Организация переговорного процесса в компании

профессиональными качествами руководителя завода, с которым запланированы переговоры. А также уточняет юридические тонкости: сертификаты соответствия, ИНН, выписку из налоговой ОГРН.

Выбираются участники переговоров со стороны «Пчёлка». Основной участник: коммерческий директор. Второстепенный участник: сотрудник, исполняющий обязанности директора.

Анализ переговоров:При подготовке к переговорам главным является постановка собственных целей. Самая актуальная для нашей компании цель- это установление взаимовыгодного контакта и дальнейшего длительного сотрудничества с «Молторг».Постановка цели кажется делом достаточно ясным, простым и даже само собой разумеющимся, однако на практике это часто не удаётся. Правильная постановка цели переговоров представляет собой стратегическое решение. Важно развёрнуто ответить самому себе на

25

 вопрос: Чего я хочу добиться для своего магазина «Пчёлка» в процессе переговоров?Цель описывает конечный пункт переговоров ( их ожидаемое завершение), который необходимо достичь.

Полезно различать виды целей:-Цель - желание. Эта цель выражает конкретное требование, с которым нужно идти на переговоры. Цель - необходимость. Достижение подобной цели рассматривается как необходимый результат переговоров. Мы формируем для себя цель - необходимость. Это означает, что сама постановка целей и избираемые способы ее достижения должны быть достаточно гибкими.

Не следует начинать переговоры с основной их темы. С самого начала мы создали доброжелательную, непринужденную атмосферу, что в значительной степени помогло достижению договоренностей. Так как это первая встреча, мы обменялись сведениями друг о друге, о рынке интересующих друг друга товаров, обсудили программу предстоящих переговоров, выслушали пожелания друг друга. Приступив к обсуждению предмета переговоров, выяснили не только заинтересованность друг друга в сделке,

но и степень этой заинтересованности, что важно для выработки переговоров. Со стороны «Пчёлки» мы не проявляли торопливость, особой заинтересованности, чтобы не ослабить своей позиции.

При определении тем переговоров вопрос состоит в том, чтобы каждый четко установил, что именно хотел бы обсудить.(«Пчёлка» и «Молторг»)Пока происходит поиск и отбор тем для переговоров, следует отказаться от всех оценок мнения какой - либо стороны. На данном этапе цель состоит в том, чтобы все вопросы и темы, к которым проявили интерес договаривающиеся стороны, привели в логическую последовательность.

На основании совместно составленного нами списка тем (повестки дня) оперативно выяснились, какие пункты должны быть освещены основательно, а какие могут быть рассмотрены в быстром темпе.

Например, большое внимание мы уделили тонким вопросам, касающимся

 

26

организационного вопроса проведения сделки, т.е. установили единую цену, устраивающую обе компании(«Пчёлка» и «Молторг» а также сроки доставки продуктов для дальнейшей транспортировки.

Было трудно разглядеть скрывающиеся за той или иной позицией личные интересы и потребности. В рамках обмена мнениями по обсуждаемой проблеме каждый знает, как важен для другого определенный пункт переговоров. Для нас было важно получить побольше информации о взаимно интересующих фактах, точках зрения и прочности позиции сторон. На основе полученной информации каждая сторона решила для себя, какими возможностями она располагает и в какой мере хочет и может проявить гибкость в этой фазе переговоров. Мы попытались установить как общие, так и различающиеся интересы друг друга.

Более или менее сознательная стратегия фирмы «Пчёлка» в процессе переговоров заключается в том, чтобы добиться для себя побольше выгод. Так как убедились на своем опыте, что чем больше желали, чем больше хотели на самом деле, тем давали меньше, чем хотели дать.

В процессе переговоров мы поняли, что наше убеждение и аргументация не достаточны для того, чтобы убедить другую сторону. Поэтому было принято решение приспособиться к её стилю речи и интеллектуальному уровню. Мы задали себе вопросы: Как партнер смотрит на ситуацию? Каковы его интересы и проблемы? Каков его опыт, относящийся к обсуждаемой теме? Какое мнение он защищает? Кто влияет на него? Лишь тогда, когда мы накопили достаточно большой объем информации, можем использовать аргументы в 
споре с партнером. Аргументы лишь тогда попадают в цель, когда с ними вынуждена считаться противоположная сторона. Поэтому всегда необходимо взвешивать свои аргументы: какое они могут иметь значение для другой стороны и какое воздействие на нее могут оказать.

