Закупочная логистика

В ООО «БАКАУТ» такие ситуации относятся к сфере деятельности логиста.

10. Согласовывает предлагаемые изменения с начальником отдела, при невозможности сохранения базовых условий договоров.

11. Вести деловую переписку с сотрудниками поставщиков товаров и услуг. Соблюдать порядок регистрации, получения, отправления и хранения корреспонденции.

Переписка в основном осуществляется по электронной почте. Для этого у каждого работника ООО «БАКАУТ» есть свой почтовый ящик и email.

Например, logist@bakaut.biz.

12. Регулярно анализировать рынок производителей, используя прессу, средства Интернета, личные контакты. Информировать начальника отдела об организационной структуре и особенностях потенциальных поставщиков.

13. Заносить полученные сведения о производителях, поставщиках, контактных лицах, руководстве этих предприятий в учетную систему (1С).

В системе 1С для этого предусмотрен документ карточка поставщика, который заполняется по структурированной форме и имеет контроль обязательного минимума вносимых данных (Рис. 4.5 – 4.8).

Рис. 4.5 Заполнение карточки поставщика – контакты.

Рис. 4.6 Заполнение карточки поставщика – реквизиты.

Рис. 4.7 Заполнение карточки поставщика – договоры.

 

Рис. 4.8 Дополнительные функции Карточки поставщика.

14. Контролировать заключение договоров, получение факсимильных копий и оригиналов договоров, спецификаций и другой документации необходимой при оформлении сделки. Своевременно контролировать пролонгирование договоров.

15. Составлять, вести и обновлять по мере необходимости сравнительную таблицу по анализу цен производителей и поставщиков.

16. Согласовывать с начальником отдела выбор оптимальных поставщиков каждой расцененной заявки по следующим критериям: надежность поставщика, цены на продукцию, лояльность к договору и условиям оплаты, сроки поставки.

17. Оказывать содействие в получении факсимильных копий и оригиналов документов о приемке товара, получении оригиналов бухгалтерских документов, при осуществлении поставки.

Для контроля поступающих в ООО «БАКАУТ» документов от поставщиков, менеджер по закупкам регулярно сдает документы и их реестр в бухгалтерию, ответственному бухгалтеру-операционисту.

Периодичность сдачи документов – 1 неделя.

Реестр распечатывается в удобной форме и сдается под роспись с обеих сторон (Приложение 9).

Управление заказами в системе программ 1С:Предприятие 8.0.

1С позволяет реализовать, связанные с закупкой товара  и содержит Книгу закупок, в  которую включены:

• Заказы поставщикам
• Назначение заказов поставщикам
• Особенности заполнения заказа поставщику
• План закупок и заказы поставщикам
• Расчеты и взаиморасчеты по заказам поставщикам
• Оплата заказов поставщику
• Оформление заказа поставщику до или после получения счета от поставщика
• Размещение заказов покупателей и внутренних заказов в заказах поставщику
• Поступление товаров по заказу поставщику
• Причины для оформления корректировки заказа поставщику
• Связь заказов поставщику с формированием потребностей и календарным планом закупок
• Методика закрытия заказов поставщикам

Рассмотрим раздел Заказы поставщикам.

В системе существует отчет Анализ заказов покупателей – в котором отображаются все товары подлежащие заказу (не заказанные на данный момент). Менеджер по заказам строит этот отчет каждый день и на его основании формирует заказы поставщикам.

Замечу, что у всей номенклатуры товаров в системе определен свой поставщик.

Заказ поставщику осуществляется в следующей форме:

• устно по телефону (для очень надежных и долговременных поставщиков) если список товаров в заказе от 1 до 5;
• по факсу – если нет другой связи с поставщиком;
• по email.

Печатная форма заказа может быть произвольной или установленной поставщиком. (Рис. 4.9)

Рис. 4.9 Пример формы заказа установленной поставщиком.

В ответ на заказ, поставщик выставляет счет. Данные о цене, количестве, сроке поставки и наличии товара менеджер вносит в форму Заказ поставщику (Рис. 4.10).

Рис. 4.10 Заказ поставщику в системе 1С.

 

Оплату заказа производит бухгалтерия, согласно заключенному Договору поставки.

Контроль оплаты и сроков поставки товара менеджер может осуществлять с помощью отчета Анализ заказов поставщикам (Рис. 4.11)

Рис. 4.11 Отчет Анализ заказа поставщикам.

 

Если в соответствии с Договором поставки или устной договоренностью, фирма должна забрать товар своими силами, то менеджер по заказам делает в системе 1С документ Заявка на доставку логисту.

Заявка создается из заказа поставщику и содержит все необходимые данные (Рис. 4.12).

Логист отслеживает такие заявки и сроки поставки по ним. А так же уточняет сведения, указанные менеджером, у поставщика.

Рис. 4.12 Документ Заявка на доставку в 1С.

Также в обязанности менеджера по закупкам входит оприходование товаров на склад. Эта работа проводится совместно с работниками склада.

Прием товаров от поставщика регистрируется документом "Поступление товаров и услуг" (Рис. 4.13).

Вставить рисунок поступление

Рис. 4.13. Документ Поступление товаров и услуг в 1С.

Этим документом регистрируется как поступление товарно-материальных ценностей, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом — увеличение долга предприятия перед контрагентом или погашение долга контрагента предприятию. Указанные факты автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Из экранной формы документа легко получить типовые печатные формы ТОРГ-12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ-4 (акт о приемке товара без счета поставщика), М-4 (приходный ордер). (Приложение 10)

Основными поставщиками ООО «БАКАУТ» являются шесть компаний - ООО «Роберт Бош», ООО «Хускварна», ООО «Энергоспецтехника», ООО «Джемэн Тулс» и ООО «Униор Профешнл Тулс», ООО «Евроболт», так же большую долю в общем объеме закупок составляют прочие поставщики (Табл. 4.1)

Таблица 4.1

Динамика объема закупок ООО «БАКАУТ» за 2007-20079 гг., руб.

