Адаптация персонала

ГАЛАВА  II. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АДАПТАЦИЕЙ ПЕРСОНАЛА 

Система адаптации персонала – это не только пакет документов, регламентирующих порядок мероприятий по адаптации нового сотрудника. Это, прежде всего люди, которые эти мероприятия осуществляют: и те, кто непосредственно помогает новому сотруднику войти в курс дела, и те, кто этот процесс организует и контролирует. И, конечно же, это инструменты, которые они используют в своей работе. 

2.1. Механизм управления процессом адаптации. 

     Необходимо  отметить, что в отечественных  организациях наблюдается неотработанность механизма управления процессом адаптации. Этот механизм предусматривает решение трех важнейших проблем:

1. структурного закрепления функций управления адаптацией в системе управления организацией;
2. организации технологии процесса адаптации;
3. организации информационного обеспечения процесса адаптации.

     Структурное закрепление функций  управления адаптацией может проходить по следующим направлениям:

     1. Выделение соответствующего подразделения  (бюро, отдела) в структуре системы  управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.

     2. Распределение специалистов, занимающихся  управлением адаптацией, по производственным  подразделениям организации, координации  их деятельности со стороны службы управления персоналом.

     3. Развитие наставничества, которое  в последние годы в отечественных  организациях незаслуженно забыто.

     Задачами  подразделения или специалиста  по управлению адаптацией в области организации технологии этого процесса являются организация: семинаров, курсов по различным вопросам адаптации; проведения индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником; интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность; специальных курсов подготовки наставников; использования метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий; выполнения разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом; подготовки замены при ротации кадров; проведения в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.

     Информационное  обеспечение процесса адаптации заключается в сборе и оценке показателей ее уровня и длительности. Сбор и обработку информации рекомендуется проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала. Для отечественных организаций главная проблема информационного обеспечения адаптации состоит в необходимости накопления нормативных показателей уровня и длительности адаптации. 

     Изучение  отечественного опыта показывает, что, как правило, специальной службы, которая бы занималась вопросами адаптации в организации, не существует.

     Вопросами адаптации занимаются отдельные  работники из разных подразделений. Это инспектор отдела кадров, линейные руководители или коллеги по работе. Их главная цель - сделать процесс адаптации, приспособления молодых работников к предприятию как можно более коротким и безболезненным. Стоит отметить, что проведение процессов как первичной, так и вторичной адаптации не отличается большими особенностями, т.е. все мероприятия похожи друг на друга и выглядят следующим образом. Процесс адаптации непосредственно начинается в отделе кадров при приеме и оформлении на работу. Инспектор отдела кадров проводит небольшую беседу, в которой в общих чертах знакомит с предприятием, отделом или цехом, где предстоит работать новичку. Затем он провожает нового работника на его рабочее место и представляет непосредственному руководителю. А тот, в свою очередь, проводит знакомство с коллективом, с коллегами по работе, с рабочим местом. По своему усмотрению руководитель может прикрепить к новичку наставника из числа более опытных и старших работников. Как правило, еще в течение месяца руководитель проводит периодические беседы с новым работником, интересуясь трудностями, которые у того возникают, его успехами, и дает систематическую оценку работы. Контроль за процессом адаптации со стороны отдела кадров не проводится. В некоторых организациях выдаются специальные брошюры с описанием того или иного вида производства, рабочего места, профессии или должности.

     В организациях целесообразно иметь  в действующих подразделениях по управлению персоналом специалистов или  самостоятельное подразделение  по управлению адаптацией кадров. Штат такого подразделения должен состоять как минимум из двух человек: профконсультанта (профессиональная ориентация) и менеджера по персоналу (отбор, подготовка и адаптация работников). В осуществлении процесса адаптации непосредственное участие принимают линейные руководители.

     Функции этого подразделения должны быть ориентированы на работников, которым нужна помощь в профессиональной ориентации и переориентации, а также выпускников подшефных школ, которые стоят перед выбором своей дальнейшей профессии, и на новых работников, пришедших в организацию или поменявших место работы внутри нее. 
 
 
 

     Подразделение по управлению адаптацией должно выполнять  следующие функции:

• изучать и прогнозировать конъюнктуру рынка труда, проводить мероприятия по адаптации к нему, осуществлять соответствующую переструктуризацию кадрового потенциала;
• участвовать в найме и отборе персонала с использованием профессиограмм и описаний работ, организовывать тестирование и интервьюирование работников в целях их лучшей профориентации;
• участвовать в расстановке кадров по подразделениям, участкам, рабочим местам, проведении ротации и внутрипроизводственных перемещений кадров, формировании стабильного трудового коллектива;
• участвовать в отборе лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;
• организовывать взаимодействие с региональной системой управления профориентацией и адаптацией на взаимовыгодных условиях.

 
 

     2.2. Программа адаптации. 

     В работе по проведению адаптации новых  работников менеджер по персоналу должен использовать специально разработанную  программу. Программа адаптации  делится на общую и специализированную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы.

     1. Общее представление об организации:  приветственная речь; тенденции  развития, цели, приоритеты, проблемы  предприятия; традиции, нормы; продукция и ее потребители; виды деятельности; организация, структура, связи; информация о высшем руководстве, внутренние отношения.

     2. Оплата труда в организации.

     3. Дополнительные льготы, виды страхования,  выходные пособия; пособия по  болезни, болезням в семье, пособия по материнству; размер пенсии; возможности обучения на работе.

     4. Охрана труда и техника безопасности: меры предосторожности; правила  противопожарной безопасности и  контроля; правила поведения при  несчастных случаях; здравоохранение  и места оказания первой медицинской помощи.

     5. Отношения работников с профсоюзами;  сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; права  и обязанности работника; выполнение  постановлений профсоюзов; дисциплина  и взыскания.

     6. Служба быта: питание; комнаты отдыха; другие службы быта. 

     После реализации общей программы адаптации  проводится специализированная программа  адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники. Эта программа включает в себя следующие вопросы.

     1. Функции подразделения: цели и  приоритеты; организация, структура  и функции; взаимоотношения с  другими подразделениями.

     2. Обязанности и ответственность;  детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству выполняемой работы.

     3. Правила-предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время.

     4. Осмотр подразделения: местоположение  кнопки пожарной тревоги, входы  и выходы; места для курения;  места оказания первой помощи.

     5. Представление сотрудникам подразделения. 

     Данную  программу можно использовать как  для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых работников, которые еще не имеют профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, в программу адаптации обязательно должно входить обучение.

     Особые  потребности в адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они  также нуждаются в обучении и  их потребности в чем-то схожи  с потребностями молодых работников, но им зачастую труднее вписаться  в коллектив. Свои особенности имеет адаптация женщин, возвратившихся на работу после отпуска по уходу за детьми, инвалидов, сотрудников, вернувшихся после прохождения учебных курсов. Все это нельзя оставлять без внимания и необходимо учитывать при составлении программ по адаптации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГАЛАВА  III. СИСИТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АДАПТАЦИЕЙ ПЕРСОНАЛА УПРАВЛЕНИЯ ПО ОБРАЗОВАНИЮ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА БАЛАШИХА 

3.1. Основные направления деятельности и Структура отдела организационной и кадровой деятельности Управления по образованию

    Управление  по образованию Администрации городского округа Балашиха входит в структуру  Администрации городского округа Балашиха, и является ее органом⁶. Управление имеет статус юридического лица и действует на основании Положения «Об Управлении по образованию Администрации городского округа Балашиха», утвержденного Постановлением Главы городского округа от 27.04.2006г. № 23/77.

    Управление  по образованию руководствуется  в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом и законами Московской области, нормативными правовыми актами городского округа Балашиха, включая Положение «Об Управлении по образованию Администрации городского округа Балашиха».

    Основные  направления деятельности Управления по образованию представлены на рис. 2. 
 
 
 
 
 

    

    Рис. 2. Основные направления деятельности Управления по образованию⁷ 

Функции по управлению персоналом в Управлении по образованию выполняет Отдел организационной и кадровой деятельности (рис. 3).  

   

    Рис. 3. Структура отдела организационной и кадровой деятельности 

    Основным  документом, определяющим организацию  деятельности этого отдела, является Положение от 23.03.2006г. № 197 «Об отделе организационной и кадровой деятельности Управлении по образованию Администрации городского округа Балашиха», утвержденное Приказом начальника Управления.

    Отдел организационной и кадровой деятельности входит в структуру Управления по образованию и является его органом⁸.

    На  рис. 4 показаны полномочия, которыми наделен Отдел организационной и кадровой деятельности. 
 

    

    Рис. 4.  Полномочия Отдела организационной и кадровой деятельности