

Размер отклонений зависит от:

- характеристики самого контрольного  стандарта. Например, недопустимо отклонение  от интервального значения обязательного  экономического норматива. Отклонение  от установленного размера риска  должно находиться в заданных  руководством организации пределах, и все колебания подвергаются  жесткому контролю, поскольку влияют  на устойчивость деятельности  в целом. Величина административных  расходов является менее существенным  фактором и, соответственно, анализируется  с меньшим пристрастием,

- масштабов финансово-хозяйственной  деятельности показателей. Чем масштабнее  функционирующая система, тем выше  риски и тем большая вероятность  отклонения от нормативов,

- принятой стратегии развития  системы. Если предприятие в качестве  стратегии выбирает расширение  своих позиций на рынке, то  очень часто определение снижения  рентабельности отдельных видов  продукции является положительным  фактором, потому что оно дает  возможность предприятию в большей  мере реализовать свою продукцию  по приемлемой для потребителя  цене и занять большую нишу  на товарном рынке.

Заключительный этап — осуществление необходимых корректировочных действий — подразумевает анализ связи выявленных отклонений с предыдущими действиями по реализации процесса управления организацией. Выявленные на третьем этапе отклонения определяют направление корректировочных действий:

- если отклонения незначительные, менеджмент может не делать  корректировок

- если отклонения значительны, ликвидировать их можно либо  доведением фактических результатов  до уровня стандартов, либо путем  корректировки самих стандартов. В обоих случаях предоставляется  обоснование на основе результатов  проведенного экономического анализа

- крайним случаем оценки рассматриваемого  процесса управления может явиться  мнение о неверной постановке  самой цели деятельности. Тогда  корректировке подвергается стратегия  развития организации (изменение  целевой группы клиентов, их отраслевой  принадлежности, смена рынков сбыта, иная организация бизнеса) либо  принимается решение о ликвидации  бизнеса.7

4. Анализ потенциала менеджера. 

Анализу может быть подвержен как любой исполнитель (персонал организации), так и сам менеджер. Содержание критического самоанализа ограничений потенциала менеджера представлен списком групп критериев, приведенным ниже (в любом случае важно заранее правильно определить значимость тех или иных требований применительно к целям, задачам, потенциалу и условиям деятельности управляемой системы):