Номенклатурные группы	Объем закупок в 2007 г., руб.	Объем закупок в 2008 г., руб.	Изменение % (+; -) к 2007 г.	Объем закупок в 2009 г., руб.	Изменение % (+; -) к 2009 г.
Электроинструмент	48679686	73245524,89	+50,45	98093072,14	+33,92
Садовая техника и инструмент	37111037	51540742,79	+38,88	69639548,58	+35,11
Энергоспецтехника	40547083	64615274,88	+43,01	86499698,63	+49,16
Ручной инструмент	27686185	33858093,32	+22,29	31925158,4	-5,70
Крепеж	26796612	32189100,42	+20,12	42997457,06	+33,57
Прочие товары	81154527	134173930,6	+65,33	150750155,19	+12,35

 

Продажи электроинструмента  возросли с 2007г по 2008г. на 50,45%, далее рост продолжился и на 2009г. объем закупок составил 98 093 072,14 руб. – увеличился на 25,3%, но темп роста снизился почти на половину. Объем закупок садовой техники с 2007г. по 2008г вырос на 38,88%, в 2009г. составил 69 639 548,58 руб. – вырос на 35,11%. Объем закупок энергопецтехники также рос с 2007г. по 2008г. увеличился на 43,01%, в 2009г. составил 86 499 698,63 руб. - +49,16% .  Закупки ручного инструмента в 2007г. составили 27 686 185 руб. и выросли на 22,29% в 2088г. – составили 33 858 093,32 руб., но в 2009г. произошел спад закупок до 31 925 158,4руб – на 5,7% - это обусловлено увеличением себестоимости инструмента. Из таблицы видно постоянное увеличение объема закупок крепежа с 20007г. по 2008г. на 20,12%, в 2009г. составил 42 997 457,06руб.  - +33,57%. На общем фоне выделяется рост объема закупок прочих товаров с 2007г. 81 154 527 руб. в 2008г. составил 134 173 930,6руб - +65,33%, в 2009г. рост продолжился, но более умеренно до 150 750 155,19 руб. - +12,35%.

Нагляднее динамика закупок по товарным группам показана на гистограмме (Рис. 4.13)

Рис. 4.13 Изменение объема закупок товарв по товарным группам ООО «БАКАУТ» за 2007-2009гг.

Изменения объемов закупок товаров повлекло за собой изменение на закупки товаров. Это расходы на заработную плату сотрудникам Отдела закупок, расходы на обеспечение закупочного процесса (Табл. 4.2).

Таблица 4.2

Динамика изменения расходов на закупку товаров ООО «БАКАУТ» за 2007-2009гг.

Показатель расходов	2007 год	2008 год	Изменения к 2007г., %	2009 год	Изменения к 2008г., %
1	2	3	4	6	7
Расходы на связь: интернет, мобильная связь, стационарные телефон и факс, руб.	11 200	8 900	-20,53	5 810	-34,72
Количество сотрудников отдела закупок, чел.	4	4		4
Зарплата сотрудников Отдела закупок и расходы на совершение сделки, руб.	31 500	45 000	+42,85	70 000	+55,56
Общие расходы, руб	42 700	53 900	+26,23	75 810	+40,65

Из таблицы видно, что расходы на связь уменьшились с 2007г. по 2008г. на 20,53%, а в 2009г. на 34,72% - это связано с изменением конъюнктуры рынка поставщиков связи, улучшением условий предоставления связи корпоративным клиентам. Затраты на заработную плату в 2007г. составили 31 500 руб., а в 2008г. 45 00руб – увеличение на 42,85%, в 2009г. составили 70 000руб. – увеличение на 55,56%.

Общие расходы на закупку товаров в 2007г. составили 42 700руб., в 2008г. увеличились до 53 900руб. - на 26,33%. В 2009г. выросли до 75 810руб. , т.е. На 40,65%.

На каждом этапе закупки и распределения возникают затраты на транспортировку товара. Динамика затрат на транспортировку товаров за 2007-2009 гг. отражена на гистограмме (Рис. 4.14)

Рис. 4.14 Динамика затрат на транспортировку товаров в ООО «БАКАУТ» за 2007-2009 гг.

Из Рис. 4.14 видно, что в 2007 г. затраты составили 5509991,92 руб, в 2008 г. они выросли до 6569891,92 руб. или на 19,24%. В 2009 г. затраты продолжили рост и составили 7764413,9 руб – рост на 18,18%.

Для каждой группы товаров существует определенный интервал выполнения заказа. (Табл. 4.3)

 

Таблица 4.3

Анализ изменения среднего времени выполнения заказа поставщику по группам товаров в ООО «БАКАУТ» за 2007-2009гг.

Номенклатурные группы	2007 г., дней	2008 г., дней	Изменение % (+; -) к 2007 г.	2009 г., дней	Изменение % (+; -) к 2009 г.
1	2	3	4	5	6
Электроинструмент	14	14	0	8	-42,86
Садовая техника и инструмент	15	12	-20	8	-33,33
Энергоспецтехника	10	8	-20	5	-37,5
Ручной инструмент	10	7	-30	5	-28,57
Крепеж	ср. 20	ср. 20	0	ср 21	+5
Прочие товары	ср. 7	ср 6	-14,28	ср. 6	0