Аргументы тогда сильны, когда учитывают интересы-проблемы, заботы, риски и даже увлечения партнера. Нельзя полагаться на память.

27

Уже в   процессе переговоров мы делали записи. Записи имеют то преимущество, что мы можем позднее лучше рассмотреть отдельные темы.

Для того чтобы оставаться сосредоточенным во время переговоров, необходимо записывать не все детали обсуждения, а только главные аспекты, например, такие, как обязательства и обещания, которые дали мы или наш партнер.

Для того чтобы прийти к соглашению, мы выяснили: что было достигнуто, с чем согласны обе стороны, («Пчёлка» и «Молторг» на чем мы хотим остановиться, какие шаги будут следующими.

Написанное (от руки) соглашение связала нас еще сильнее, чем устная договоренность. В отдельных случаях письменный протокол рассматривают как доказательство недоверия.

 Наши переговоры закончились следующими договоренностями:

-описали ситуацию такой, какая она есть на самом деле (без умалчивания какой либо информации, все факты перед обеими сторонами как на «белом листе бумаги»)

- вынесли решение (постоянное  поддерживание деловых сделок  с взаимовыгодными условиями для каждой стороны)

- заключили соглашение (заключили договор между «Пчёлка» и «Молторг» в котором прописаны все тонкости организации сотрудничества)

Результат переговоров дал обеим сторонам как можно больше выгод. Каждая сторона удовлетворена в своих интересах.

Переговоры - это большое искусство. Они требуют большого умения владеть собой, овладения находчивостью, быстротой ориентации для того, чтобы принимать правильные оперативно-тактические решения при быстроменяющейся ситуации, способности к поиску и нахождению компромисса, проявлению гибкости. Крайне полезно индивидуальное знание характера и личных качеств партнера по переговорам или умение составить в короткое время правильное представление о нем, выявить действительные его намерения и возможности.

28

Нельзя научиться вести переговоры, не участвуя в них. Поэтому при наличии любой возможности, имеет смысл ее использовать. С каждыми новыми переговорами приобретается опыт, оттачиваются навыки.

Для быстрейшего достижения поставленной цели следует тщательно готовиться к предстоящим переговорам, предусматривать возможные ситуации, не полагаться на стереотипы, подбирать так команду, чтобы ее участники могли оказать помощь в возникающих ситуациях.

2.3.Предложения по совершенствованию  переговорного процесса и выявление проблем.

Переговорный процесс - составная часть бизнес-общения. Значительная доля заключения контрактов с фирмами и компаниями, в том числе и первое знакомство, происходят именно во время переговоров. А первое впечатление, как известно, нельзя произвести дважды. Поэтому так важно владеть навыками делового общения1. В данной компании давно не проводились тренинги по развитию переговорных коммуникаций, также не существует четкой стратегии как правильно их проводить.  
Возможные сбои (проблемы) в выполнении процесса и их решение.

1 проблема и её решение: отсутствие программы. У представителя от компании по ведению переговоров нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Легче вести переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты действий. Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что не оставляет вам никаких преимуществ.Определение целей переговоров и условий сделки.

В первую очередь необходимо определить цель данных переговоров. Переговоры – это торги, поэтому необходимо обозначить диапазон целей – минимальный и максимальный результаты. Цель должна быть записана, сформулирована очень конкретно, иметь количественные и качественные показатели измерений, реалистична с точки зрения внутренних ресурсов вашей компании и возможностей поставщика, согласована с целями других процессов. Необходимо проработать варианты: объемы, стоимость единицы и

29

 всей партии, условия оплаты, количество поставок, доставка, норма упаковки, гарантийные обязательства и сервис, срок действия договора и другие, важные для вас параметры. Компоновка всех составляющих приведет к общей стоимости этой закупки. Нужно четко обозначить для себя условия со стороны поставщика, при которых вы не пойдете на сделку. Кроме того, в переговорах всегда есть промежуточные цели – можно получить информацию о рынке поставщиков, о своих конкурентах, о возможном

развитии событий в будущем, об альтернативных продуктах и т.д.

