Рекомендации по совершенствованию региональными продажами в ООО «СибМеталлТранс»

Должностные инструкции - не догма и не ограничения для  проявления творческих способностей сотрудников. Однако каждый сотрудник должен очень  четко осознавать, за что ему платят деньги, а руководитель должен знать, что можно и нужно спрашивать с конкретного сотрудника. Работа без прописанных должностных  инструкций свойственна молодым  компаниям и свидетельствует  о низком уровне профессионализма.

Обратим внимание на следующие  разделы должностных инструкций, независимо от специфики компании или  направления ее деятельности, которые  помогут “вдохнуть жизнь” в данную разработку, сделать ее полезной для  сотрудников.

Цель и задачи должности. Важно четко сформулировать цель и определить задачи, которые необходимо решить для ее достижения.

Подчиненность, взаимодействие. Интересным и спорным вопросом является тезис о прямом подчинении. Предлагаю  следующую трактовку этого определения. Прямое подчинение – форма управления персоналом, при котором вопросы  принятия сотрудника на работу, постановки задачи, контроля исполнения, поощрения, наказания и увольнения решаются непосредственным начальником; возможно согласование или утверждение решения непосредственного начальника вышестоящим должностным лицом.

Применяемый рядом компаний принцип, когда руководитель какого либо ранга может давать распоряжения сотрудникам, не находящимся в его прямом подчинении, чреват неприятностями. Разумеется, есть исключения, оправдывающие такой подход. Однако, как правило, целесообразней ставить задачу через руководителя структурного подразделения.

Критерии оценки работы. Четкое и понятное определение показателей, по которым оценивается работа сотрудника, является необходимым условием его  успешной работы.

Должностные / функциональные обязанности.

В данном разделе следует  четко определить, какие функции  сотрудник должен выполнять для  достижения поставленной цели. По сути дела это разумная детализация задач  с уклоном на технологические  аспекты продаж – в отношении  менеджеров по продажам и на организационно-управленческие аспекты - в отношении начальника отдела продаж. Этот “технологический”  аспект разработки должностных обязанностей целесообразно дополнить перечнем результатов работы, которые ожидаются  от данного сотрудника. Такое сочетание  результативной и технологической  ориентации при разработке функций, например, менеджеров по продажам позволит избежать часто встречающейся в  практике ситуации, когда сотрудник  говорит, указывая в свои должностные  инструкции, что такой вид работы у меня не предусмотрен.

Игнорирование или недопонимание  рассматриваемых положений приводит к потерям денег для компании в форме прямых убытков или  упущенной выгоды. А проявляется  это в неорганизованности персонала, выполнении руководителями задач, которые  должны выполнять их подчиненные, в  неумении или боязни делегировать полномочия, предоставить свободу действий на промежуточном  этапе и спросить по результатам.

Права. Чтобы грамотно выполнить  задачи, требуются определенные материальные вещи, условия работы, полномочия. И  их надо тоже определять и прописывать. По мере усложнения бизнес-процессов, требования к условиям работы сотрудников  отдела продаж возрастают. Например, необходимость  постоянного подключения компьютера менеджера по продажам к сети Интернета  во многих компаниях становится базовым  требованием его эффективной  работы.

Ответственность. Поставив цель, определив задачи, сформулировав  функции и предоставив права, следует определить сферу персональной ответственности сотрудника за конкретный участок бизнес-процесса.

Говоря о кадрах в системном  подходе к продажам необходимо также  отметить, что подбор сотрудников  производится с учетом особенностей компании и специфики продвигаемого  товара или оказываемой услуги. То есть, не только мы выбираем, но сейчас все больше нас выбирают, особенно грамотные кадры. Поэтому, проводя  поиск кандидата в конкретную компанию, необходимо “взвешивать” не только уровень заработной платы, который  компания может в настоящее время  выплачивать сотруднику, профессиональную квалификацию и психологические  особенности кандидата, но и сложность  товара, особенность коллектива (уровень  доброжелательности и т.п).

Что касается формирования корпоративной  культуры, то это длительный и целенаправленный процесс, являющийся элементом системного подхода к продажам. Автор вносит свою лепту в этот процесс тем, что на практике объясняет и внедряет концепцию “Управленческая пирамида”, как принцип грамотного подхода к организации труда на фирме, а также проводит лекцию-тренинг “Элементы профессионализма в работе исполнителей любого уровня”. Схематично эти вопросы освещены в приложении А.

Результат и практическая ценность второго системного блока. Компания приобретает организационное  и управленческое оформление. Сотрудники в буквальном смысле слова видят  строение компании, знают и понимают свои задачи, критерии оценки своей  работы, систему подчиненности и  взаимодействия на фирме. Начинается грамотная  работа по подбору кадров.

Методическое обеспечение  продаж

Название этого системного блока, возможно, звучит несколько непривычно. Но его суть именно в методическом обеспечении процесса продаж. Другой формулировкой, помогающей раскрыть эту  суть, может быть такая: “Постановка  регулярного менеджмента в отделе продаж или коммерческом отделе компании”. Значимость этих вопросов возрастает при рассмотрении процессов продаж с системной точки зрения. Система  будет хороша, когда она сможет работать в известном смысле “сама”. И если при осмыслении слова “сама” не выходить за границы здравого смысла, то вот элементы методического обеспечения, которые позволят придать дальнейшую системность процессам организации  и управления продажами в компании (приложение Б).

Методическое “вооружение” менеджеров. Документы и алгоритмы  работ этого блока должно разработать  руководство компании и отдела продаж для своих менеджеров по продажам. Конкретно – это работа начальника отдела продаж, коммерческого директора  или директора по продажам, частично - директора по маркетингу. Наличие  в компании подобных разработок и  их использование на практике автоматически  характеризует профессиональный уровень  руководителей подразделений службы сбыта.

Конкретные базовые документы, характеризующие как данный блок, так и другие блоки системы  методического обеспечения продаж приведены в приложении Б. Примеры  и детализацию системы методического  обеспечения можно будет привести в самостоятельной статье.

Система спроса с менеджеров - система отчетности. После того, как сотрудники знают, что от них  требуется, понимают, что и как  надо делать можно и нужно организовать грамотный спрос. Для этого необходимо четко поставить задачу. Это выражается, в частности, в скрупулезной разработке форм отчетных документов. Лучший способ – таблица. Она же обеспечит и  сведение результатов по всей совокупности исполнителей.

Отчетность по результатам  работы. Иначе говоря – итоговая отчетность менеджеров по продажам.

В части методической упорядоченности  региональных продаж целесообразно  обратить внимание на разработку следующих  регламентирующих документов, придающих  четкость и простоту этому непростому виду продаж со сложным контролем за процессом и повышенным финансовым риском.

- Концепция региональных  продаж.

- Условия оплаты региональных  менеджеров.

- Положение о командировках.

- Финансовый план командировок  на год, квартал, месяц.

- Бизнес-план командировки.

- Отчет по командировке.

Методическое обеспечение  работы отдела продаж.

Уровень и масштабность задач  данного блока, продолжая регламентацию  бизнес-процессов в отделе продаж, выходят за рамки одного отдела. Это совместная работа директоров нескольких подразделений компании: коммерческого, финансового, по маркетингу, по логистике.

Основные блоки данного  раздела:

- Экономический механизм продаж.

- Бюджет продаж компании.

- Бюджет затрат.

- Итоговая отчетность  отдела по продажам.

- Документооборот.

Результат и практическая ценность третьего системного блока. Создается  заново или ставится на профессиональную основу работа основного подразделения  компании – отдела продаж: должностные  обязанности сотрудников, планирование, отчетность, дисциплина производственная, плановая, финансовая, клиентские базы данных, документооборот, технология продаж. Информация о состоянии продаж в  компании “оседает” в специально разработанных документах по продуманным  алгоритмам работ. Налаженный анализ отчетных и плановых данных позволяет своевременно принимать управленческие решения. Возрастает рыночная стоимость компании. Уменьшится риск потери накопленной  информации при уходе менеджеров или начальника отдела продаж. Формируется  основа для стандартизации бизнес-процессов  и системы управления продажами  в филиалах или дочерних компаниях. Создаются внутренние условия для  развития продаж. Неизбежно происходит рост продаж.

Маркетинговая поддержка  и развитие продаж

Проработав вышеупомянутые блоки системы, можно ставить  и решать группу задач, отвечающих на вопрос “Что еще нужно сделать, чтобы  лучше удовлетворять потребности  своих клиентов, эффективнее работать и, соответственно, увеличить продажи?”. Это – следующий блок системы  организации и управления продажами  – маркетинговая поддержка и  развитие продаж.

В идеале многие маркетинговые  аспекты организации бизнеса  должны тщательно прорабатываться  до того, как запускаются основные бизнес-процессы компании. Например, стратегические цели создания компании (миссия, видение, идеология), целевой рынок, ассортиментная и ценовая политика, каналы распространения  товаров, свои уникальные конкурентные преимущества, изучение конкурентов, способы  продвижения товаров и многие другие группы вопросов желательно ставить  и решать до того, как, скажем, начать составлять должностную инструкцию на менеджера по продажам. Кроме  того, практически все маркетинговые вопросы имеют срок постановки, но не имеют даты завершения, т.е. должны разрабатываться и обновляться постоянно.

Также необходимо отметить еще  одну опасность при рассмотрении вопросов маркетинга. Маркетинг –  самое многогранное понятие современного бизнеса. Вряд ли возможно назвать хоть одну сферу деятельности современной  бизнес-компании, которая не являлась бы элементом маркетинга. Поэтому, в рамках целей данной статьи попытаемся свести вопросы маркетинга к практически осязаемым понятиям, решение которых обеспечивает дальнейший рост продаж и развитие бизнеса конкретной компании.

Схематически система  маркетинговой поддержки и развития продаж может выглядеть следующим  образом.

1. Положение об отделе  маркетинга.

2. Стратегическое планирование.

- Миссия компании.

- Видение.

- Идеология.

- Маркетинговый план развития  компании.

3. Долгосрочное планирование.

Сбытовая политика - каналы распределения, ассортиментная политика, ценовая политика, методы стимулирования сбыта, концепция региональных продаж.

- Маркетинговое прогнозирование  продаж.

4. Позиционирование. Постоянный  мониторинг положения на рынке  компании и товаров.

5. Рекламные кампании, презентации  и другие способы продвижения  товаров.

6. Маркетинговые исследования.

- Целевого потребительского  рынка.

- Новых сегментов целевого  рынка.

- Новых региональных рынков.

- Товара.

- Конкурентов, производителей, поставщиков.

Важно, чтобы каждое направление  маркетинговых исследований приобретало  практическое значение в форме конкретных рекомендаций по оптимизации и развитию продаж.

7. Конкретные рекомендации  по продажам, логистике, сервису.

Результат и практическая ценность четвертого системного блока. Дальнейший рост эффективности продаж достигается за счет использования  результатов маркетинговой деятельности. Сбытовые подразделения опираются  на разработанные концептуальные основы развития компании. Достигается четкое понимание своего целевого рынка. Это  дает возможность отделу продаж оперативно и самостоятельно решать многие тактические  вопросы. Сбытовые подразделения начинают активно использовать рекламные  кампании и другие методы продвижения  товаров.

 

3.2 Внедрение рекомендаций  по совершенствованию системы  управления региональными продажами

 

С целью увеличения товарооборота  и максимального приближения  к конечному потребителю ООО  «СибМеталлТранс» постоянно стремится к расширению сферы своей деятельности посредством открытия металлобаз в регионах России и заключения дилерских соглашений с региональными представителями на долгосрочной основе.

В настоящее время действуют  три официальные представительства компании: в гг. Бийске и Новосибирске, способных одновременно разместить на своих площадях более 30 тысяч тонн проката различного сортамента.

За последний год количество стального проката, поставляемого  через региональные склады, увеличилось  более чем в два раза, значительно  расширилась география продаж.

Деятельность компании ООО «СибМеталлТранс» направлена на обеспечение металлопрокатом предприятий угольной отрасли, а также крупнейших машиностроительных предприятий и строительных организаций. Мы развиваем сервисы, предоставляемые при продаже металла, поэтому наши клиенты могут рассчитывать на качественное обслуживание. С целью максимально удовлетворять запросы потребителей, мы целенаправленно расширяем ассортимент предлагаемой металлопродукции.

Для организации процесса закупок, хранения и продажи металлопроката, компания ООО «СибМеталлТранс» использует централизованную систему управления остатками на региональных складах, основывающуюся на эксплуатации современных телекоммуникационных систем и высокоскоростных каналов передачи данных

Основная цель маркетинговой  политики компании ООО «СибМеталлТранс» - обеспечить максимально выгодные условия работы для потребителей металлопродукции. Мы планируем развивать складские площадки до уровня современных метало-сервисных центров и открывать аналогичные комплексы в тех регионах, где есть активный спрос на металлопрокат и металлоизделия. Компания быстро реагирует на запросы клиентов и всегда открыта к длительному и взаимовыгодному сотрудничеству.