Особенности функционирования ПР - служб в государственных и местных органах власти: цели и задачи

1.5 Специфика субъектного уровня 

      Во  многом организация работы ПР - структур на субъектном уровне дублирует работу органов федерального уровня с различием  в масштабах деятельности. Государственные  органы субъектного уровня могут  также являться учредителями государственных региональных СМИ. Кроме того, что работа государственных структур субъектного уровня урегулирована федеральными законодательными актами, она также регулируется и региональными законами и постановлениями.

      Создание  ПР - отделов в законодательных и исполнительных органов субъектного уровня основывается на стадии развития соответствующей республики, края, области и пр., обладание необходимыми ресурсами, степенью поддержки центром и заинтересованностью общественности в функционировании подобной структуры. Во многих регионах ПР - отделы создаются лишь на периоды выборов. В последнее время специалисты отмечают тенденцию, состоящую в том, что региональные государственные органы более склонны к сотрудничеству с независимыми ПР - агентствами, что объясняется краткосрочным характером целей, которые преследуются региональной властью.

      Довольно  часто региональные государственные  органы сталкиваются с проблемами в  построении взаимоотношений со СМИ  и общественностью. Проблемы возникают  из-за отсутствия профессионалов в ПР - области, желанием региональных властей навязывать собственную линию поведения и контролировать все сферы массовых коммуникаций.

      Непродуманность технологий по ПР, увлечение формальной стороной, неготовность к долговременному  ПР - проектированию постоянно оборачивается для региональной власти проблемами, наносят ущерб ее имиджу, снижают общественное доверие. Поэтому необходимо, чтобы отделы ПР в государственных организациях активизировать демократические методы работы со СМИ. (5)  

1.6 Местный уровень 

      Функционирование  ПР - службы на местном уровне.

      На  уровне муниципального управления основной характеристикой работы по связям с  общественностью является высокая  степень ответственности местной  власти перед жителями. Решающее значение имеет выбранная стратегия, где главным критерием является - поддержание доверия жителей. В качестве носителей авторитетного мнения выступают не политические партии, а организации инвалидов, ветеранов, многодетных матерей и др. Например, глава района и служба ПР Химкинского района Московской области стали больше работать с конкретными целевыми аудиториями.

      1. Работа с общественными организациями.

      Был организован Круглый стол общественных организаций, на заседании которого представители общественных организаций  встречаются с главой района или его заместителями, обсуждают различные возможности решения местных проблем.

      2. СМИ.

      Каждую  неделю ПР - служба готовит план массовых мероприятий, в котором предполагается участие масс - медиа. Еженедельно  проводятся пресс-конференции с руководителями администрации и служб района. На них приглашаются представители местных, областных и центральных газет, радио и ТВ. Еженедельно глава района еженедельно выступает на местном ТВ и радио в программе "Тема недели", где рассказывает о решении актуальных проблем, отвечает на вопросы жителей.

      3. Жители.

      Администрация мобилизовала потенциал общественной приемной. Еженедельно на оперативных  сообщениях анализируются письма граждан, их обращения в приемную, происходит ознакомление с контент - анализом прессы и последующая корректировка рабочих планов службы ПР.

      Во  время кризисных ситуаций администрация  активизирует различные механизмы  социальной рекламы. К примеру, в  трудные дни кризиса в городе появились баннерные плакаты  с изображением группы химчан, сфотографированных во время празднования дня города, и слоган: "Мы вместе: будем добрее друг к другу". (5)  

1.7 Взаимодействие ПР-служб в органах государственного управления с целевыми аудиториями 

      Государственная структура взаимодействуют со следующими целевыми аудиториями:

      Население: избиратели, налогоплательщики и  клиенты,

      Выборные  должностные лица,

      Служащие,

      Средства  массовой информации.

      Население

      Вовлечение  населения.

      Приоритетным  направление в работе с населением является деятельность, направленная на вовлечение этой группы в реализацию государственной программы. Население в своих поступках руководствуется личностными предпочтениями и обстоятельствами. Для многих государство - это нечто, что можно проигнорировать до тех пор, пока не затрагивается интересы их улицы, школы детей или собственного дома.

      Реализуемая программа работ должна состоять из следующих необходимых ингредиентов: Участие. План должен отражать все существующие точки зрения на рассматриваемую  проблему. Информация. Распространяемая информация должна быть ясной и всеобъемлющей.

      Определение проблемы. Проблема должна быть ясно определена, чтобы понимание у заинтересованных групп было одинаковым.

      Образование. Участники программы должны иметь  желание учиться и обучать.

      Варианты  действий. Должны быть выработаны различные  варианты действий для рассмотрения участниками программы.

      Консенсус. Должно быть общее согласие по поводу выработанного решения.

      Реализация. Все участники должны способствовать реализации программы.

      Вышеперечисленные составляющие программы является основой, на которой базируется дальнейшая стратегия. Степень вовлечения населения в каждый из этапов определяется характером программы и преследуемыми ею целями.

      Встречи с населением.

      Взаимоотношения между государственной организацией и населением можно условно разделить  на три категории: рутинные, позитивные и внешние. Для каждой категории возможно создание плана взаимоотношений или даже стратегического плана действий.

