Выставки и ярмарки

- краткосрочные выставки (соло-выставки)

     Проводятся  в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

-  Передвижные выставки

     Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

-  Постоянные выставки

     Эти выставки организуются чаще всего при  дипломатических консульствах и  других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

-  Большую роль стали играть постоянно действующие торговые центры,

создаваемые развитыми странами за границей.

     Они осуществляют широкую деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам-экспонентам бесплатно выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении на рынке.

-  Новым видом выставок являются т.н. торговые недели.

Они организуются обычно в универсальных магазинах  крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

По  частоте проведения выставки и ярмарки  могут быть:

1.   Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.)
2.   Ежегодные
3.   Сезонные

    Частота проведения ярмарки/выставки зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции. Так, например, показы моды организуются 2-4 раза в год, тогда как демонстрации инвестиционных товаров, новинок технологии и т.д. может проводиться с интервалами от двух и даже пяти лет.

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

1. Ярмарки/выставки по осуществлению продаж/заказов
2. Информационные/ознакомительные
3. Проводимые в целях развития коммуникации/контактов

     Выставки и ярмарки  имеют большое значение как место  встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение. 
 

     Организационные этапы работы выставки 

     В общем виде ярмарочная или выставочная  деятельность предприятия последовательно  реализуется на таких этапах:

     1. Принятие решения об участии (определение целей).

     2. Этап подготовки участия.

     3. Стадия работы ярмарки/выставки.

     4. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

     1. Принятие решения об участии  в ярмарке или выставке.

     Начинать  работу следует с ответа на вопрос – нужна ли выставочная деятельность вообще?

     2. Этап подготовки.

     Далее для достижения наибольшего эффекта  где-то за месяц осуществляется проведение рекламных мероприятия (радиорекламы, видеороликов, объявлений в газетах) чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку.

     После установления целей участия в  ярмарке/выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая  представляет собой способ определения  расходов, необходимых для его  осуществления.

     Детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей, за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

     Примерно  половину суммарных выставочных  расходов составляет арендная плата (10-15%)и  затраты на изготовление стенда (30-35%).

     Цена 1 м2 выставочной площади включает в себя:

     1) стоимость общего электроосвещения  закрытых выставочных площадей и открытой территории,

     2) стоимость общей охраны территории,

     3) стоимость пропусков на право  входа персонала фирмы-экспонента  в пределах квоты, которая устанавливается  в зависимости от размера арендуемой  площади,

     4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

     5) стоимость вывоза мусора и  строительных отходов из специально  отведенных мест в период монтажа,  работы и демонтажа выставки,

     6) и др. дополнительные услуги.

     Дополнительно определяются основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют обычно: а) мероприятия, проводимые на стенде, б) тип стенда, в) оформление стенда, г) персонал на стенде, д) реклама до выставки,

     е) работа с прессой, ж) особые формы  обращения к посетителям, з) угощения на стенде, и) транспорт, к) монтаж и демонтаж стенда, л) текущие затраты по стенду.

     Не  позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес  оргкомитета заявка на участие в  выставке. В ней указываются все  реквизиты фирмы. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами.

     Правильное  и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.

     Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую устроитель ярмарки/выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

     Стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его  общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое.

     В связи с этим стенд должен:- выделять предприятие,

     - привлекать, не будучи вызывающим,

     - пробуждать интерес.

     Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться  услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

     Компания  со значительным бюджетом может позволить  себе заказать несколько больший  стенд, чем требуется, однако для  остальных фирм стоит подумать, нужно  ли им это. Заказанный стенд может  просто оказаться "слишком большим" и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство.

     Обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьезных проблем, с  которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить  стенд:

     - напротив и справа от главного  входа,

     - на центральных внутренних проходах,

     - в углах,

     - вблизи от «активных» экспонентов  и специализированных помещений  для проведения различных мероприятий.

     И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

     - вдали от выходов и центральных  проходов,

     - в задней части зала,

     - позади больших колонн, лестниц,

     - лицом в противоположную сторону  от места, где происходят различные  мероприятия.

     Вопрос  выбора типа стенда относится к числу  важнейших вопросов, от которого в  значительной степени зависит успех  участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

     Если  есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы  понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.

     Планировка  стенда тесно связана с размером арендуемой площади, ее расположением  и видом выставляемой продукции.

     Если  стенд достаточно большой, а выставляемая продукция мелкая, значит целесообразнее будет использование витрин.

     Выставочная деятельность является одним из способов рекламы фирмы, ее продукции и  услуг, поэтому важным аспектом является привлечение внимания к проводимому  мероприятию.

     3. Стадия работы ярмарки/выставки.

     В этот период связи с общественностью  являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

     В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

     1) изготовление различных рекламных  материалов, которые придают стенду  индивидуальность,

     2) бесплатная раздача мелких сувениров,

     3) раздача образцов товаров,

     4) организация различных специальных  мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации),

     5) передача музыкальных программ,

     6) демонстрация видеофильмов, слайдов,

     7) проведение пресс-конференций, коктейлей  для журналистов, клиентов.

     Роль  персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его  подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

     - Технические работники раздают  рекламные материалы у входа,  разносят их по стендам, обслуживают  переговоры и следят за стендом.

     - Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

     - Специалисты, глубоко знающие  технические и маркетинговые  особенности предлагаемой продукции. 

       На стенде вообще нельзя работать  в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

       Во время выставки крайне целесообразно  фиксировать все возможные контакты  и проявлять интерес к любому  потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Важнейшей информацией является: организация - откуда он, адрес - где он, телефон - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности- чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация -кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.