Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»

     Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».

     Исключением являются выражения: «по невниманию», «по небрежности».

     Конструкции с предлогом С и без него практически синонимичны, но словосочетания с предлогом С более свойственны разговорной речи, без него – другим стилям, ср.:

     «трудности  с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».

     Предлог В обязателен в тех случаях, когда  в словосочетании речь идет об объеме, размерах, количестве, например:

     под углом в 40 градусов

     высотой в 80 метров

     размером  в 10-15 метров

     бригада в 20 человек.

     Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны  другим стилям языка.

     Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться  только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных, отрицательных последствий возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:

     «Благодаря  высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком  техническом уровне».

     Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

     Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и ДЛЯ, В  и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его  значением и тем, что именно нужно  подчеркнуть в сообщении. [8]

Ошибки, связанные с употреблением  числительных

     При употреблении числительных в текстах  документов следует помнить:

     все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов, где наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка;

     собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».

Синтаксические  ошибки

     Синтаксические  ошибки связаны с нарушением структуры  предложения.

     Место придаточного предложения в составе  главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

     если  придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

     если  придаточное относится ко всему  главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

     Придаточные предложения рекомендуется по возможности  заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:

     Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»

     Рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

     Не  допускается соединять как однородные члены предложения причастные и  деепричастные обороты с придаточными предложениями, например:

     Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рас-

     смотреть  вопрос о предоставлении некоторых  льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»

     Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемым Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».

     Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»

     Правильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

     При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо – субъект действия, и ни в коем случае – с объектом.

     Неправильно: «Говоря о городе, он развивается нормально»

     Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

     Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок»

     Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок». [9]

Этикет  делового общения

     Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

     В основе правил делового этикета лежит:

     вежливое  и уважительное отношение к деловому партнеру;

     соблюдение  определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

     умение  принимать решения и способность  их выполнять;

     честность в деловых отношениях;

     умение  говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

     терпимость  к чужому мнению, не совпадающему с  вашим;

     умение  признавать свои ошибки, быть самокритичным;

     умение  использовать в споре аргументы, а не авторитеты. Поскольку деловое  общение – это в большинстве случаев общение посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. [6]

     Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.

     Обращение традиционно использовалось в письмах  полуофициального характера и письмах-приглашениях, адресованных конкретным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятельности. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

     При обращении к адресату учитываются  его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты. [5]

     Наиболее  общей формулой обращения, которая  может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

     «Уважаемый  господин ... (фамилия) !»

     «Уважаемая  госпожа ... (фамилия) !»

     или:

     «Уважаемые  господа!»

     При обращении к должностным лицам  высших и центральных органов  государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

     «Уважаемый  господин Президент!»

     «Уважаемый  господин председатель!»

     «Уважаемый  господин мэр!»

     «Уважаемый  господин министр!»

     В письмах-приглашениях, извещениях допускается  обращение по имени и отчеству:

     «Уважаемый  Игорь Константинович!»

     При обращении к лицам одного профессионального  круга возможно обращение:

     «Уважаемые  коллеги!»

     Правила этикета требуют: если текст документа  начинается с формулы личного  обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости «С уважением,...». [5]

     Поскольку деловое общение является официальным  по своему характеру и его участниками  являются должностные лица и работники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

     «Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви  сезона «Весна-Лето-1998»...

     «Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генеральной схемы...»

     «Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.06.97 № 18/45 истекает...»

     «Просим сообщить о возможности приобретения партии товара...»

     Формула обращения от первого лица единственного  числа «прошу», «предлагаю», «приглашаю» используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

     Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.

     Первое  и основное правило переписки – не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку. Не лишним будет и указать ее объективную причину.

     Будьте  искренни с деловым партнером  и доверяйте ему. Не пишите ненужных писем, не опускайтесь до «отписок». Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть максимально информативным (но не многословным).

     При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению реквизита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя -отвечайте ему.

     Если  вы ждали ответа и он важен для  вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.

     Если  к вам обратились с просьбой, которую  вы выполнить не можете, объясните  свой отказ, подумайте, что вы можете предложить взамен, может быть, порекомендуете обратиться в другое учреждение или к вам, но позже.

     Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительных формул вежливости. Исключите ложную вежливость. Вычурные выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и другие неуместны в деловых письмах.

     Исключите из текста служебного письма местоимения «я» и «он», замените их на «мы» и «Вы» и помните, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных:

     не  «мы выполним», а «нами будет  выполнено»

     не  «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

     Если  вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, формулируйте напоминание или претензию спокойно и четко, без резких выражений, например:

     «Договором  №__от___Ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».

Заключение

     Этика делового общения вообще и деловые  беседы (споры, переговоры) в частности  – наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений.