Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Октября 2009 в 17:27, Не определен
Язык делового общения – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или искажением структуры термина. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.
Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).
Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих, противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.
Профессионализмы – слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация – пересадка, карданное устройство – кардан и др.). Область употребления профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно. [1]
Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи. [12]
Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.
Архаизм – слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канцелярист, писарь, челобитная, мемория и др.).
Историзм – разновидность архаизма – слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.
Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами: [12]
| ВМЕСТО | СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ |
| при сем направляем | направляем |
| означенный (вышеозначенный) | названный |
| вышепоименованный | указанный (названный) |
| сего года | этого года (текущего года) |
| настоящим сообщаем | сообщаем |
| настоящий акт составлен | акт составлен |
Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.
Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.
Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» – «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» – «довыборы», вместо «санирование» – «оздоровление» и т.п. [8]
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: [8]
«пролонгировать» вместо «продлить»;
«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;
«анонс» вместо «объявление»;
«эксклюзивный» вместо «исключительный».
Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.
Особенность делового стиля – употребление так называемых универсальных слов – слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом, – плохо).
«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято). [12]
Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой – изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или негативной.
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; графические сокращения – применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др. [11]
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.
Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):
Инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на:
Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;
Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
Усечения: зам., зав., спец., пред.;
Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);
Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Различается несколько типов графических сокращений:
Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица и др.;
Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;
Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;
Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);
Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северозападный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.
Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.
Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.
Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ – Российская академия управления, но: вуз, роно.
Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части – заглавными буквами, во второй – строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть – заглавными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. [10]
Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями: не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например:
«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: