Пути оптимизации закупочной деятельности на ЗАО «Р-Фарм»

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  внедрения логистического подхода  к управлению ресурсами на фармацевтических предприятиях обусловлена высокой  зависимостью конечных результатов  деятельности фармацевтических предприятий  от эффективности управления материальными  ресурсами, выбора поставщиков субстанций и материалов, управления и контроля за закупками запасами и материальных ресурсов, оптимизации производственной программы, формирования оптимальных информационных потоков с учетом специфики фармацевтического производства.

Эффективность внедрения закупочной логистики  в условиях фармацевтического предприятия  обосновано высокой долей материальных затрат в себестоимости лекарственных  средств, отсутствием высококачественных материальных ресурсов на фармацевтических рынках, ограниченными сроками хранения материальных ресурсов, высокими требованиями к условиям их хранения и т.д.

Целью курсовой работы является определение путей оптимизации закупочной деятельности на ЗАО «Р-Фарм»

Задачи  курсовой работы заключаются в разработке методики расчета оптимальной партии закупки субстанций и материалов с учетом специфики фармацевтического производства и методики оценки эффективности закупочной деятельности на фармацевтическом предприятии.

Решение поставленных задач позволит фармацевтическому  предприятию достичь значительных результатов своей деятельности, то есть повысить прибыль, получаемую предприятием от основной деятельности, снизить себестоимость лекарственных  средств за счет выбора оптимальных  поставщиков и расчета оптимальных  партий поставок.

Но особенно актуальным в настоящее время  является достижение высокого качества лекарственных средств. Достижение высокого качества лекарственных средств возможно за счет закупки качественных субстанций и материалов и по оптимальным ценам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические проблемы планирования

уровня закупок ресурсов

1.1. Современные направления совершенствования планирования закупок

Закупочно-заготовительная  логистика в оптово-посреднической фирме занимает одно из важнейших  мест в ее работе. Целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей оптово-торговой организации  в товарах с максимально возможной  экономической эффективностью. Эта  цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание  обоснованных сроков закупки  товаров и материалов,

2) обеспечение  точного соответствия между количеством  поставок и потребностями в  них,

3) соблюдение  требований производства и торговли  по качеству материалов и товаров.

К заготовлению товаров в организации можно  отнести следующие этапы формирования необходимого количества продукции:

1) планирование  закупок на основании маркетинговых  исследований и конкретных заказов  покупателей,

2) учет  закупочной деятельности, посредством  создания информационных баз  данных и финансового учета,

3) контроль за выполнением поставленных задач по закупкам,

4) анализ  закупок, заготовления продукции,  проведение сверки с планом,

5) регулирование  процесса заготовления продукции  в зависимости от отклонений, допущенных в работе.

Выбор поставщика

Одной из основных проблем, возникающих при  закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации ее логистической стратегии.

Рассмотрим  основные этапы выбора поставщика.

1. Определение  и оценка требований покупателей  к количеству, качеству, срокам поставки  и сервису, прилагаемому к товару.

2. Определение  типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки  (в которых меняется поставщик  или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные  с изменением конъюнктуры рынка).

3. Анализ  поведения рынка. Поставщик может  функционировать в различной  рыночной среде и типе рынка:  монополистическом, олигополистическом, высоко конкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

4. Идентификация  всех возможных поставщиков, их  предварительная оценка.

5. После  отбора наиболее подходящих поставщиков  продукции происходит окончательный  выбор поставщика. При этом используется  метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели  как уровень цены, надежность  поставок, качество сопутствующего  сервиса и др.

6. Реализация  процесса поставок конкретной  номенклатуры товаров от поставщика  посреднической фирме: оформление  договорных отношений, передача  прав собственности на продукцию,  транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.

7. Контроль  и оценка выполнения закупок.  После завершения процесса доставки  должен быть организован входной  контроль качества продукции.  Эффективность управления закупками  оценивается в результате непрерывного  контроля и аудита выполнения  условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству  продукции и сервиса.

