Организация деятельности и управление рекламным агентством

      Опыт  показывает, что рекламные агентства  позволяют рекламодателям экономить время и средства. Однако надо помнить, что не все агентства в полной мере отвечают за эффективность предлагаемых ими видов и средств рекламы. В этой связи каждая фирма, каждое предприятие или организация обязаны иметь структурное специальное подразделение, занимающееся рекламой. Организационная структура рекламной службы фирмы зависит от ее размера, наличия ресурсов, сферы деятельности, специфических черт целевого рынка и характеристики производимых товаров, места и роли рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии фирмы, степени вовлечения администрации фирмы в осуществление рекламной деятельности. При этом следует помнить, что рекламная служба является составной частью маркетинговой службы фирмы.

      Внутренняя  структура рекламной службы характеризуется  значительным многообразием. В мелких фирмах она может быть представлена одним сотрудником отдела маркетинга, отвечающим за рекламу. В более крупных  фирмах в структуре выделяется специализированное структурное подразделение.

      Специалисты в области рекламы обязаны  постоянно курировать вопросы рекламы  на фирме, четко представлять цели и  задачи намечаемой рекламы, профессионально  работать с рекламными агентствами.

      В рекламном процессе участвуют следующие  типы субъектов: рекламодатели, рекламные  агентства, средства массовой информации и вспомогательные, которые помогают рекламодателям и рекламным агентствам в подготовке рекламных материалов.

      Главная роль в организации рекламного процесса принадлежит двум первым и основным участникам: рекламодателям и рекламным  агентствам.

      Наиболее  правильной при установлении взаимоотношений  между участниками рекламного процесса является договорная форма. Прежде чем  рекламодатель решит заключить  договор с рекламным агентством, ему необходимо правильно выбрать  такое агентство. Специалисты в области рекламы считают, что крупные агентства притягивают крупных клиентов, а для небольших фирм больше подходят обычные рекламные агентства.

      Выбирая для постоянного сотрудничества рекламное агентство, четко выясните для себя:

      1. Когда основано агентство? Является  ли оно частью какой-либо группы?

      2. Сколько в нем директоров?

      3. Являются ли они дипломированными  специалистами, сдававшими соответствующие экзамены? Когда и где они получили свои дипломы?

      4. Сколько в агентстве служащих  и каковы их обязанности?

      5. Кто нынешний заказчик агентства?

      6. Есть ли у этих заказчиков  товары или услуги, прямо или  косвенно конкурирующие с вашими?

      7. Имел ли кто-нибудь из руководителей  агентства в недавнем прошлом  опыт работы на вашем рынке?

      8. Если да, с какими марочными  товарами или с какими фирмами?

      9. Можно ли познакомиться с образцами  продукции агентства?

      10. Согласно ли агентство подготовить  - без всяких обязательств с  вашей стороны - отчет с рекомендациями  общего порядка? Потребует ли агентство оплатить эту работу?

      11. Какие услуги предлагает агентство?  Какие из этих услуг оказывают клиенту штатные сотрудники?

      12. Есть ли в агентстве отдел  маркетинга?

      13. Предоставит ли агентство экземпляр  общих условий выполнения заказов, включая пояснения относительно методики расчета цен?

      14. Предоставит ли агентство адреса, скажем, трех клиентов, у которых можно было бы получить отзывы о нем?

      15. Можете ли вы посетить агентство,  чтобы познакомиться с его  сотрудниками и текущей работой?

      Главное, постарайтесь уловить атмосферу  агентства, протекает ли в нем  целенаправленная деятельность, похожи ли его сотрудники на профессионалов по манере держаться и действовать, присутствует ли в нем творческое начало.

      При выборе агентства необходимо обратить особое внимание на время создания агентства, наличие специалистов, уровень  специализации, процентные ставки за услуги.

      Время создания агентства позволяет определить его деятельность на рынке услуг. При этом следует обратить внимание на перечень фирм, с которыми агентство  работало, а также на примеры той  или иной работы, выполненной ранее.

      Наличие специалистов по интересующему рекламодателя  направлению позволяет сделать выводы, что конкретной рекламой занимаются не случайные люди, а профессионалы.

      Уровень специализации агентства показывает, что агентство целенаправленно занимается интересующим рекламодателя направлением.

