Складской учет готовой продукции

5. Описание  склада готовой продукции (модель «как есть»)

 

     Для организации эффективной работы складского комплекса важнейшее  значение имеет выбор информационной системы, которое позволяет превратить процесс обработки товародвижения в своеобразный непрерывно действующий  конвейер и от которого зависит функционирование складского комплекса в целом.

     С учетом тенденций развития информационных технологий и с целью обеспечения  исполнения поставленных перед рассматриваемым  подразделением задач необходима автоматизация  данного процесса. Подобные мероприятия  позволят выявить «скрытые» резервы  бизнеса и получить дополнительную прибыль.

1. Взаимосвязи Склада готовой продукции  с другими структурными подразделениями  предприятия

 

     Товары  после упаковки поступают непосредственно  на склад.

     После приемки товары доставляют в помещения  для хранения. Процесс хранения товаров  на складе предусматривает их правильное размещение и укладку. Сохранность количества и качества товаров в процессе их хранения обеспечивают материально-ответственные лица.

     Информация  передается непрерывно и различными способами. Каждое из направлений связи  между подразделениями сопровождается передачей огромного массива  данных. Наглядно основные потоки информации складского комплекса представлены в таблице 1.

     Таблица 1 – Входная (исходящая) информация

 

     Оперативность процесса обработки большого непрерывного потока документации – является важнейшей  задачей органов управления складского комплекса. Необходимо качественно, своевременно и желательно в автоматическом режиме осуществлять данный механизм, что  повышает уровень контроля над деятельностью  на складе и позволяет в любой  момент получить реальную картинку о  ситуации складского комплекса (сформировать аналитический отчет).

2. Организационная структура Склада

      Анализируемое структурное подразделение имеет  линейную организационную структуру, которая приведена на рисунке 2.

     

     

     

       

     Рисунок 2. Организационная схема склада

     Все сотрудники Склада непосредственно  подчинены заведующему складом, который в свою очередь подчиняется  генеральному директору предприятия.

     В ЗАО «НПФ «Петротех» система Склада построена следующим образом:

     – заведующий складом (общее руководство подразделением, работа с менеджерами, прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);

     – кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);

     – грузчики (погрузочно-разгрузочные работы и сбор счетов / актов). 

     Через рассматриваемое структурное подразделение  ежедневно проходит большой объем информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями. На рисунке 3 изображена схема движения информационных потоков ЗАО «НПФ «Петротех».

     Рисунок 3 – Схема движения информационных потоков ЗАО «НПФ «Петротех»

     

     

            Инф. о текущем состоянии заказов                                  

                                                Инф. о расчетах

                                              с поставщиками                                  

                                                                                                                            Инф. о доставках

                                                                                                                                            

 Инф.о продажах 

                                                                                                                                Инф.об остатках, аналитика заказов

 
 
 

     Таким образом, можно сделать вывод  о том, что с увеличением объемов  продаж наличие ручного складского учета является недостатком и  негативно отражается на системе  управления материально-товарными  запасами в ЗАО «НПФ «Петротех», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии /отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов производства товара.

6. Постановка  проблемы

 

     Информационная среда, существующая в данный момент на предприятии не отвечает основным предъявляемым к ней требованиям, поскольку не обеспечивает, в первую очередь, должной оперативности поставляемой информации, а, как известно, именно оперативность играет решающую роль в успехе коммерческого предприятия.

     Рост  информационных потоков, связанных  с расширением деятельности предприятия  является лишь одной причиной, по которой  управление, электронный контроль и  обработка с помощью технических  средств данных приобретают для  производительности все более важный характер.

     Постановка  проблемы: недостаточная автоматизация складского учета

    Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти  задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными  исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением  и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных  операций регистрируются в соответствующих  журналах. Автоматизация этих процессов  позволит хранить информацию в одной базе.

    При помощи ЭВМ на предприятии ЗАО  «НПФ «Петротех» осуществляется учет продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения наличия запаса с данными машинного учета. Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки. Главное назначение автоматизированной системы складского учета в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, автоматизированная система призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

    Целью автоматизированной системы является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции. Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасом товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п. Массовые, повторяющиеся операции по оформлению готовых к продаже товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации. 

    Автоматизация системы складского учета требует  тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, так и оперативный учет поступления и продажи товаров. Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с момента отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

    Автоматизация системы складского учета в ЗАО «НПФ «Петротех» повысит его оперативность и эффективность.

7. Автоматизация складского учета  готовой продукции

 

      Склад — центральный элемент логистической  системы. Именно он выступает в качестве ключевого ее звена. От того, как  он организован, зависит работа всех остальных элементов.

      Рассмотрим  основные аспекты работы склада.

      Основные  принципы устройства “правильного”  складского хозяйства:

      — максимальная механизация и автоматизация  технологических операций;

      — оптимальное использование площади  и емкости складских помещений;

      — организация сквозного “прямоточного” товарного потока;

      — планомерность и ритмичность  складских работ;

      — полная сохранность товаров.

      Сегодня существует масса компьютерных программ, автоматизирующих оформление документов и все складские операции. Как правило, эти программы являются частью комплексов по управлению предприятием. Главное преимущество автоматизации в том, что она обеспечивает единство товаропотоков, то есть создает сквозные логистические цепочки. Ведь для фирмы важно не просто “забить склад”, а сделать это наиболее рационально: оптимизировать поступление и отгрузку товара, поддерживать достаточные складские запасы, рассчитывать финансовые возможности и факторы колебания спроса. Хорошие программы позволяют анализировать статистические данные и делать на их основе прогнозы.