Пути оптимизации закупочной деятельности на ЗАО «Р-Фарм»

7. Отдел использования:

• получает и проверяет материалы;
• подтверждает списание расходов;
• уточняет данные по запасам материальных ресурсов;
• использует материалы по мере необходимости.

8. Отдел  материально-технического снабжения:  организует выплату по счету-фактуре поставщика материальных ресурсов.

Первые  три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает  основной момент, связанный с размещением  заказа на покупку. Здесь фармацевтическое предприятие соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно  с необходимым планированием  производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.). Заказ  на закупку — это часть юридического контракта между фармацевтическим предприятием и ее поставщиком. Остальные  шаги приводят к уточнению деталей  поставки.

Осуществление закупок включает в себя разработку условий поставки и оплаты, организацию  транспортировки материальных ресурсов, а также методов закупок субстанций и материалов, которые приведены  ниже:

• прямые закупки—закупки субстанций и материалов непосредственно у производителей;
• встречные закупки—закупки у поставщиков материальных ресурсов, одновременно являющихся и потребителями;
• лизинг — аренда, например, складского оборудования;
• новая закупка — ситуация осуществления закупки фармацевтическим предприятием, при которой покупатель совершает покупку данного вида субстанций или материла впервые, это может потребовать проведения серьезных исследований;
• обычная повторная закупка;
• измененная повторная закупка — ситуация осуществления закупки, при которой фармацевтическое предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика субстанции и материалов, что также требует проведения небольших исследований;
• комплексная закупка — осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.

В последнее  время разработан ряд систем снабжения, ориентированных на конкретную потребность  производства:

• система Канбан (в переводе с японского «карточка») — метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного вида готовой продукции;
• система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) — метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором — распределение материалов, на третьем — управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
• система «Точно в срок» — метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасов материальных ресурсов;
• система запросов — метод снабжения, при котором с поставщиками материальных ресурсов заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
• система прогнозных показателей — система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок материальных ресурсов приводится в соответствие со спросом;
• система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика — метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее  перспективным и характерным  способом оперативного снабжения фармацевтических предприятий материальными ресурсами является система «Точно в срок».

Система поставки "точно в срок" —  система производства и поставки субстанций и материалов к месту  производственного потребления  или к моменту продажи в  торговом предприятии в требуемом  количестве и в нужное время.

Закупки «точно вовремя» (JIТ) прямо ведут к снижению потерь, которые проявляются при получении заказов и входном контроле; они также снижают избыток запасов материальных ресурсов (заделов всех видов), исключают плохое качество и задержки во времени различного вида. Эти потери присутствуют на всем протяжении производственного процесса, и поставки являются критической функцией, снижающей потери и позволяющей осуществлять работу точно в срок. Как материал, поданный на рабочее место (на производственную операцию), должен приобрести дополнительную ценность, так и каждое продвижение материала (комплектующих) должно добавлять ценность.

Основные  характеристики закупок «точно в  срок»:

1. поставщики материальных ресурсов:

• несколько поставщиков материальных ресурсов (небольшое количество);

• поставщики материальных ресурсов размещаются недалеко от предприятия;
• повторение (возобновление) деловых отношений с уже проверенными поставщиками материальных ресурсов;
• развивая своих поставщиков до желаемого уровня цен, предприятие активно использует для этого методы анализа;
• необходимость концентрации отдаленных поставщиков материальных ресурсов;
• конкурентные цены на сырье и материалы ограничиваются новым небольшим числом;
• план закупок предприятия препятствует вертикальной интеграции, которая ведет к прекращению бизнеса поставщика материальных ресурсов;
• поставщики материальных ресурсов поддерживают развитие системы ЛТ закупок для «своих» поставщиков и так далее по цепочке поставок;

2. Количество:

• устойчивая скорость выпуска;
• долгосрочные контракты по поставкам материальных ресурсов;
• частые поставки материальных ресурсов небольшими партиями;
• максимальное освобождение от бумажной работы;
• доставляемое количество материальных ресурсов различно от поставки к поставке, но фиксировано в целом по контракту;
• небольшое или недопустимое количество излишних или просроченных выплат;
• поставщик материальных ресурсов поощряется за упаковку в точных количествах;
• поставщик материальных ресурсов поощряется за понижение им производственных размеров сырья и материалов (или за хранение им невывезенных материалов);

3. Качество:

• минимальное число спецификаций, предлагаемых для исполнения поставщику материальных ресурсов;
• оказание помощи поставщикам материальных ресурсов для, удовлетворения ним требований предприятия-потребителя;
• близкие отношения между персоналом предприятия потребителя и поставщика материальных ресурсов, ответственного за качество;
• поставщики материальных ресурсов поощряются за использование карт контроля процессов вместо использования выборочно контроля;

4. Отгрузка:

• составление расписаний (графиков) прибывающих грузов;
• выигрышное управление отгрузкой, использующей средства собственной компании или других компаний на основе контрактов об отгрузке, складировании, перевозке и складировании вместо использования случайных наемных перевозчиков грузов.

Принципиальное отличие системы JIT от традиционного снабжения показано на рисунке 1.4.

Система JIT предусматривает работу предприятий-потребителей с гораздо более низким запасом материальных ресурсов, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Поэтому, если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика, в первую очередь, обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах «JIT» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки.

Применение  системы JIT позволяет резко сократить производственные и товарные запасы, сокращает потребность в складских мощностях, персонале.

Преимущества  системы JIT:

1. Исключаются действия, не являющиеся необходимыми. Например,

исключаются действия по оформлению заказа и действия, связанные с  входным контролем материальных ресурсов, не являющиеся, необходимыми в системе «точно вовремя».

2. Исключение (или ограничение) внутризаводского  хранения материальных ресурсов. В системе JIT нет необходимости в запасах сырья и материалов.

3. Ограничение  запасов, находящихся в доставке.

4. Улучений  качества и надежности поставок материальных ресурсов.

Для системы  JIT необходима стабильная среда, когда в ходе одного процесса изготавливается больше стандартного продукта, т.е. процесс осуществляется с постоянной скоростью и в течение длительного времени.

Недостатки  системы JIT:

1. Уровень  производства должен обеспечивать  постоянный, без сбоев поток продуктов  через все процессы. Каждый процесс  должен использоваться в полной  мере, и только в этом случае  будет обеспечиваться сбалансированность  процесса производства. Доставка  материалов осуществляется непосредственно  в производственный цех и именно  в то время, когда эти материальные  ресурсы необходимы для производства. Поэтому поставщики материальных  ресурсов должны адаптироваться  к таким операциям.

2. Необходимость  сокращение времени выполнения  заказов и затрат на них.

3. Поскольку  никаких страховых запасов не  существует, любой брак материалов приводит к нарушению процесса производства. Поэтому поставщики материальных ресурсов должны быть надежными и поставлять материалы, не имеющие брака.

4. Если происходит какой-то сбой, сотрудники, занятые в данном  процессе, должны уметь оперативно  отыскать его причину, предпринять  действия, необходимые для устранения  ошибок, и удостовериться, что подобных  нарушений в будущем не произойдет. Это требует привлечения профессионально  подготовленных и гибко действующих  работников, заинтересованных в  успехе действия предприятия.

Также в  закупочной логистике очень широко используется система MRP, планирования потребности в материалах (material requirement planning).

Для доставки материалов применяется основной график.

Важная  отличительная особенность между  традиционным подходом и системой MRP связана с характером запасов материалов. При независимом спросе запасы не связываются с производственными планами, и поэтому они должны быть достаточно высокими, чтобы позволить удовлетворить любой возможный спрос. Эти запасы снижаются во время выполнения операций, но вскоре снова пополняются. При применении MRP запасы обычно низкие, но повышаются, когда заказы доставляются непосредственно перед началом выполнения операций. После этого запас во время производства расходуется и снова снижается до обычного низкого уровня.

При MRP используется большой объем информации о графиках, продуктах и материалах. Эта информация поступает из следующих основных источников:

1. основного графика, где указывается объем каждого продукта, изготавливаемого в каждый период времени;

2. ведомости  спецификации материалов, где перечисляются материалы, необходимые для производства каждого продукта;

3. учетной  документации по запасам материальных  ресурсов, где показано наличие материалов на складах.

Процедуры MRP:

Шаг 1. Использовать основной график для определения валовой потребности в материальных ресурсах в единицах уровня 0.

Шаг 2. Вычесть любой уже имеющийся запас материальных ресурсов и объем заказов, которые должны поступить, и определить чистую потребность в материальных ресурсах в единицах уровня 0. После этого составить производственный график, указав время начала работ, обеспеченных чистой потребностью в материальных ресурсах.

Шаг 3. Перейти на следующий уровень. Воспользоваться спецификацией на материалы, чтобы преобразовать чистую потребность в материальных ресурсах предыдущего уровня и определить валовую потребность в материальных ресурсах следующего уровня.