1.2 Процесс закупки материально-технических  ресурсов

 

В рыночной экономики существует целый ряд  методов осуществления закупок, которые имеют свои преимущества и недостатки, поэтому для фармацевтических предприятий важной задачей является выбор метода закупки субстанций и материалов.

Формирование  плана закупок, предварительная  оценка поставщиков субстанций и  материалов. Составляется список всех будущих закупок субстанций и материалов для проекта, а также график закупок каждого вида материальных ресурсов. В графике предусматривается время:

• на подготовку спецификаций;
• на запросы продавцу субстанций и материалов;
• на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;
• на утверждение проектной документации поставщика;
• на изготовление и отгрузку к месту получения.

Разработка  предварительного графика закупки  субстанций и материалов на основании  известной требуемой даты их поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок субстанций и материалов, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации.

Рассмотрев  выше основные этапы процесса закупки, необходимо также рассмотреть и  основные требования, предъявляемые  к системе снабжения фармацевтических предприятий.

К основным требованиям системы снабжения  фармацевтических предприятий относится:

Обеспечение непрерывного потока материальных ресурсов: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для обеспечения непрерывной жизнедеятельности фармацевтического предприятия.

Управление  запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами субстанций и материалов, и затрат на их поддержание к минимуму.

Поддержание уровня качества обслуживания потребителей.

Работа  с поставщиками материальных ресурсов: поиск компетентных поставщиков.

Стандартизация: покупка стандартных субстанций и материалов там, где это возможно.

Достижение  минимальной общей стоимости  обслуживания: процесс закупки субстанций и материалов требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости.

Обеспечение конкурентного преимущества фармацевтического предприятия.

Развитие  отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений  с сотрудниками других функциональных подразделений фармацевтического  предприятия.

Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных  расходов.

Из приведённых  выше требований, предъявляемых системе  снабжения фармацевтического предприятия, можно выделить типовой подход к  снабжению.

На рис.1.3. в общем виде показана схема шагов, подробный анализ типового цикла  закупок (procurement cycle) разбивает его на следующие шаги (выделены основные документы, сопровождающие данный шаг).

1. Подразделение  пользователя фармацевтического предприятия:

• определяет потребности в закупаемых материалах;
• изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации;
• изучает сметы подразделений и получает разрешения на закупку;
• готовит и отправляет запрос на закупку в отдел материально-технического снабжения.

2. Отдел  материально-технического снабжения  фармацевтического предприятия:

• получает и проверяет данные запроса на закупку материальных ресурсов.

 

Отдел использования	Отдел снабжения	Поставщики материальных ресурсов
определение потребности. Запрос на закупку материальных ресурсов Обсуждение Получение и проверка, выдача разрешения на оплату	Получение запроса, обработка, запрос на расценки Получение расценок, обсуждение и обработка, отправка заказа на закупку Получение и проверка, передача Организация платежа	Получение запроса, обработка, отправка запроса Получение заказа, обработка, отправка субстанций и материалов и  счета-фактуры Получение платежа

Рис. 1.3 Шаги цикла закупок

 

• изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке материальных ресурсов;
• составляет короткий список возможных поставщиков материальных ресурсов из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, которые, удовлетворяют предъявляемым требованиям;
• отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.

3. Каждый  поставщик:

• анализирует запрос на расценки;
• проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.; анализирует, как лучше всего выполнить заказ; отправляет расценки (quotation) на фармацевтическое предприятие, которое их запросило, указывая характеристики субстанций и материалов, цены и условия их поставки.

4. Отдел  материально-технического снабжения  фармацевтического предприятия:

• изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений; обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;
• проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку материальных ресурсов;
• выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;
• договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком материальных ресурсов;
• отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).

5. Выбранный  поставщик материальных ресурсов:

• получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;
• организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;
• отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);
• отправляет счет-фактуру (invoice).

6. Отдел материально-технического снабжения фармацевтического предприятия:

• отправляет подтверждение заказа;
• выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;
• получает, проверяет и принимает материалы;
• извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).