Организация деятельности предприятия по поставкам готовой продукции

Заказчик до прибытия автомобиля должен сообщить складу, требуется ли стикеровка товара, а также предоставить информацию о потоке товара. Приняты следующие обозначения:

1 – зона  в стеллажной системе, отбор производится  только коробами;

2 – зона  в ячейке на мезонине, отбор  только коробами;

3 – зона  в ячейке на мезонине, отбор  только штуками.

Приемка товара на распределительный склад осуществляется только согласно заявке заказчика, излишков быть не может. Недостача и бракованная продукция отображаются в акте на недостачу, бракованная продукция остается в транспортном средстве. Товары, не указанные в заявке, на хранение не принимаются.

Основным документом, регламентирующим прямое взаимодействие ООО «Фудлогистик» с прямыми заказчиками – магазинами «Соседи» и «Тропинка», является Инструкция по работе в сети магазинов с ООО «Фудлогистик». Данная инструкция принята 01.07.2014 г. и предполагает следующий порядок и алгоритм работы.

Стороны договорились не осуществлять приемку товара по количеству и качеству, что свидетельствует о высокой степени доверия между логистической компанией и заказчиком. Также обеспечивается максимально быстрая разгрузка транспортных средств. Взамен на полученные поддоны отдаются заранее подготовленные пустые поддоны.

Приемка по количеству и по качеству осуществляется только в том случае, если автомобиль приехал без пломбы, номер пломбы не совпадает с номером, указанным на листе, не совпадает количество транспортных мест, или в том случае, если целостность упаковки нарушена. В этом случае вызывается представитель Службы охраны, составляется Акт несоответствия, заполняется форма «Проблемы» и направляется в течение 24 часов ответственным лицам.

Товар обязательно проверяется на срок годности при выставлении в торговом зале.

Основным документом, определяющим порядок действий в случае просроченного срока годности, является «Порядок обращения по уценке товара от 07.02.2014 г.». О поступлении товара, срок годности которого менее 14 лет, линейных сотрудников заранее предупреждают категорийные менеджеры. Такой товар подпадает под категорию принудительного распределения товара.

Просроченный товар подлежит уценке. Нереализованный просроченный товар списывается Актом списания (форма СПФЛ), с условием проверки и подписи сотрудниками Службы охраны.

Информационная система логистики на ООО «Фудлогистик» позволяет вести учет логистических процессов в виде бизнес-процессов с выделением отдельных операций.

Рассмотрим отдельные бизнес-процессы распределения продукции ООО «Фудлогистик».

Первый по значимости процесс в системе распределения товаров – заказ товара магазином в ООО «Фудлогистик». Он осуществляется следующими этапами:

1) работники  магазина размещают заказ;

2) при сохранении  заказа определяется дата поставки;

3) в определенное  время все заказы магазинов  объединяются в несколько суммарных  заказов, так чтобы один товар  был только в одном заказе;

4) объединенный  заказ высылается через систему  WMS.

В данном процессе можно выделить следующие основные проблемы.

Бизнес-процесс представлен в Приложении Д.

После получения ООО «Фудлогистик» заявки от заказчика, начинается бизнес-процесс заказа товара у поставщика. Он осуществляется следующими этапами:

1) выбирается  поставщик,

2) в программе  отображается список товара, активного  для ООО «Фудлогистик» у поставщика  и удовлетворяющего критериям  отбора с предложением количества  для заказа,

3) логистик  просматривает предложение на  соответствие, при  необходимости  вносит изменения;

4) логистик  задает необходимые дату и  время поставки;

5) логистик  сохраняет заказ, заказ попадает  на WMS, и посредством системы – к поставщику;

6) логистик  открывает список заказов и  при необходимости отправляет  его электронным письмом поставщику.

При заказе товара у поставщика действуют следующие правила. В основном заказ размещается по принципу «один заказ - один поставщик». Заказ автоматически закрывается на следующий день после даты поставки или принятия товара полностью по позиции. Единицей заказа является D-pack (дистрибьютерская упаковка) – это либо единица товара, либо внутренняя упаковка, содержащая несколько единиц товара, либо коробка.

Следующий этап распределения товаров – прием товара от поставщика на распределительном центре.

На первом этапе поставщик высылает документ DESPADV – отчет об отгрузке – по системе EDI. Этот документ должен в точности совпадать с товарно-транспортной накладной. По данным отчета об отгрузке проверяется правильность себестоимости продукции и в случае различия выдаются предупреждение о том, что нужно делать – блокировать приемку или отсылать что-либо в систему.

Прием товара производится по системе WMS на основании заказа. Производится контроль наличия заказа, количества, качества и сроков годности, наличие отчета об отгрузке. После приема товара система отсылает на распределительный центр акт приемки с указанием фактически принятого количества товара. На основании акта приема товар приходуется на склад распределительного центра. Поставщику отправляется акт приема по EDI, выписывается товарная накладная на хранение товара. Устанавливается продажная цена по правилам ООО «Фудлогистик» (добавляется процентная надбавка к закупочной цене).

Ошибки при приемке исправляются дополнительной приемкой или возвратом.  Вместе с товаром производится приемка оборотной тары и паллет. Паллеты также заносятся в систему учета, ведется баланс задолженности по таре и паллетам. Учитывается, что паллеты имеют износ и возвращаются поставщику в меньшем количестве, чем получено.

После приемки товара от поставщика на распределительный центр следующий процесс – отгрузка товара в магазины (заказчикам).

Отгрузка товара из распределительного центра в магазин осуществляется следующим образом. Физически собирается товар по заказам магазина. В системе WMS формируется список собранного товара на магазин по заказу. После консолидации груза выписывается количество оборотной тары и паллет. На каждый заказ оформляется отдельный документ о сборке товара и тары. На основании документов сборки выписываются на распределительном складе с помощью системы WMS товарно-транспортная накладная, товарная накладная на снятие товара с хранения, товар и тара списываются с остатка на складе и перебрасывается в остаток магазина, то есть автоматически приходуется в магазине.

Затем товар физически доставляется в магазин на транспортных средствах. Проверяется стоимость товара, печатаются ценники.

В практике распределительного процесса достаточно частым явлением является возврат товара от заказчиков ООО «Фудлогистик» на распределительный центр. Происходит это в следующей последовательности. Заказчик-магазин создает возвратный документ, печатает товарно-транспортную накладную, снимает товар с остатка в системе учета. Возвратный документ пересылается в ООО «Фудлогистик». Товар приходуется на распределительный центр физически и документально. Меняются остатки в системе, выписывается товарная накладная на хранение товара, принимается решение о том, что делать с возвратом.

В случае дальнейшего возврата товара поставщику производятся следующие операции. Создается заявка на возврат, товар резервируется для возврата. По заданным правилам товар физически собирается для возврата поставщику. Поставщик проверяет правильность возврата, при необходимости делаются корректировки. На распределительном складе выписывается товарная накладная с хранения. Создается документ возврата, товар снимается с остатка, печатается возвратная накладная ТТН поставщику.

 

 

 

 

3 Пути совершенствования  деятельности ООО «Фудлогистик»  по поставкам продукции

 

 

3.1 Рекомендации  по совершенствованию организации  поставок продукции предприятия

 

 

В процессе анализа поставки готовой продукции в логистической системе ООО «Фудлогистик» выявлен ряд проблем.

Первая проблема касается организации заказа товара у поставщиков – в настоящий момент отсутствует возможность автоматизированного экстренного заказа в магазине вне графика и без объединения, в то время как такая необходимость иногда бывает. Вторая проблема – в системе отсутствует возможность формирования заказа дистанционно, из офиса, для распределения акционного товара, товара с лимитированным количеством или товара с кончающимся сроком годности.

На этапе отгрузки и доставки готовой продукции заказчикам бизнес-процесса поставки продукции (бизнес-процесс представлен в Приложении Е) важным недостатком является несоответствие времени физического поступления товара и времени его документального поступления заказчику – по системе товар считается в наличии у заказчика в момент его отгрузки со склада логистической компании, в то время как фактически товар его находится в пути в транспортном средстве.

На этапе обратной связи важной проблемой является тарооборот – то есть возврат тары на предприятия-поставщики ООО «Фудлогистик» от предприятий-заказчиков. Проблема связана с тем, что далеко не всегда транспортные средства, доставляющие товар, планируют в качестве обратного рейса возврат тары в организации-поставщики (ввиду наличия других маршрутов).

Рассмотрим основные возможности устранения выявленных проблем и недостатков.