      Процентные  ставки за предоставленные услуги могут  сильно колебаться в зависимости от агентства. Однако следует помнить, что низкие расценки - это важный, но не основной критерий выбора, так как хорошая работа всегда стоит дорого.

      Взаимодействие  рекламодателей и рекламных агентов  может строиться по трем основным направлениям:

      • рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать;

      • рекламодатель совершенно не вникает  в то, что и как делает рекламное  агентство по его поручению;

      • рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.

      В первом варианте, если реклама не достигнет  поставленных рекламных целей, агентство  имеет право снять с себя ответственность  за неудачную рекламу, учитывая, что  оно выступало техническим исполнителем «чужих» идей.

      Во  втором варианте рекламодатель рискует  средствами, выделенными им на рекламу  своего товара, так как реклама  может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное  агентство не всегда может составить  и осуществить грамотную рекламную  программу без участия рекламодателя  и учета его знаний в области  рекламируемого товара.

      Третий  вариант наиболее приемлем, так как  он позволяет использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.

      Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих  разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной  творческой работы, необходимо заключать договор.

      Договор регулирует права и обязанности  сторон в процессе разработки, подготовки и распространения рекламы. Договор между рекламодателем и рекламным агентством должен  содержать:

      • виды услуг, оказываемых рекламным  агентством, включая разработку рекламной  программы;

      • перечень предметов рекламы и  их характеристику;

      • общий срок действия договора;

      • общую сумму договора;

      • порядок и сроки представления  исходных данных, образцов предметов  рекламы и их возврата;

      • порядок и сроки представления  на согласование рекламной программы;

      • порядок и сроки согласования плана рекламных мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев;

      • порядок и сроки представления  отчетов о проведении рекламных  мероприятий;

      • условия имущественной ответственности  сторон за нарушение порядка и  сроков исполнения договоров;

      • другие условия, которые рекламодатель  и рекламное агентство считают  необходимым предусмотреть в  договоре;

      • платежные и почтовые реквизиты  участников договора. Каждый рекламодатель  при исполнении договорных условий  обязан соблюдать следующие правила:

      1. К рекламному агентству в работе  относиться как к партнеру.

      2. Выполнять свои обязательства  точно и в срок.

      3. Не менять свои решения внезапно.

      Работа  с рекламными агентствами порождает  необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые  обращаются к рекламодателю после  рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэкономить массу времени на поиск соответствующих услуг.

      В договоре между рекламным агентством и субъектом распространения рекламы следует предусматривать:

      - услуги, оказываемые субъектом распространения  рекламы, включая производство средств рекламы;

      - общий объем газетной (журнальной) площади или времени вещания, выделяемый для передачи рекламных сообщений;

      - перечень предметов и средств  рекламы;

      - порядок и сроки изготовления  и тиражирования средств рекламы;

      - порядок и сроки утверждения  готовой рекламной продукции;

      - порядок и сроки распространения,  и календарный план передачи  сообщений;

      - порядок и сроки представления  отчетов о распространении рекламы;

      - сроки возврата рекламных средств;

      - общий срок действия договора;

      - общую сумму договора;

      - порядок и сроки расчетов;

      - условия имущественной ответственности  сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договора;

      - другие условия, которые стороны  признают необходимым предусмотреть в договоре;

      - платежные и почтовые реквизиты  сторон.

      Договоры  могут заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в  разработке условий, подписывают договоры и несут ответственность в  пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации  и другими нормативными документами.

      Заключение  договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими  определенных правил рекламирования товаров, которые выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятельность в нашей стране.

      При установлении взаимоотношений с  агентством рекламодателю необходимо стремиться стать желаемым клиентом. Для достижения этой цели следует  руководствоваться следующими правилами.

      Ищите новую идею, чтобы в ней нашлось  место вашему товару и фирме. Рекламный  текст должен отражать положение  вашего товара на рынке и ни в  коей мере не уводить от реальности.

      Для того, чтобы результаты переговоров  были плодотворными, планируйте встречу  заранее: ее стратегию, основные моменты, доводы « за» и « против».

      Будьте  честным - говорите своему рекламному агентству только правду, и вам  ответят тем же.

      Восторгайтесь, если предложенный агентством текст  вам нравится.