Маркетинговые исследования

     В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением «оборудованная выставочная площадь» обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Если вы действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, но более достойной.

     Оргкомитет  может предложить дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом. Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду паранормальных. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд.

     Если  у вашей фирмы приличный бюджет, если вы участвуете в выставках регулярно, имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Вы можете его использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика. Вы знаете, что уже появились специальные телескопические конструкции, помещающиеся в сложенном виде в небольшой чемоданчик, а в разложенном создают экран в 6 м² и более.

     Обо всех недоработках следует сразу  же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.

     Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести какие-то изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки хотя бы на будущее и не повторяйте их на следующих выставках. Как говориться, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

     Шаг четвертый: подготовка.

     12 недель до выставки:

• Выберите интересующую вас выставку;
• Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?
• Отправьте заявку.

     11 недель до выставки:

• Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения;
• Рассчитайте и утвердите бюджет выставки;
• Укомплектуйте состав стендистов.

10 недель  до выставки:

• Начните планировать экспозицию;
• Проконсультируйтесь с дизайнерами;
• Держите постоянную связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.

     9 недель до выставки:

• Продолжайте оформление выставочного стенда;
• Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой;
• Подкорректируйте бюджет.

     8 недель до выставки:

• Проведите тренинг стендистов;
• Поработайте с выставочной командой над экспозицией;
• Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке.

     7 недель до выставки:

• Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению;
• Изготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке;
• Закажите оборудование, необходимое для выставки.

     6 недель до выставки:

• Проведите собрание со своей командой;
• Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ;
• Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования.

     5 недель до выставки:

• Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях;
• Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.);
• Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличения количества посетителей.

     4 недели до выставки:

• Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности;
• Окончательно распределите персонал;
• Составьте расписание работы.

     3 недели до выставки:

• Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам;
• Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;
• Активизируйте предвыставочную подготовку персонала.

     2 недели до выставки:

• Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям.

     1 неделя до выставки:

• Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки;
• Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки.

     Шаг пятый: подборка персонала.

     Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами как:

• умение и желание общаться с людьми;
• знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;
• выносливость;
• привлекательная внешность.

     О последнем пункте следует сказать  особо. Последнее время все большее  количество фирм слишком большое значение придают «длинным ножкам и большим глазкам», забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит».

     Немаловажный  параметр при подборе стендистов – опытность. Вы пошлете «зеленого» неопытного торгового представителя к солидному клиенту? Конечно, нет. По той же причине не следует пускать новичков на ваш выставочный стенд.

     И о коммуникабельности. Застенчивый  от природы, некоммуникабельный человек  вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.

     Помимо  основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.

     Нельзя  объять необъятного. Перечень продукции, которую вы собираетесь представить  на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности фирмы.

Шаг шестой: приглашение посетителей.

     Самым эффективным способом привлечь потенциальных  клиентов является персональное приглашение. Это подтверждает любой сегмент рынка: покупатели, продавцы, клиенты, с которыми довелось работать. Все согласились, что лучшим способом привлечь их на выставочный стенд было персональное письмо с вескими доводами, почему они должны посетить его.

     Первый шаг в этом процессе - определение вашей целевой аудитории и подготовка списка адресов постоянных покупателей и потенциальных клиентов. Составить список первых легко. Больше труда потребуется для подготовки списка потенциальных клиентов, поскольку необходимо собрать все адреса и имена. Ваши торговые представители могут иметь списки клиентов, которым они очень хотели, но пока ничего не сумели продать.

     Где еще можно найти информацию о  потенциальных клиентах?

• В справочниках;
• В торговой палате;
• В интернете (через поисковую систему по ключевому слову);
• Через ассоциации;
• Через СМИ, просто отслеживая их рекламу.

     Шаг седьмой: продвижение выставки.

     Обычно  компании-экспоненты относятся к  выставкам как к мероприятию  трех-пяти дней, сосредотачиваясь на том, как провести это время с максимальной отдачей. Такой подход использует лишь одну треть общего маркетингового потенциала выставки. В действительности участие в выставке должно раскручиваться на протяжении двух-трехмесячной кампании до, во время и после выставки (см. «Шаг второй»). Интересно, что это стимулирует не только заказчиков и потенциальных клиентов, но и сотрудников. Далее, продолжая удачно проведенную выставку энергичной послевыставочной кампанией, вы сможете добиться максимального успеха. Вывод: мощная маркетинговая кампания может увеличить эффективность выставки в несколько раз.

     Отправляйте свои пресс-релизы всем периодическим  изданиям за месяц-полтора до открытия выставки. Примерно столько времени  необходимо газетам, чтобы подготовить  материалы в спецвыпуски. Естественно, не каждое издание набросится на ваш пресс-релиз как на подарок судьбы. Но если они хотя бы раз напечатают вашу информацию, то игра стоит свеч.

     Шаг восьмой: выставочный органайзер.

     Установив график подготовки к выставке, обратимся  к другому ценному вспомогательному средству достижения успеха - выставочному органайзеру. Для этого нужен блокнот, состоящий из восьми разделов, который поможет все спланировать четко и логично. Ниже детально описан каждый из этих разделов.

• Планирование. Этот раздел включает в себя график, бюджет, записи, время проведения собраний выставочной команды, задачи выставки и другие материалы, относящиеся к планированию выставки.
• Экспозиция. Этот раздел содержит различного рода информацию об экспонатах и их графическом оформлении, включая инструкции по установке, схемы или чертежи будущей расстановки оборудования и экспонатов, список мер по предотвращению различных сбоев и т.п.
• Выставочные услуги. Этот раздел содержит копии всех соглашений - с рабочими, об электричестве, аренде, телефонных линиях, уборке и т. д. Здесь также должны быть ксерокопии всех чеков за оплаченные услуги.
• Продвижение. Этот раздел включает в себя копии всех рекламных объявлений, образцов почтовых рассылок, список адресов и все, что было использовано в маркетинговой и рекламной кампании выставки.
• Доставка. Включает в себя все счета за погрузку, название фирмы, осуществляющей доставку, номера телефонов представителей компании-доставщика не только в вашем родном городе, но и в городе проведения выставки. Перевалочные пункты и номера телефонов на месте доставки.
• Персонал. Этот раздел включает в себя всю информацию относительно штата работников выставки, его обучения и т.д.
• Клиенты. Включает в себя списки заказчиков и все планы и задачи по работе с ними.
• Разное. Здесь надо поместить все сведения о торговой выставке, не попавшие в предыдущие разделы.

     Шаг девятый: участие в семинаре.

     Различного  рода исследования показали, что одними из самих привлекательных на выставках являются образовательные мероприятия. Участвуя в них, вы одновременно приобретаете новых потенциальных клиентов и статус эксперта в их глазах.

     Подумайте, в каких вопросах вы могли бы вступить в качестве эксперта, а затем свяжитесь  с организаторами выставки с предложением услуг. Спросите их о готовящейся программе. Не забудьте сделать все это за два-три месяца до открытия выставки, поскольку именно в это время организаторы и составляют программу будущей выставки.