      - Рутинные отношения являются  результатом ежедневной работы  государственного органа, например, решение вопросов неоплаты счетов за коммунальные услуги, штрафы, получение лицензий и пр.

      - Позитивные включают в себя  функции государства обучать,  поощрять и награждать различные  группы населения. Например, награждение  самого выдающегося человека  в городе.

      Внешние взаимоотношения возникают, когда людей приглашают поучаствовать в работе государственной организации или дать рекомендации.

      Другой  формой встреч с населением являются собрания, на которых представитель  государственной структуры знакомится с общественным мнением по конкретному вопросу непосредственно в процессе его представления. Негативным аспектом данной формы встреч является невозможность соблюдать, к примеру, повестку дня и следовать во всем предусмотренной процедуре, так как мнение может возникнуть в процессе обсуждения проблемы. Более того, в подобных встречах не смогут принять участие все существующие группы населения.

      Альтернативные  способы взаимодействия с населением:

      Референдумы

      Пакеты "Добро пожаловать", предлагающие скидки на городские коммунальные услуги

      Ежегодные доклады, новостные письма, публикации

      Кабельное телевидение или компьютеризированное общение 

      Награды, получаемые гражданами и награды  от групп населения, получаемые чиновниками 

      Связи с местными ассоциациями

      Возможности граждан принять участие в работе департамента или комитета

      Организованная  деятельность в парках и других общественных местах

      Культурные  мероприятия 

      Волюнтаристские организации типа "Друзья библиотеки"

      Связи с бизнес - ассоциациями.

      Взаимодействие  с выборными должностными лицами

      Официальное и неофициальное общение.

      Неофициальные новостные письма. Еженедельные неофициальные  письма позволят быть выборному лицу в курсе событий и намечающихся проектов, предотвратить конфликтные  ситуации. Подобное письма может состоять как из законодательных новостей, так и интересных фактах об общественности.

      Контроль  жалоб. Выборное должностное лицо получает огромное число жалоб, с которыми в дальнейшем разбираются подчиненные  и информируют его о результатах.

      Персональный  контакт. Несмотря на значение формальной документации, телефонное общение намного эффективнее. Другие предпочитают общаться на еженедельных неформальных встречах.

      Финансовая  информация. Выборные органы получают от чиновников финансовую информацию и рекомендации по поводу действий, которые должны быть приняты в той или иной сфере. Ежемесячно предоставляется информация, касающаяся расходов и доходов органа, финансовое прогнозирование. Задача сотрудников корректно оценить финансовое положение и предложить дальнейшие перспективы финансового развития организации. Обсуждение бюджета организации для выборных лиц - одна из первостепенных задач, соответствующее решение которой позволит ему заручиться поддержкой подчиненных до следующих выборов.

      Лоббирование.

      Взаимодействие  с сотрудниками

      Эффективное управление персоналом позволит результативно  функционировать самой организации. В этом процессе применяются различные  методики, из которых наиболее популярными  являются следующие:

      Один  на один. Наиболее фундаментальный  тип общения. Рекомендуется использовать календарь встреч с каждым из сотрудников, например, в обеденные перерывы, во время которых можно выслушать пожелания персонала.

      Групповые встречи. Для групповых встреч необходимо заранее определить повестку дня  и цель встречи для подготовки сотрудниками комментариев по проблеме. Рекомендуется пригласить на встречу сотрудников, занимающих различное положение в организации.

      Напечатанная  информация. Большинство организаций  информируют своих сотрудников  посредством брошюр, писем, которые попадают к ним вместе с конвертом с зарплатой, но чаще всего такая информация остается без внимания. Данный тип взаимодействия считается неэффективным, поэтому в последнее время организации экономят свои ресурсы и не информируют сотрудников подобным способом.

      Видео. Коммуникации посредством видео  записей становится наиболее практикуемым способом. Видео камеры записывают встречи для дальнейшего проигрывания большей по объему аудитории. Видео  используется для объяснения комплексным  ситуаций, таких как бюджетный кризис. Некоторые структуры используют интерактивные видео конференции для обучения сотрудников, установления диалога между менеджерами и подчиненными.

      Периодическое издание совета директоров. Предполагается распространять периодические издания  в информационных центрах организации, многолюдных коридорах с целью оповещения как можно более широкомасштабной аудитории. Если сотрудник получает письмо с благодарностью от населения, рекомендуется включить его в данное издание для улучшения коммуникаций между советом директоров и сотрудниками, для информирования внешней среды, которым также адресованы данные периодические издания.

      Электронная почта. Электронная почта - быстрый  и недорогой способ передачи сообщений, снижающий ежедневную загруженность  телефонных линий. Эффективность зависит от количества пользователей, имеющих доступ к системе.

      Телефонные  системы. Телефонные "горячие" линии  обычно распространяют записанные и "живые" послания по специализированным программам, проектам, кризисным ситуациям. Например, в одной государственной компании 30 сотрудников, имеющие доступ к телефонной системе, получали еженедельный анонс, далее каждый из них отправлял свои комментарии на "главный" телефон, которые затем обрабатывались и представлялись менеджерам в виде аналитической записки.