Например:Максимальная цель: заключить контракт на 30 поставок в год на основании отсрочки платежа 30 дней, средний объем поставки 5 позиции на сумму N у.е., скидки более 5%, дополнительно: гарантийное обслуживание в течение года, консультация технолога, справочные материалы, рекламная поддержка, обучение вашего персонала работе с данным сырьем. Минимальная цель: заключить пробную сделку на X у.е.

На 3 позиции на условиях оплаты по факту с договоренностью о последующих поставках, если эта поставка проходит по оговоренным условиям, скидка 1,5 %.Дополнительная цель: получение информации о поставщике и об инвестициях в разработки нового продукта – планы, технологии, личные и корпоративные нюансы. Типичные ошибки при постановке цели – их расплывчатость и неоднозначность формулировок. Чего стоит одна фраза: «Мы договорились о долгосрочном сотрудничестве»! Договоренности бывают разными: устными и закрепленными письменно. Слово «долгосрочное» может трактоваться как 3 месяца, год, пятилетка. 

Сотрудничество может означать намерение, может иметь двустороннюю или одностороннюю выгоду, быть с обязательствами и без, с определенными условиями расторжения и проч. Когда начинаешь у обеих сторон прояснять, что именно они понимают под данной договоренностью, диву даешься разнообразию трактовок.

2 проблема и её решение : за столом переговоров возникают споры внутри делегации, что недопустимо. Если какие-то вопросы остались

30

 несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв. 
Иначе возможно не добиться ожидаемого результата от переговоров. Партнерство требует компромиссов и равносостязательности сторон. Возьмите себе за правило ведение переговоров под девизом «Уступка за уступку!». Поэтому обязательно подготовьте перечень требований к поставщику и оцените стоимость каждого требования.

Ответьте на вопрос: какую пользу в количественном и качественном выражении это принесет сейчас и в будущем .Если Вы будете требовать и торговаться, то Вам необходимо подготовить и ответные уступки со своей стороны. И здесь тоже важна цена вопроса. Расчертите лист на 2 части. В левой части запишите уступки, которые стоят конкретных денег. Например, предоплата, оплата по факту, сокращение отсрочки платежа, самовывоз, увеличение объема закупки, уменьшение количества поставок и др.. В правой колонке составьте перечень уступок, которые, на первый взгляд, не стоят денег, но дают другую пользу-выгоду для вашего партнера. Например, гарантия заказов определенных объемов, поддержка марки поставщика, содействие в рекламной кампании, планируемое производство, обратная связь о потребителе, статистика региональных продаж, индивидуальная схема логистики и приемки товара, личный контроль документооборота и др. Этот перечень может быть длинным и зависит от конкретного поставщика и его представителя.

3 проблема и её решение :включение в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма введения переговоров. Это может отрицательно повлиять на имидж компании.  Нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах.

Старайтесь обойтись <меньшими силами>, но они должны быть высококвалифицированными. 
     На мой взгляд наиболее значимой темой является 3 проблема,включение в

31

 переговоры лиц,не имеющих толк в этом деле. 
Рассмотрим подробнее проблему и её решение. 
Допуск к переговорам сотрудников не разбирающихся в этом и не умеющих ввести переговоры,после чего портится отношение ООО «Пчёлка» с поставщиками.

Решение: 
1.Директору фирмы вести все переговоры без посреднических лиц. 
2.Нанять специального работника,для введения переговоров и заключения договоров. 
3.Обучить одного сотрудника,самого надёжного и расположенного к этому дела,остальных не допускать к переговорам.

Оценка вариантов решения проблемы. 
(5 - максимальный балл)

Показатель	Вариант 1	Вариант 2	Вариант 3
Затраты	5	2	4
Скорость осуществления решения	4	3	4
Надежность получения результатов	5	3	4
Эффективность	5	5	5
Количество баллов	19	11	13