Для устранения недостатка в части организации размещения заказов необходимо создание определенной надстройки в программе WMS, предполагающей возможность экстренного заказа товара вне графика и без объединения с другими позициями в заказе. Это связано с тем, что текущая система предусматривает планомерное движение заказов и товаров, в то время как в реальности зачастую нужна возможность разместить срочный заказ из-за непредвиденных внезапных обстоятельств.

Для решения этого вопроса необходимо разметить заказ у организации, обслуживающей программу WMS в ООО «Фудлогистик». Предлагается сформулировать техническое задание следующим образом:

«Предусмотреть в программе WMS в функции Customer Service возможность экстренного заказа вне график и без объединения (через push allocation)».

Для реализации следующего недостатка – необходимо создать в WMS возможность размещения от имени магазинов сети «Соседи» заказов непосредственно из офиса ООО «Фудлогистик» – данная функция нужна на случай принятия ООО «Фудлогистик» или вышестоящей организацией решения об акциях или скидках на товар, а также на товар с лимитированным количеством или на товар с заканчивающимся сроком годности, находящемся на распределительном складе.

Рекомендацией оптимизации доставки продукции к заказчикам крайне важно ввести в программу промежуточный этап – этап нахождения товара в пути. Дело в том, что с момента отгрузки товара со склада кладовщики ставят товарные позиции в категорию «у заказчика», в то время как фактически товар находится в пути, и в случае внезапных непредвиденных обстоятельств он может не дойти до заказчика. Поэтому необходимо ввести дополнительный статус партии товара «в пути», а по результатам приемки-передачи товара непосредственно у заказчика партии должен присваиваться статус «у заказчика» (или «доставлен»). Это позволит избежать путаницы в местонахождении товара, а также скоординировать деятельность всех менеджеров.

На этапе отгрузки и доставки готовой продукции заказчикам бизнес-процесса поставки продукции (бизнес-процесс представлен в Приложении Е) важным недостатком является несоответствие времени физического поступления товара и времени его документального поступления заказчику – по системе товар считается в наличии у заказчика в момент его отгрузки со склада логистической компании, в то время как фактически товар его находится в пути в транспортном средстве.

Управление тарой должно строиться с учетом возврата порожней тары. Это требует организации обратной связи с материальными потоками, так как только после прибытия материалов и их складирования тара освобождается. Получатель заинтересован в том, чтобы материалы поставлялись к нему в соответствии с его инструкциями по упаковке. Поэтому получатель несет ответственность за инвестиции и все затраты, связанные с обработкой груза. Он отвечает за планирование закупок тары, ее учет, планирование запасов и организацию ремонта и утилизации. Требующую ремонта поврежденную тару помечают, изымают из оборота и направляют в ремонтный цех.

В настоящее время обязанности по компенсации затрат испорченной тары несет покупатель в случае, если порча произошла при выгрузке товара; перевозчик – если порча произошла в пути, и поставщик – если порча произошла при погрузке. В то же время на ООО «Фудлогистик» лежит обязанность организации оборота тары. В настоящее время данный процесс работает неэффективно, поскольку имеются случаи хранения пустой тары у покупателя больше одного месяца, а также имеются случаи требования поставщиков о возврате пустой тары.

Предпосылками для эффективного управления тарой являются:

- актуализация и обработка основных данных о целесообразной транспортной таре;

- определение потребности на основе распоряжений о поставках и заявок на изготовление (при одноступенчатом расчете потребностей в таре);

- учет передвижения товара при его поступлении;

- учет отправки порожней тары в месте рассылки.

Оптимизация управления порожней тарой должна охватывать все случаи перемещения тары у получателя, поставщика и перевозчика. Здесь важную роль играет согласованность действий с грузоперевозчиком. Сложность в возврате также составляет тот факт, что учетной единицей в организации доставки продукции автомобильным транспортом является пустая евро-фура. Заказом и управлением автомобильным транспортом занимается вышестоящая организация на основании заявок, подаваемых специалистами ООО «Фудлогистик». Как правило, заказы размещаются на полный автомобиль у одного поставщика – в этом случае доставка осуществляется по маятниковому принципу. В этом случае организовывается возврат тары самым простым способом – она загружается обратно в транспортное средство, которое отправляется к тому же самому поставщику. Однако в 35% случаев доставка организуется по кольцевому принципу. В этом случае тара складируется у покупателя, который затем выставляет ООО «Фудлогистик» счета за хранение тары на складских площадях в случае, если тара находится на складе свыше одного месяца.